Tentukan siapa boleh buat apa di platform maya
Sebelum sesi bermula, pembantu penceramah meminta untuk berkongsi skrin, dan tiada yang pasti siapa dibenarkan bersetuju.
Jawapan ringkas
Senaraikan setiap orang yang akan menyertai acara maya atau hibrid anda, beri setiap orang satu peranan, dan tulis apa yang boleh dilakukan setiap peranan serta siapa boleh mengubahnya. Kemudian minta penyedia platform mengesahkan secara bertulis peranan dan hak mana yang sebenarnya disokong platform.
Kebenaran ialah keputusan penganjur sebelum menjadi tetapan platform. Jika matriks tidak ditulis dahulu, orang akan memperoleh apa sahaja hak yang diberi tetapan lalai.
Peranan dahulu, tetapan kemudian
Fikirkan dalam bentuk peranan: hos penganjur, hos bersama, penceramah, moderator, sokongan teknikal, kakitangan pemerhati, peserta berdaftar, tetamu. Platform berbeza menamakan dan mengumpulkannya secara berbeza, jadi ambil nama daripada program anda dan tanya pembekal bagaimana ia dipadankan.
Elakkan memberi peranan hak yang berlebihan hanya kerana itu lebih mudah daripada bertanya. Hak tambahan ialah cara biasa orang yang tidak dimaksudkan berkongsi skrin atau mengeluarkan seseorang.
Matriks peranan dan hak
| Peranan | Mungkin perlu | Mungkin tidak patut ada | Siapa meluluskan perubahan |
|---|---|---|---|
| Hos penganjur | Memulakan dan menamatkan sesi, menerima masuk peserta, mengawal rakaman seperti dipersetujui | Hak ini hanya untuk penanggungjawab acara dan seorang timbalan | Penanggungjawab acara |
| Hos bersama atau penerbit | Menguruskan penceramah, menjalankan urutan program | Mengeluarkan hos | Penanggungjawab acara |
| Penceramah | Berkongsi slaid, bercakap, kelihatan | Menerima masuk peserta, menamatkan sesi | Penanggungjawab program |
| Moderator | Menguruskan soalan dan sembang, membawa penceramah ke pentas | Menamatkan sesi, mengubah rakaman | Penanggungjawab acara |
| Sokongan teknikal | Membantu individu menyertai dan menyelesaikan masalah | Melihat sembang peribadi melainkan dipersetujui | Penanggungjawab acara |
| Peserta berdaftar | Menonton, bertanya, mengundi jika disediakan | Berkongsi skrin, membuka bisu tanpa jemputan | Ketua pendaftaran |
| Tetamu atau pemerhati | Menonton sahaja | Interaksi, muat turun | Penanggungjawab acara |
Tanya pembekal, secara bertulis
- Peranan apa yang ada pada platform dan apa boleh dilakukan setiap satu?
- Bolehkah hak diubah oleh seseorang semasa sesi, dan siapa boleh melakukannya?
- Bolehkah penceramah diberi hak untuk satu sesi sahaja?
- Bagaimana nama dan e-mel peserta dipaparkan kepada peserta lain?
- Apa yang berlaku kepada hak jika hos hilang sambungan? Lihat peruntukan hos sandaran.
- Adakah rekod audit siapa memegang peranan mana?
Akses berdaftar atau terbuka
Putuskan sama ada kehadiran melalui jemputan berdaftar atau pautan terbuka, dan siapa boleh berkongsi pautan. Kawalan pautan dibincangkan lebih lanjut dalam keselamatan pautan akses.
Jika rakaman atau senarai peserta terlibat, catat soalan untuk penasihat privasi dan undang-undang anda. Matriks merekod apa yang anda tanya dan apa yang mereka sahkan; jawapannya datang daripada mereka.
Uji sebelum hari acara
- Ciptakan akaun ujian bagi setiap peranan dengan bantuan pembekal.
- Lalui program sebagai setiap peranan, mencuba apa yang peranan itu patut dan tidak patut boleh lakukan.
- Betulkan matriks dan tetapan bersama, kemudian rekodkan tarikh ujian.
- Bekukan perubahan matriks pada tarikh yang dipersetujui sebelum acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Webinar industri separuh hari dengan enam penceramah
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Sebuah dewan rekaan mengendalikan webinar separuh hari. Matriks menamakan seorang penanggungjawab acara sebagai hos penganjur dengan seorang timbalan, seorang penerbit, dua moderator dan enam penceramah. Semasa ujian, seorang penceramah secara tidak sengaja boleh menerima masuk peserta dari ruang menunggu kerana peranan lalai pembekal membenarkannya.
Pembekal mengesahkan secara bertulis bahawa tetapan itu boleh diubah, dan penerbit menguji semula. Matriks dikemas kini untuk menyatakan penceramah hanya berkongsi slaid. Pendaftaran melalui jemputan; tiada pautan terbuka diterbitkan.
Gunakan sendiri
Matriks peranan dan kebenaran akses
Salin ke jadual, satu baris bagi setiap orang atau peranan yang dinamakan, dan hantar kepada penyedia platform bersama soalan di bawah.
- Akses berdaftar atau terbuka, dan siapa boleh berkongsi pautan:
- Siapa boleh menukar peranan semasa acara:
- Jawapan diterima daripada pembekal (tarikh dan bentuk):
- Soalan dihantar kepada penasihat privasi dan undang-undang (tarikh):
- Tarikh matriks dibekukan:
| Orang atau peranan | Nama peranan pada platform (pembekal mengesahkan) | Boleh buat | Tidak boleh buat | Diluluskan oleh | Diuji pada |
|---|---|---|---|---|---|
| Penanggungjawab acara | |||||
| Timbalan hos | |||||
| Moderator 1 | |||||
| Penceramah (setiap orang) | |||||
| Sokongan teknikal | |||||
| Peserta |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dengan beberapa peranan sahaja.
- Pembekal memberi penerangan bertulis yang jelas tentang peranan.
- Anda boleh menguji setiap peranan sebelum acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara mempunyai kandungan untuk ahli sahaja, undian atau perbincangan sulit.
- Beberapa agensi penceramah, penaja dan kakitangan masing-masing menjangka hak khas.
- Tiada sesiapa dalam pasukan yang bertanggungjawab atas tetapan platform dan keputusan penganjur sekali gus.
Perlu kebenaran dipersetujui semua pihak?
Ketua projek persidangan boleh merangka matriks peranan daripada program anda, mengumpul jawapan bertulis pembekal, mendapatkan keputusan daripada penanggungjawab acara dan menjalankan ujian peranan demi peranan. Platform dan tetapannya tetap di tangan pembekal; soalan privasi dan undang-undang pergi kepada orang yang berkelayakan menjawabnya. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah penceramah menjadi hos bersama?
Hanya jika mereka memerlukan hak yang dibawa peranan itu. Ramai penceramah hanya perlu berkongsi slaid dan bercakap. Tanya pembekal apa yang dibenarkan setiap peranan sebelum menetapkannya.
Siapa patut memegang peranan tertinggi?
Dua orang dinamakan daripada pihak penganjur, supaya seorang individu boleh menggantikan yang lain. Elakkan memberinya kepada ramai orang untuk kemudahan.
Bagaimana dengan peserta yang berkongsi pautan mereka?
Kawalan pautan ialah soalan keselamatan untuk pembekal dan penasihat IT anda. Lihat halaman keselamatan pautan dan tanya apa yang ditawarkan platform.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.