Membuat susulan komitmen yang dibuat dalam town hall kakitangan
Pemimpin menyebut beberapa perkara di pentas, dan sebulan kemudian tiada siapa tahu siapa penanggungjawabnya.
Jawapan ringkas
Rekodkan setiap janji dalam masa sehari selepas town hall, beri satu penanggungjawab yang dinamakan dan satu tarikh, dan maklumkan kakitangan bila kemas kini pertama akan dibuat. Komitmen tanpa penanggungjawab hanyalah janji yang diingati tetapi jarang dilaksanakan.
Pemimpin memutuskan apa yang mereka janjikan dan sama ada ia boleh dilaksanakan. Penanggungjawab acara menyimpan daftar dan mengingatkan penanggungjawab. HR dan kewangan mengesahkan apa-apa yang melibatkan gaji, bilangan pekerja atau bajet sebelum diulang kepada kakitangan. Untuk acara itu sendiri lihat panduan perancangan town hall.
Rekodkan dalam masa sehari
Minta seseorang mendengar komitmen semasa sesi dan membandingkan nota dengan rakaman atau transkrip selepas itu. Komitmen ialah apa-apa yang membawa tindakan tersirat, seperti semakan, tarikh keputusan, perubahan dasar atau janji untuk membalas.
Asingkan setiap item sebelum disampaikan kepada kakitangan
| Jenis | Contoh ayat | Perkara untuk diputuskan |
|---|---|---|
| Tindakan pasti | Kami akan membuka waktu kantin baharu bermula bulan depan | Penanggungjawab, tarikh, siapa mengesahkan ia telah dibuat |
| Keputusan belum dibuat | Kami akan memutuskan semakan syif menjelang akhir suku tahun | Pembuat keputusan, tarikh, apa yang kakitangan akan dengar jika tertangguh |
| Soalan belum dijawab | Pemimpin tidak dapat menjawab di dalam bilik | Siapa menjawab, bagaimana, bila. Lihat perancangan soalan |
| Kenyataan perlu disemak | Angka atau dasar yang disebut dari ingatan | HR, kewangan atau penanggungjawab maklumat mengesahkan sebelum diulang |
Laporkan kemajuan secara berkala
Pilih tarikh kemas kini pertama sebelum town hall tamat dan ulang dalam mesej susulan. Pastikan kemas kini ringkas: apa yang dijanjikan, apa yang telah dibuat, apa yang berubah dan sebabnya.
Jika komitmen tidak dapat dipenuhi, nyatakan, beri sebab dan apa langkah seterusnya. Kakitangan lebih mudah menerima perubahan yang diterangkan daripada kesenyapan.
Salurkan daftar melalui penaja
- Hantar draf daftar kepada penaja dalam sehari bekerja untuk pengesahan.
- Sepakati siapa yang boleh menutup item dan bagaimana penyiapan dibuktikan.
- Gunakan log keputusan untuk item yang memerlukan keputusan rasmi.
- Semak daftar dalam mesyuarat tetap sehingga setiap item ditutup atau diberi penanggungjawab baharu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Firma fiktif menjejak janji town hall
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah firma kejuruteraan fiktif mengadakan town hall setiap suku tahun. Pegawai komunikasi mendengar komitmen dan menjumpai tujuh dalam rakaman. Lima ialah tindakan pasti, satu ialah keputusan yang belum dibuat tentang hari kerja jarak jauh dan satu ialah angka yang disebut oleh pengarah kewangan dari ingatan.
Daftar memberi setiap satu penanggungjawab dan tarikh. Kewangan mengesahkan angka itu sebelum ia muncul dalam mesej susulan. Penaja membaca daftar keesokan paginya, dan kemas kini pertama kepada kakitangan dihantar dua minggu kemudian dengan setiap item ditandakan selesai, sedang dijalankan atau disemak semula.
Gunakan sendiri
Daftar komitmen town hall
Satu baris bagi setiap komitmen. Semak dalam mesyuarat tetap sehingga setiap baris ditutup.
| Komitmen seperti yang disebut | Jenis | Penanggungjawab | Tarikh akhir | Status | Kemas kini kepada kakitangan pada |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sesi itu mempunyai sedikit komitmen dan seorang penaja yang jelas.
- Pasukan komunikasi sudah menghantar kemas kini berkala.
- Penanggungjawab bertindak balas kepada peringatan tanpa perlu dibawa ke peringkat atasan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Komitmen di beberapa jabatan tanpa satu penanggungjawab.
- Janji melibatkan HR, kewangan atau dasar dan perlu disemak sebelum diulang.
- Tiada siapa yang mempunyai masa untuk mengejar penanggungjawab selepas acara.
Perlukan seseorang untuk memastikan komitmen bergerak?
Jika tiada siapa sempat mengejar janji selepas town hall, ketua projek persidangan boleh merekodkan komitmen daripada sesi, menyediakan daftar bersama penaja, mengingatkan penanggungjawab tentang tarikh dan menyediakan kemas kini kemajuan untuk dihantar oleh komunikasi. Apa yang dijanjikan, dan sama ada ia dilaksanakan, diputuskan oleh pemimpin anda. Kongsikan tarikh sesi dan komitmen yang dibuat; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan skop yang akan diliputi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa cepat mesej susulan patut dihantar?
Mesej ringkas dalam beberapa hari bekerja yang menyenaraikan apa yang dikatakan dan bila kemas kini pertama akan dibuat. Butiran boleh menyusul apabila penanggungjawab telah mengesahkan.
Bagaimana jika pemimpin menjanjikan sesuatu yang tidak mungkin?
Bawa kepada penaja dan penanggungjawab berkaitan, kemudian beritahu kakitangan dengan jelas apa yang berubah dan sebabnya.
Siapa patut menyimpan daftar?
Penanggungjawab acara atau seorang yang dinamakan dalam komunikasi, dengan penaja menyemaknya. Penanggungjawab mengemas kini baris masing-masing.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.