Cara menjaga penceramah jarak jauh di acara hibrid
Dua penceramah akan membentang dari negara lain, dan belum ada sesiapa dalam pasukan yang bertanggungjawab atas mereka.
Jawapan ringkas
Pegawai perhubungan penceramah jarak jauh ialah seorang yang dinamakan sebagai penghubung tunggal dengan setiap pembentang jarak jauh dari jemputan hingga ucapan terima kasih: taklimat, semakan teknikal, slaid, masa, serah tugas daripada dewan, dan pelan jika sambungan gagal.
Tanpa orang itu, penceramah menerima mesej daripada beberapa pembekal dan jawatankuasa, dan tiada siapa perasan fail slaid tidak ada sehingga sesi bermula.
Apa yang diuruskan pegawai perhubungan
- Butiran hubungan penceramah, zon waktu, bahasa pilihan dan sebarang keperluan akses yang telah dimaklumkan.
- Taklimat: tajuk sesi, tempoh, siapa lagi dalam panel, bagaimana soalan diambil, dan bagaimana mereka diperkenalkan.
- Slaid: siapa menerimanya, bila, dalam format apa, dan siapa menukarnya.
- Raptai dan isyarat langsung: siapa memberitahu penceramah untuk bermula dan apa yang penceramah lihat.
- Kebenaran rakaman dan rakaman semula, dipersetujui secara bertulis, lihat pelan akses rakaman semula.
Garis masa untuk setiap penceramah jarak jauh
| Bila | Tindakan | Penanggungjawab |
|---|---|---|
| Semasa pengesahan | Hantar nota taklimat dan minta zon waktu serta cara dihubungi | Pegawai perhubungan |
| Kira-kira dua minggu sebelum | Sepakati format dan tarikh akhir slaid, dan sahkan kebenaran rakaman | Pegawai perhubungan dan ketua aturcara |
| Kira-kira seminggu sebelum | Raptai teknikal pada platform dan tetapan yang sama seperti hari acara | Pegawai perhubungan bersama pengendali platform |
| Sehari sebelum | Sahkan masa mula dalam kedua-dua zon waktu dan pelan sandaran | Pegawai perhubungan |
| Sebelum sesi | Masuk awal, semak bunyi, kamera dan slaid dengan penerbit | Pegawai perhubungan dan penerbit |
| Selepas sesi | Ucap terima kasih, sahkan susunan rakaman semula, minta maklum balas | Pegawai perhubungan |
Serah tugas antara dewan dan skrin
Kegagalan paling biasa ialah detik apabila moderator dewan dan penceramah tidak tahu siapa bercakap seterusnya. Tulis ayat serah tugas dan isyarat dalam lembaran aturan.
Beritahu moderator dewan apa yang boleh dilihat dan didengar penceramah jarak jauh, dan beritahu penceramah bagaimana mengetahui dewan sudah bersedia.
Rancang untuk kegagalan sebelum ia berlaku
- Putuskan alternatif untuk bunyi: dail masuk atau peranti kedua, jika penyedia platform mengesahkan ia tersedia.
- Minta versi rakaman awal daripada penceramah dengan kebenarannya, dipegang penerbit sebagai pilihan kecemasan.
- Namakan siapa memutuskan untuk bertukar, dan had masa sebelum aturcara diteruskan.
- Putuskan bagaimana khalayak dimaklumkan, dengan ayat yang boleh dibaca moderator.
- Beri taklimat kepada moderator dewan dan penerbit tentang pelan sebelum pintu dibuka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan hibrid dengan dua penceramah luar negara
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Pengamal Kesihatan Digital Fiktif mengadakan persidangan hibrid sehari dengan kira-kira 200 orang di dewan. Dua penceramah akan menyertai dari zon waktu berbeza.
Seorang kakitangan bertindak sebagai pegawai perhubungan. Semasa raptai, audio seorang penceramah terputus apabila komputer riba bertukar rangkaian, jadi pegawai perhubungan bersetuju dengan penceramah tentang sambungan berwayar dan sandaran dail masuk. Pada hari acara, pegawai perhubungan duduk di sebelah penerbit dengan nombor telefon bimbit kedua-dua penceramah, dan rakaman awal sedia sebagai sandaran.
Gunakan sendiri
Lembaran perhubungan penceramah jarak jauh
Satu lembaran bagi setiap penceramah jarak jauh. Penyemak kelengkapan RFP boleh membantu menyemak bahawa permintaan venue dan platform anda merangkumi pembentang jarak jauh.
- Nama penceramah, zon waktu dan cara dihubungi:
- Nama pegawai perhubungan dan telefon bimbit pada hari acara:
- Tajuk sesi, tempoh dan pembentang bersama:
- Nota taklimat dihantar (tarikh):
- Slaid: format, tarikh akhir, siapa menukarnya:
- Tarikh raptai dan tetapan platform digunakan:
- Kebenaran rakaman dan rakaman semula (tarikh, bertulis):
- Isyarat mula dan ayat serah tugas dalam lembaran aturan:
- Sandaran bunyi (dail masuk atau peranti kedua, disahkan penyedia platform):
- Rakaman awal dipegang oleh, dan siapa memutuskan untuk menggunakannya:
- Keperluan akses yang dimaklumkan penceramah, dan apa yang dipersetujui:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang penceramah menyertai jarak jauh dan pasukan pernah menjalankan raptai.
- Seorang kakitangan ada masa untuk sentiasa sedia dihubungi.
- Penyedia platform mengendalikan semakan teknikal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penceramah jarak jauh merentas zon waktu memerlukan taklimat dan raptai.
- Dewan, penerbit dan penceramah semuanya memerlukan seorang penyelaras.
- Kebenaran rakaman dan sandaran perlu didokumenkan untuk jawatankuasa.
Perlukan pegawai perhubungan untuk penceramah jarak jauh?
Ketua projek persidangan boleh bertindak sebagai penghubung tunggal untuk penceramah jarak jauh, menjalankan jadual taklimat dan raptai bersama pengendali platform anda, dan menulis serah tugas serta sandaran dalam lembaran aturan. Platform, audio dan penstriman tetap di tangan pembekal anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah penceramah jarak jauh dirakam lebih awal?
Itu keputusan aturcara. Siaran langsung membawa interaksi, dan rakaman mengurangkan risiko sambungan. Sesetengah penganjur menggunakan siaran langsung dengan rakaman sebagai sandaran, dengan kebenaran penceramah.
Siapa menjalankan slaid?
Putuskan semasa taklimat. Sama ada penceramah menukar slaid sendiri, atau penerbit melakukannya mengikut isyarat. Uji pilihan itu semasa raptai.
Berapa zon waktu perlu ditunjukkan?
Tunjukkan waktu Malaysia dan waktu tempatan penceramah dalam setiap mesej kepada penceramah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.