Bina senarai pendek venue yang boleh dipertahankan
Terdapat banyak venue yang boleh dipertimbangkan, dan anda memerlukan senarai pendek yang boleh dilawati, dibandingkan dan dipertahankan.
Jawapan ringkas
Buat senarai pendek dalam dua pusingan: mula-mula keluarkan mana-mana venue yang tidak dapat memenuhi keperluan wajib, kemudian bandingkan yang tinggal mengikut keutamaan berwajaran.
Asingkan kedua-dua senarai. Jika harga atau suasana boleh menggantikan keperluan wajib yang tiada, ia tidak pernah menjadi keperluan wajib.
Tentukan apa yang dikira wajib
Ambil item wajib daripada matriks keperluan venue anda: tempoh tarikh, kawasan, susun atur dan aturcara, akses, ruang solat, pemunggahan dan sebarang syarat yang ditetapkan jawatankuasa. Tulis setiap satu sebagai soalan ya atau tidak.
Keutamaan ialah perkara yang elok ada tetapi tidak wajib, dan ia boleh diberi wajaran. Sepakati wajaran dengan pembuat keputusan sebelum melihat sebarang venue, supaya markah tidak mengikut kegemaran.
Pusingan pertama: kumpul dan tapis
| Peringkat | Apa yang anda lakukan | Bukti diperlukan |
|---|---|---|
| Senarai panjang | Kumpul calon dari kawasan anda dan daripada sumber seperti cadangan ahli dan carian anda sendiri. | Nama dan butiran hubungan sahaja. |
| Tapisan wajib | Tanya setiap venue soalan ya atau tidak secara bertulis. | Balasan bertulis bagi setiap item wajib. |
| Keluarkan | Singkirkan venue yang menjawab tidak atau tidak menjawab item wajib. Rekod sebabnya. | Sebab dan tarikh. |
| Senarai pendek | Kekalkan sebilangan kecil venue yang lulus, cukup untuk dibandingkan tetapi tidak terlalu banyak untuk dilawati. | Rekod lulus bagi setiap item wajib. |
| Lawat | Periksa dengan senarai semak yang sama dan simpan bukti. | Senarai semak pemeriksaan yang lengkap dan log bukti. |
Pusingan kedua: bandingkan yang tinggal
Gunakan matriks senarai pendek venue untuk membandingkan venue yang lulus, dengan wajaran yang dipersetujui lebih awal. Bandingkan sebut harga bertulis atas asas setara, dengan mencatat apa yang termasuk dalam setiap satu.
Jika acara anda boleh berbentuk penginapan, lihat pembanding pakej persidangan penginapan. Jika kawasan masih terbuka, panduan pilihan lokasi membantu anda memutuskannya dahulu.
Jaga keadilan dan tarikh setiap balasan
- Tanya setiap venue soalan yang sama mengikut urutan yang sama dan beri tarikh balasan yang sama.
- Rekod tarikh setiap balasan, kerana ketersediaan dan syarat berubah.
- Kekalkan venue yang dikeluarkan dalam helaian dengan sebabnya, supaya jawatankuasa melihat apa yang dipertimbangkan.
- Jangan susun venue yang belum dilawati atau item wajibnya belum disahkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Senarai pendek yang menyingkirkan pilihan termurah
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan rekaan mengumpul lapan calon venue untuk persidangan sehari. Enam menjawab soalan wajib secara bertulis dan dua tidak membalas. Daripada enam itu, dua gagal: satu tidak dapat mengesahkan akses tanpa tangga, dan satu lagi tidak tersedia pada tempoh tarikh.
Daripada empat venue yang lulus, jawatankuasa melawat tiga. Sebut harga termurah datang daripada venue yang belum membalas dan belum menjawab soalan ruang solat, jadi ia kekal di luar senarai pendek sehingga ia menjawab. Matriks hanya dimarkahkan untuk venue yang mempunyai balasan bertulis.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja senarai pendek venue
Salin ke hamparan. Isi lajur wajib dahulu dan markahkan keutamaan hanya untuk venue yang lulus.
| Venue (nota anda sendiri) | Tempoh tarikh tersedia | Item wajib disahkan bertulis | Item wajib terbuka atau gagal | Lulus atau keluar, dengan sebab | Markah keutamaan (wajaran dipersetujui) | Tarikh lawatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Venue 1 | Balasan bertulis diterima | Senaraikan item | Senaraikan item | Markah hanya jika lulus | ||
| Venue 2 | ||||||
| Venue 3 | ||||||
| Venue 4 |
Guna alat percuma: Matriks senarai pendek venue acara profesional
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai wajib anda pendek dan pembuat keputusan telah bersetuju.
- Anda boleh menghantar soalan yang sama kepada setiap venue dan menjejak balasan.
- Jawatankuasa hanya memerlukan dua atau tiga venue untuk dipilih.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak calon venue dan tarikh yang ketat menyukarkan penjejakan balasan.
- Pembuat keputusan tidak sepakat tentang apa yang wajib.
- Perolehan memerlukan proses berdokumen yang boleh dibandingkan.
Mahu senarai pendek venue dibina daripada keperluan anda?
Event Blueprint boleh menukar taklimat anda kepada senarai wajib berbanding keutamaan, soalan bertulis untuk setiap venue dan rekod senarai pendek yang boleh diikuti jawatankuasa. Ketua projek boleh menjalankan pusingan soalan, menyusuli balasan dan menyediakan perbandingan. Pilihan venue tetap di tangan anda. Kongsi taklimat anda melalui WhatsApp, dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai serta skop kerjanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak venue patut ada dalam senarai pendek?
Cukup untuk dibandingkan, tetapi tidak terlalu banyak untuk dilawati dengan teliti. Tiga adalah biasa, tetapi bilangan yang betul bergantung pada berapa banyak yang lulus tapisan wajib anda.
Patutkah harga menjadi item wajib?
Hanya jika ada had bajet sebenar yang ditetapkan oleh orang yang meluluskan. Jika tidak, anggap ia keutamaan berwajaran dan bandingkan sebut harga dengan kandungan yang setara.
Bolehkah saya memasukkan venue yang belum membalas?
Senaraikannya sebagai belum disahkan dan kekalkan di luar perbandingan sehingga ia membalas. Jangan markahkannya berdasarkan andaian.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.