Merancang sambutan ulang tahun syarikat
Syarikat anda mencecah tahun bersejarah, dan HR atau komunikasi perlu menjadikannya acara walaupun tiada taklimat.
Jawapan ringkas
Mulakan sambutan ulang tahun syarikat dengan satu ayat tentang tujuannya: berterima kasih kepada kakitangan, menceritakan kisah syarikat, menunjukkan pencapaian kepada pelanggan dan rakan kongsi, atau ketiga-tiganya. Setiap tujuan menunjukkan senarai tetamu, aturcara dan bajet yang berbeza.
Ketua projek boleh menyatukan pelan: keputusan, orang yang terlibat dan serah tugas kepada pembekal. Apa yang syarikat katakan tentang sejarahnya sendiri, dan siapa yang dihormati, diputuskan oleh pimpinan anda.
Tentukan tujuan dan khalayak dahulu
| Tujuan | Khalayak yang mungkin | Apa yang berubah dalam pelan |
|---|---|---|
| Berterima kasih dan mengiktiraf kakitangan | Pekerja, kadangkala keluarga | Memasukkan semua lokasi dan syif, nada, siapa berucap |
| Menceritakan kisah syarikat | Kakitangan, dan mungkin alumni berkhidmat lama | Kelulusan kandungan, semakan sejarah, bahan arkib |
| Menunjukkan pencapaian kepada pasaran | Pelanggan, rakan kongsi, media | Senarai tetamu, mesej, penggunaan jenama, kelulusan luar |
| Campuran | Beberapa daripada di atas | Sesi berasingan atau khalayak utama yang jelas (lihat kakitangan dan tetamu luar) |
Urutan perancangan
- Penaja mengesahkan tujuan, khalayak utama dan apa yang syarikat mahu dikenali kerananya selepas acara.
- Seorang penanggungjawab dilantik, dengan kumpulan kerja kecil daripada HR, komunikasi, kewangan dan unit perniagaan yang terlibat.
- Senarai keputusan ditulis: pilihan tarikh, format, had bajet, kategori tetamu, laluan kelulusan.
- Sejarah dan fakta yang digunakan dalam ucapan dan paparan disahkan oleh orang bernama (lihat mengesahkan kenyataan sejarah).
- Penjenamaan untuk jemputan, papan tanda dan cenderamata dipersetujui di satu tempat (lihat menyelaraskan penjenamaan).
- Aliran acara dirangka dengan isyarat, penanggungjawab dan masa pembekal, kemudian dikunci secara berperingkat.
- Susulan dirancang: mesej terima kasih, gambar yang diluluskan untuk digunakan dan semakan ringkas tentang apa yang perlu diulang.
Siapa memutuskan apa
| Bidang | Syarikat | Ketua projek | Pembekal |
|---|---|---|---|
| Tujuan, kisah dan siapa dihormati | Memutuskan dan meluluskan | Menyimpan draf dan tarikh dalam jadual | Tidak berkenaan |
| Senarai tetamu dan jemputan | Meluluskan kategori dan nama | Merancang urutan jemputan dan maklum balas | Pencetak atau pereka yang dilantik |
| Aturcara dan penceramah | Meluluskan susunan acara | Menulis taklimat penceramah dan masa isyarat | Pengacara atau penghibur yang dilantik |
| Tempat, katering, peralatan | Meluluskan pilihan dan perbelanjaan | Menulis keperluan dan menyelaraskan | Menyediakan perkhidmatan mereka |
| Bajet | Kewangan meluluskan | Menjejak perbelanjaan berbanding had yang diluluskan | Sebut harga dan invois |
Skala usaha yang realistik
Ulang tahun biasanya acara sekali sahaja dengan banyak pendapat dalaman. Masa lebih banyak digunakan untuk persetujuan berbanding hari acara: siapa meluluskan kisah, versi logo mana, siapa dijemput dan siapa tidak.
Simpan satu log keputusan supaya pilihan yang dibuat dalam perbualan tidak rasmi turut dicatat. Pembina turutan pelaksanaan membantu apabila aturcara sudah muktamad.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah syarikat makanan fiktif merancang sambutan pencapaian
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat makanan fiktif mencecah tahun bersejarah. Pengarah urusan mahu makan malam kakitangan, manakala pasukan pemasaran mahu majlis resepsi pelanggan.
Kumpulan kerja bersetuju acara kakitangan ialah yang utama, dengan elemen pelanggan yang lebih singkat pada tarikh berasingan. Pengarah urusan meluluskan tujuan, dan HR menjadi penanggungjawab harian. Sejarah untuk ucapan disemak oleh setiausaha syarikat sebelum slaid dibuat.
Gunakan sendiri
Helaian keputusan perancangan ulang tahun
Lengkapkan ini sebelum menempah pembekal.
- Tujuan dalam satu ayat:
- Khalayak utama, dan sebarang khalayak kedua:
- Penaja eksekutif dan penanggungjawab harian:
- Ahli kumpulan kerja dan bidang mereka:
- Pilihan tarikh dan tarikh yang dielakkan:
- Had bajet, siapa meluluskan, dan had yang boleh diluluskan sendiri oleh penanggungjawab:
- Siapa mengesahkan sejarah dan siapa meluluskan kisah:
- Siapa meluluskan penggunaan jenama, jemputan dan papan tanda:
- Siapa dijemput, siapa tidak, dan siapa memutuskan kes sempadan:
- Susulan: terima kasih, kelulusan gambar dan tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara sederhana dengan penaja yang jelas dan pasukan yang pernah menganjurkan sambutan kakitangan.
- Satu khalayak dan kisah yang telah muktamad.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kakitangan dan tetamu luar kedua-duanya dijangka hadir, dengan jangkaan yang berbeza.
- Beberapa jabatan mahu bersuara dan tiada siapa memegang pelan keseluruhan.
- Penanggungjawab ada tugas sepenuh masa lain dan memerlukan bantuan sementara untuk menyelaraskan pembekal.
Mahu seseorang menyatukan pelan ulang tahun?
Jika kumpulan kerja anda sukar mencapai persetujuan dan menyelaraskan pembekal sekali gus, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek menguruskan senarai keputusan, mengejar kelulusan, menyelaraskan serah tugas pembekal dan mengemas kini aliran acara, sementara pasukan anda meneruskan kerja harian. Kisah, senarai tetamu dan keputusan perbelanjaan diputuskan oleh syarikat.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa awal kami patut bermula?
Mulakan sebaik penaja dapat menyatakan tujuan. Tarikh, bajet dan khalayak menyusul daripada itu, jadi mulakan dengan soalan tersebut sebelum melihat pembekal.
Bolehkah satu acara untuk kakitangan dan pelanggan?
Boleh, tetapi keperluannya berbeza. Baca merancang untuk kakitangan dan tetamu luar sebelum memutuskan.
Siapa menulis sejarah syarikat?
Syarikat menentukan siapa. Langkah semakan dibincangkan dalam mengesahkan kenyataan sejarah syarikat.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.