Merancang sesi town hall korporat
Pihak pengurusan mahu mengadakan town hall dan anda diminta memastikan ia berjalan untuk seluruh organisasi.
Jawapan ringkas
Town hall berjaya apabila ia menjawab satu soalan yang benar-benar ditanya kakitangan, dengan seorang pemimpin yang bertanggungjawab atas jawapan itu. Kebanyakan perancangan ialah menetapkan tujuan, agenda, cara soalan diurus dan siapa membuat susulan sebelum bilik ditempah.
Mesej dan pengumuman ialah tanggungjawab pengurusan dan HR. Ketua projek boleh mengurus pelan, turutan pelaksanaan dan serah tugas pembekal supaya penanggungjawab acara tidak bekerja seorang diri. Lihat gambaran acara kakitangan.
Tetapkan tujuan dan penaja dahulu
Tulis tujuan dalam satu ayat: memaklumkan keputusan, menerangkan perubahan atau mendengar kebimbangan. Town hall yang cuba melakukan ketiga-tiganya biasanya tidak berjaya dalam mana-mana.
Namakan penaja eksekutif, penanggungjawab harian dan orang yang meluluskan skrip akhir. Jika satu daripadanya belum dinamakan, agenda akan terus berubah.
Keputusan yang membentuk agenda
| Keputusan | Penanggungjawab biasa | Soalan untuk diselesaikan |
|---|---|---|
| Tujuan dan mesej utama | Penaja eksekutif | Apa yang kakitangan patut faham atau lakukan secara berbeza selepas ini? |
| Penceramah dan turutan | Komunikasi bersama penaja | Siapa bercakap, mengikut susunan apa, dan siapa meluluskan setiap slaid atau skrip? |
| Pengurusan soalan | HR dan komunikasi | Soalan diambil secara langsung, lebih awal, tanpa nama atau ketiga-tiganya? Lihat perancangan soalan. |
| Siapa hadir dan bagaimana | HR dan unit perniagaan | Siapa hadir secara fizikal, siapa menyertai dalam talian, siapa tidak boleh dilepaskan daripada tugas? Lihat kakitangan jarak jauh dan syif. |
| Topik sensitif | HR dan pihak undang-undang atau penanggungjawab maklumat | Topik mana yang perlu disemak sebelum disebut, dan oleh siapa? |
| Susulan | Penaja eksekutif | Siapa menjejak janji yang dibuat di pentas? Lihat susulan. |
Bina turutan pelaksanaan dari belakang
Mulakan dengan waktu tamat yang boleh diterima kakitangan dan operasi, kemudian kira ke belakang melalui sesi soal jawab, setiap penceramah, semakan teknikal dan pembukaan bilik. Letakkan jawapan kepada soalan paling sukar sebelum penghujung supaya tidak tergesa-gesa.
- Beri setiap segmen seorang penanggungjawab dan tempoh yang dirancang.
- Tandakan isyarat yang mencetuskan slaid, mikrofon, rakaman atau siaran jarak jauh.
- Sediakan masa lebihan supaya jawapan panjang tidak memendekkan masa soalan.
- Catat item mana yang sudah diluluskan dan mana masih draf.
Soalan untuk venue, AV dan pembekal platform jarak jauh
- Minta venue mengesahkan secara bertulis susunan bilik, akses untuk kakitangan dengan keperluan mobiliti dan masa masuk untuk semakan teknikal.
- Tanya pembekal AV apa yang diperlukan untuk mikrofon bergerak, monitor pentas untuk penceramah dan rakaman, serta siapa mengendalikannya.
- Jika siaran jarak jauh dirancang, tanya siapa memantau sembang dan siapa menyampaikan soalan kepada pengacara.
- Tanya pasukan IT syarikat tentang akses rangkaian dan peraturan platform dalaman.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Syarikat fiktif merancang town hall keputusan separuh tahun
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat logistik fiktif mahu town hall selama 60 minit untuk kira-kira 400 kakitangan di dua pejabat dan sebuah depoh. Pengarah urusan ialah penaja dan ketua komunikasi dalaman ialah penanggungjawab harian.
Mereka menulis tujuan dalam satu baris: menerangkan keputusan separuh tahun dan pelan separuh kedua. Mereka bersetuju 30 minit pembentangan, 25 minit soalan dan 5 minit masa lebihan, dan HR menyemak mana-mana slaid yang menyebut bilangan pekerja sebelum dipaparkan. Turutan pelaksanaan disediakan dalam pembina turutan pelaksanaan dan dikongsi dengan pembekal AV.
Gunakan sendiri
Pelan town hall satu muka surat
Isi bersama penaja sebelum sebarang tempahan. Biarkan kosong hanya jika seseorang yang dinamakan akan memutuskan pada tarikh tertentu.
- Tujuan dalam satu ayat:
- Penaja eksekutif, penanggungjawab harian, orang yang meluluskan skrip:
- Kumpulan peserta dan cara setiap kumpulan hadir (fizikal, jarak jauh, rakaman):
- Jumlah tempoh, masa pembentangan, masa soalan, masa lebihan:
- Cara soalan dikumpul dan siapa memilihnya:
- Topik yang perlu semakan HR atau pihak lain sebelum disebut, dan penyemaknya:
- Penceramah, turutan dan tarikh akhir kelulusan slaid:
- Keperluan pembekal yang dihantar (venue, AV, platform jarak jauh):
- Penanggungjawab susulan, tarikh kemas kini pertama kepada kakitangan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu pejabat, agenda ringkas dan penaja yang pernah melakukannya.
- Pasukan komunikasi boleh memberi taklimat kepada penceramah, dan venue ialah milik syarikat sendiri.
- Tiada pengumuman sensitif dikaitkan dengan sesi ini.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa tapak, syif atau khalayak jarak jauh memerlukan satu pelan yang diselaraskan.
- Kelulusan perlu melalui HR, pihak undang-undang dan pejabat eksekutif, dan tarikh sentiasa tergelincir.
- Penanggungjawab acara mempunyai kerja sepenuh masa yang lain dan tiada siapa yang mengurus turutan pelaksanaan.
Perlukan seseorang untuk memegang pelan town hall?
Jika anda perlu menyediakan town hall sambil menjalankan kerja harian, ketua projek persidangan boleh mengambil lembaran tujuan dan keputusan agenda, menulis keperluan pembekal, mengemas kini turutan pelaksanaan dan menjalankan kalendar kelulusan bersama HR dan penaja. Apa yang disampaikan pengurusan, dan sebarang keputusan HR, diputuskan oleh syarikat anda sendiri. Kongsikan tujuan, bilangan kakitangan dan draf agenda anda; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan skop yang akan diliputi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama town hall kakitangan patut berlangsung?
Tetapkan mengikut tempoh yang boleh dilepaskan oleh operasi dan kakitangan, kemudian bahagikan masa antara pembentangan, soalan dan masa lebihan. Enam puluh minit lazim, tetapi tempoh yang betul ialah yang dipersetujui ketua operasi anda.
Adakah soalan diambil secara langsung atau lebih awal?
Ramai organisasi menggabungkan kedua-duanya: sebahagian dikumpul lebih awal supaya topik sukar disediakan, sebahagian secara langsung untuk kredibiliti. Putuskan bersama penaja dan HR siapa yang boleh memilih soalan.
Siapa patut bertanggungjawab atas town hall, HR atau komunikasi?
Mana-mana boleh, selagi penaja menamakan seorang penanggungjawab harian dan pasukan satu lagi mengetahui peranannya secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.