Merancang ulang tahun syarikat untuk kakitangan dan tetamu luar
Pimpinan mahu pekerja, pelanggan dan rakan kongsi hadir pada sambutan yang sama, tetapi mereka mengharapkan perkara yang berbeza.
Jawapan ringkas
Tentukan dahulu sama ada kakitangan dan tetamu luar berkongsi satu acara, menghadiri bahagian berbeza, atau mempunyai acara berasingan. Kemudian tetapkan kategori tetamu, siapa meluluskan setiap nama dan cara setiap kumpulan dijemput serta menjawab.
Pekerja hadir untuk meraikan dan diiktiraf. Pelanggan dan rakan kongsi hadir untuk melihat syarikat pada saat bersejarah. Satu aturcara jarang memuaskan kedua-duanya tanpa menjadikan satu kumpulan sebagai penonton kepada yang lain.
Tiga cara menggabungkan khalayak
| Format | Cara berfungsi | Perkara untuk diberi perhatian |
|---|---|---|
| Acara berasingan | Acara kakitangan dan acara luar yang lebih singkat pada tarikh berbeza | Dua pelan dan dua bajet, tetapi nada yang jelas bagi setiap satu |
| Dua bahagian satu acara | Tetamu luar hadir pada bahagian pertama, kakitangan kekal untuk bahagian kedua | Masa, peralihan dan siapa diberitahu apa |
| Satu acara bersama | Semua orang hadir sepanjang aturcara | Ucapan untuk dua khalayak, tempat duduk, topik yang tidak sesuai untuk orang luar |
Kategori tetamu dan siapa meluluskan
- Kakitangan: semua pekerja, atau lokasi dan gred tertentu? Nyatakan dalam jemputan, dan tentukan cara pasangan serta keluarga dilayan.
- Pelanggan dan rakan kongsi: siapa mencalonkan nama, dan siapa meluluskan senarai akhir?
- Bekas kakitangan dan bekas pemimpin: tentukan sama ada dan bagaimana mereka dimasukkan.
- Pegawai, media dan pihak luar lain: tentukan siapa menjemput mereka dan siapa menjaga mereka pada hari itu.
- Wakil pembekal: biasanya hadir sebagai pembekal perkhidmatan, bukan tetamu, kecuali pimpinan memutuskan sebaliknya.
Apa yang berbeza dalam perancangan
- Tulis teks jemputan berasingan bagi setiap kumpulan, diluluskan oleh penaja.
- Rancang proses maklum balas yang memberitahu siapa akan hadir, dengan keperluan diet dan akses dicatat dalam langkah yang sama. Namakan siapa mengendalikannya.
- Tentukan apa yang dikatakan di pentas yang sesuai untuk kedua-dua khalayak, dan apa yang disimpan untuk kakitangan sahaja.
- Sepakati cara tetamu luar disambut, dialu-alukan dan dibimbing, dan siapa menjaga tetamu penting.
- Semak bahawa maklumat pada skrin atau bahan bercetak sesuai untuk dilihat orang luar (lihat mengesahkan kenyataan sejarah).
- Rancang cara kakitangan yang tidak dapat hadir, contohnya pekerja syif atau pasukan jarak jauh, dilibatkan dengan cara lain.
Soalan untuk penaja dan pasukan berkaitan
| Keputusan | Tanya | Apa yang direkodkan ketua projek |
|---|---|---|
| Adakah mana-mana tetamu luar pengawal selia, pegawai atau individu berkaitan kerajaan? | Penaja dan pasukan syarikat berkaitan | Sebarang peraturan tentang hadiah atau layanan yang perlu dipatuhi syarikat, seperti yang dinyatakan oleh pasukan itu |
| Adakah terdapat tetamu yang mempunyai konflik kepentingan atau hubungan persaingan? | Penaja dan undang-undang atau pematuhan | Nota tempat duduk dan komunikasi yang mereka luluskan |
| Adakah gambar atau rakaman tetamu dibenarkan? | Komunikasi | Kata-kata pada jemputan dan di pintu masuk |
| Siapa boleh bercakap bagi pihak syarikat kepada tetamu dan media? | Penaja | Jurucakap bernama dan tarikh taklimat |
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah firma kejuruteraan fiktif memisahkan khalayaknya
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah firma kejuruteraan fiktif mahu kira-kira 120 kakitangan dan sekitar 40 pelanggan serta rakan kongsi hadir pada ulang tahun yang sama. Draf pertama ialah satu malam yang panjang, dengan ucapan eksekutif untuk pekerja.
Kumpulan kerja mengubahnya kepada dua bahagian. Bahagian pertama yang lebih singkat menyambut tetamu luar dengan mesej pengarah urusan. Tetamu luar beredar sebelum bahagian kedua, apabila kakitangan diucapkan terima kasih dan anugerah perkhidmatan lama diberikan. Setiap kumpulan mendapat jemputan yang berbeza, yang diluluskan oleh penaja.
Gunakan sendiri
Helaian pelan kakitangan dan tetamu luar
Lengkapkan sebelum jemputan dihantar.
- Format yang dipilih (berasingan, dua bahagian atau bersama):
- Kumpulan kakitangan: siapa dijemput, dan cara pasangan atau keluarga dilayan:
- Kategori luar dan siapa mencalonkan setiap satu:
- Siapa meluluskan senarai tetamu akhir:
- Teks jemputan setiap kumpulan, orang yang meluluskan dan tarikh hantar:
- Proses maklum balas, siapa mengendalikannya dan cara keperluan diet serta akses dicatat:
- Apa yang dikatakan atau dipaparkan kepada kakitangan sahaja:
- Siapa menyambut dan menjaga tetamu luar penting:
- Cara kakitangan yang tidak dapat hadir dilibatkan:
- Peraturan syarikat tentang tetamu, hadiah atau layanan untuk disahkan dengan pasukan berkaitan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu khalayak, atau kumpulan luar kecil yang dikendalikan seorang penaja.
- Senarai tetamu pendek dan kelulusan mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kakitangan dan beberapa kategori luar dijangka hadir dengan harapan yang berbeza.
- Kelulusan nama, penceramah dan kandungan terpulang kepada orang yang berbeza.
- Pasukan tidak mempunyai tenaga untuk mengurus maklum balas, tempat duduk dan pembekal bagi dua khalayak.
Mahu dua khalayak diselaraskan dalam satu ulang tahun?
Jika satu acara perlu melayan dua khalayak, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek mengurus senarai tetamu dan proses maklum balas, menulis keperluan aturcara bagi setiap khalayak, dan memastikan pembekal tahu apa yang berlaku bila. Siapa yang dijemput, apa yang dikatakan dan peraturan tetamu diputuskan oleh syarikat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah keluarga kakitangan dijemput?
Ia keputusan syarikat. Putuskan awal, nyatakan dalam jemputan, dan semak bajet serta keperluan tempat dengan pembekal.
Bagaimana mengendalikan tetamu yang mempunyai konflik kepentingan?
Bangkitkan dengan bahagian undang-undang atau pematuhan sebelum jemputan dihantar. Perancang merekodkan keputusan mereka dan nota tempat duduk atau komunikasi.
Adakah kami perlukan dua bajet?
Baris berasingan dalam satu bajet biasanya mencukupi. Kewangan mungkin lebih suka dua pusat kos, jadi tanya mereka.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.