Lantik hos sandaran untuk sesi maya
Sambungan hos terputus semasa pembukaan, dan sesi menunggu seseorang yang tidak ada.
Jawapan ringkas
Namakan hos sandaran dan, jika ada, penerbit sandaran bagi setiap sesi maya atau hibrid sebelum acara. Beri setiap orang hak yang diperlukan, sepakati pencetus pengambilalihan dan siapa memberitahu siapa, dan latih sekali.
Sandaran yang hanya wujud di atas kertas tidak membantu. Ujiannya ialah sama ada sandaran boleh mengambil alih dalam seminit, dengan hak dan urutan program di hadapan mereka.
Apa yang sandaran perlukan
Hos sandaran memerlukan urutan program, senarai penceramah dan cara menghubungi mereka, hak untuk memulakan atau meneruskan sesi, dan kefahaman jelas kepada siapa mereka melapor. Penerbit sandaran, jika pembekal menyediakannya, memerlukan akses teknikal yang dipersetujui pembekal.
Hak ditentukan dengan matriks kebenaran akses anda dan disahkan penyedia platform secara bertulis; jangan andaikan peranan sandaran wujud secara lalai.
Siapa menjadi sandaran siapa
| Peranan utama | Sandaran | Hak untuk disahkan dengan pembekal | Pencetus untuk bertukar |
|---|---|---|---|
| Hos penganjur | Timbalan dinamakan daripada penganjur | Memulakan dan meneruskan sesi, menerima masuk penceramah | Hos tidak dapat dihubungi atau terputus untuk bilangan minit dipersetujui |
| Moderator | Moderator kedua atau timbalan pengerusi | Menguruskan soalan dan pentas penceramah | Moderator tiada atau terbeban |
| Penerbit (pembekal) | Pengendali kedua pembekal, jika termasuk | Kawalan teknikal seperti ditakrifkan pembekal | Pembekal memutuskan dan memaklumkan penanggungjawab acara |
| Penceramah | Moderator membaca skrip atau mengalihkan item | Tiada hak khas diperlukan | Penceramah tidak dapat bersambung selepas waktu dipersetujui |
Pencetus dan siapa memutuskan
Pencetus ialah waktu atau simptom, seperti "hos tidak kembali dalam tiga minit" atau "tiada bunyi untuk semua peserta". Angka itu bergantung pada acara anda; yang penting ialah menuliskannya.
Namakan siapa membuat keputusan. Gunakan logik sama seperti kuasa henti persembahan: seorang individu memutuskan, seorang timbalan menggantikan, dan pembekal dimaklumkan serta-merta.
Apa yang dikatakan sandaran kepada peserta
- Siarkan atau sebut nota ringkas dan tenang: "Kami sedang menyelesaikan isu teknikal dan akan kembali sebentar lagi."
- Hos sandaran memperkenalkan diri dengan nama dan peranan dan menyatakan apa yang berlaku seterusnya.
- Penanggungjawab acara memutuskan sama ada menahan sesi, memendekkannya atau mengalihkan satu item.
- Penerbit atau pembekal mengesahkan bila platform stabil sebelum program disambung semula.
Latih serah tugas
- Minta hos utama keluar daripada sesi dengan sengaja semasa raptai.
- Catat berapa lama sandaran mengambil alih dan menyambung semula urutan program.
- Semak apa yang boleh dan tidak boleh dilihat setiap orang.
- Catat sebarang kekurangan hak dan minta pembekal membetulkan atau mengesahkannya.
- Ulang jika orang sandaran atau pengendali pembekal berubah.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mesyuarat ahli dengan undian, 250 peserta dalam talian
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Sebuah persatuan rekaan mengadakan mesyuarat ahli dalam talian. Hos utama ialah setiausaha, sandaran ialah timbalan setiausaha, dan pembekal menyediakan penerbit dan pengendali kedua. Pencetus yang dipersetujui ialah hos tiada selama tiga minit.
Dalam raptai setiausaha keluar daripada sesi. Timbalan tidak dapat memulakan undian kerana peranan platform tidak membenarkannya. Pembekal menukar peranan, raptai diulang, dan matriks merekod tetapan baharu dan tarikh diuji.
Gunakan sendiri
Helaian peruntukan hos sandaran
Salin ke lembaran aturan sesi. Isi setiap baris sebelum raptai, dan tandakan sebarang hak yang belum disahkan pembekal.
- Nama dan waktu sesi:
- Hos utama dan hos sandaran (nama dan cara dihubungi):
- Moderator utama dan sandaran:
- Penerbit pembekal dan pengendali kedua, seperti disahkan secara bertulis:
- Hak bagi setiap sandaran, seperti disahkan pembekal (tarikh):
- Pencetus untuk bertukar (minit atau simptom) dan siapa memutuskan:
- Mesej kepada peserta semasa pertukaran:
- Siapa memaklumkan penanggungjawab acara dan pembekal:
- Raptai serah tugas diadakan pada (tarikh), masa untuk menyambung:
- Kekurangan hak yang ditemui dan cara diselesaikan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sesi pendek dengan hadirin dalam talian kecil.
- Timbalan cekap yang mengenali program.
- Pembekal yang telah mengesahkan peranan secara bertulis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Sesi membawa undian, bayaran atau kandungan sulit.
- Pembekal belum menyediakan pengendali kedua atau peranan sandaran yang ditakrifkan.
- Beberapa sesi berjalan selari dan masing-masing memerlukan sandaran sendiri.
Perlu sandaran dinamakan dan dilatih?
Ketua projek persidangan boleh merangka peruntukan sandaran bersama penanggungjawab acara anda, meminta pembekal mengesahkan peranan dan hak secara bertulis, menetapkan pencetus dan menjalankan raptai serah tugas. Platform dan operasi teknikalnya tetap di tangan pembekal. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa minit sebelum sandaran mengambil alih?
Tiada jawapan piawai. Pilih angka yang sesuai dengan sesi, contohnya lebih singkat untuk ucaptama, dan tulis dalam helaian supaya tiada siapa berbahas secara langsung.
Patutkah sandaran daripada penganjur atau pembekal?
Kedua-duanya penting. Timbalan penganjur mengenali program dan pengendali kedua pembekal mengenali platform. Sahkan apa yang pembekal sediakan secara bertulis.
Adakah kami perlukan sandaran untuk webinar pendek?
Sekurang-kurangnya namakan timbalan dan sahkan apa yang berlaku jika hos terputus. Pelan ringkas pun membantu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.