Senarai pendekkan venue dengan matriks perbandingan
Jawatankuasa ada beberapa sebut harga venue, satu jauh lebih murah, dan tiada siapa pasti ia sesuai.
…
Jawapan ringkas
Matriks ini mengasingkan dua perkara. Keperluan wajib menentukan sama ada venue layak, dan pilihan berwajaran hanya menyusun venue yang sudah layak.
Venue yang gagal satu keperluan wajib tidak masuk senarai pendek, walau serendah mana harganya. Keperluan yang dijanjikan secara lisan sahaja kekal belum disahkan sehingga venue menulisnya.
Apa yang dimasukkan
- Keperluan wajib: perkara yang mesti ada pada venue, jika tidak venue itu tidak boleh digunakan. Contohnya bilik yang memuatkan peserta anda dalam susun atur anda, akses tanpa tangga atau tarikh tetap.
- Venue calon: jumlah sebut harga, sama ada sebut harga bertulis, sama ada anda mempunyai bukti bilik dan susun atur, serta penilaian pilihan bagi fleksibiliti bilik dan akses peserta.
- Bukti: bagi setiap venue dan keperluan, sama ada dipenuhi dan disahkan secara bertulis, dipenuhi tetapi belum bertulis, tidak dipenuhi, atau belum diketahui.
- Wajaran pilihan: betapa pentingnya harga bertulis, fleksibiliti bilik dan akses peserta. Wajaran kosong mengetepikan pilihan itu.
Cara venue dikelaskan
Venue layak apabila setiap keperluan wajib dipenuhi dan disahkan secara bertulis. Ia belum disahkan apabila tiada yang gagal tetapi sebahagian keperluan hanya lisan atau tidak diketahui. Ia disingkirkan apabila mana-mana keperluan tidak dipenuhi.
Hanya venue yang layak diberi skor dan disenaraikan. Venue yang disingkirkan dan yang belum disahkan muncul dalam jadual berasingan, dengan keperluan tepat yang gagal atau masih perlu disahkan.
Cara harga digunakan
Hanya sebut harga yang disahkan secara bertulis dikira dalam skor harga, dan skor hanya diskalakan antara venue yang layak. Harga sangat rendah daripada venue yang gagal satu keperluan tidak mengubah skala atau menaikkan kedudukan sesiapa.
Jika venue yang layak tiada sebut harga bertulis, skornya meliputi lebih sedikit pilihan dan ia ditandakan sementara.
Perkara yang perlu disemak oleh pihak lain
Matriks ini tidak menilai kapasiti, keselamatan atau kebolehcapaian. Minta setiap venue mengesahkan perkara itu secara bertulis dan minta pihak yang berkelayakan menyemaknya.
Gunakan pembanding lokasi apabila kawasan masih terbuka dan rekodkan keputusan dalam log keputusan. Jika membandingkan pilihan berpenginapan, gunakan pembanding pakej persidangan berpenginapan.
Untuk membandingkan venue menggunakan fakta yang diterbitkan secara rasmi, lihat perbandingan pusat konvensyen utama Malaysia.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perbandingan venue fiktif
Venue dan angka fiktif, untuk menunjukkan bagaimana penyingkiran berfungsi.
Sebuah persatuan fiktif memerlukan bilik untuk 150 orang gaya teater, akses tanpa tangga dan dua bilik kumpulan. Dewan Bajet menyebut RM 9,000 tetapi tidak memuatkan 150 orang, jadi ia disingkirkan. Pusat Persidangan Taman hanya memberi jaminan lisan tentang akses dan tiada maklumat tentang bilik kumpulan, jadi ia belum disahkan.
Dewan Besar Hotel Bandar menyebut RM 16,000, memenuhi setiap keperluan secara bertulis dan ialah satu-satunya venue yang layak. Ia mendahului senarai pendek walaupun paling mahal, kerana venue lebih murah tidak layak.
Gunakan sendiri
Senarai semak kelayakan venue
Senaraikan keperluan wajib di sisi dan venue di atas. Tandakan setiap sel dipenuhi bertulis, dipenuhi lisan, tidak dipenuhi atau tidak diketahui.
| Keperluan wajib | Venue A | Venue B | Venue C |
|---|---|---|---|
| Sebut harga bertulis (RM) | |||
| Layak? (semua keperluan dipenuhi bertulis) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ada dua atau tiga venue, keperluan jelas dan venue akan mengesahkannya secara bertulis.
- Jawatankuasa boleh membaca sebut harga dan susun atur sendiri.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keperluan belum ditulis dan venue menjawab berbeza-beza, jadi tiada apa boleh dibandingkan.
- Sebut harga dan susun atur bilik perlu diminta, dijejak dan disemak silang di beberapa venue.
- Jawatankuasa mahu keperluan pembekal ditulis dan senarai pendek yang boleh dipertahankan.
Mahu keperluan venue dan senarai pendek disediakan?
Jika venue menjawab berbeza-beza, Event Blueprint menggariskan keperluan wajib, pengesahan bertulis yang perlu diminta dan cara pilihan ditimbang, supaya setiap venue menjawab taklimat yang sama. Jawatankuasa memutuskan venue mana yang diluluskan. Kongsi taklimat anda di WhatsApp dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai serta skop kerjanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah venue murah mendahului senarai pendek?
Hanya jika ia memenuhi setiap keperluan wajib dengan pengesahan bertulis. Venue yang gagal satu keperluan tidak masuk senarai pendek, walau berapa pun harganya.
Mengapa jaminan lisan tidak mencukupi?
Jaminan lisan sukar dibuktikan kemudian. Alat ini menandakan venue belum disahkan sehingga keperluan disahkan secara bertulis.
Bagaimana jika tiada venue yang layak?
Senarai pendek akan kosong dan alat ini menyatakannya. Dapatkan pengesahan bagi perkara yang masih terbuka, atau semak semula keperluan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.