Cadangkan venue yang boleh diluluskan jawatankuasa
Lawatan sudah selesai dan jawatankuasa mahu tahu venue mana untuk ditempah, dan mengapa.
Jawapan ringkas
Cadangan venue menyatakan venue pilihan dan keperluan wajib yang ada buktinya. Ia juga menyenaraikan keperluan yang masih belum disahkan, untung rugi berbanding alternatif dan keputusan yang anda minta.
Tulis daripada log bukti, bukan daripada tanggapan. Venue dengan keperluan wajib yang belum disahkan dicadangkan secara bersyarat, dan syaratnya dinyatakan.
Mulakan daripada bukti, kemudian keutamaan
Semak setiap keperluan wajib terhadap log bukti lawatan tapak dan balasan bertulis. Tandakan setiap satu sebagai dipenuhi dengan bukti, tidak dipenuhi atau belum disahkan.
Hanya selepas itu masukkan keutamaan tambahan seperti suasana, kemudahan lokasi atau harga. Venue yang menyenangkan tetapi gagal keperluan wajib bukan pilihan bermarkah rendah; ia dikecualikan melainkan keperluan itu berubah.
Apa yang patut ada dalam cadangan
| Bahagian | Apa untuk ditulis | Kesilapan biasa |
|---|---|---|
| Keputusan yang diminta | Apa yang anda mahu jawatankuasa luluskan, dan bila. | Membentang maklumat tanpa keputusan. |
| Keperluan acara | Keperluan wajib dan aturcara yang menjadi puncanya. | Menyenaraikan ciri venue dan bukan keperluan anda. |
| Bukti mengikut keperluan | Bagi setiap item wajib: dipenuhi, tidak dipenuhi atau belum disahkan, dengan petunjuk di mana buktinya. | Menganggap jaminan lisan sebagai pengesahan. |
| Untung rugi | Apa yang diperoleh dan dikorbankan dengan memilih venue ini berbanding alternatif. | Menyembunyikan kelemahan. |
| Risiko terbuka | Item yang masih belum disahkan, siapa mengesahkannya dan bila. | Tidak menyatakan syarat. |
| Gambaran kos | Sebut harga diterima, apa yang termasuk, dan apa yang belum disebut harga. | Membandingkan sebut harga yang meliputi perkara berbeza. |
| Langkah seterusnya | Apa yang berlaku selepas kelulusan, termasuk semakan kontrak oleh pihak yang betul. | Tiada penanggungjawab untuk kontrak dan pengesahan bertulis. |
Siapa perlu meluluskan
Namakan pembuat keputusan daripada taklimat projek anda, biasanya pengerusi jawatankuasa dan kewangan. Kontrak sendiri patut disemak oleh pihak yang organisasi anda gunakan untuk itu, dan cadangan tidak menggantikan semakan itu.
Jika laluan kelulusan melibatkan beberapa jawatankuasa, beri setiap satu memo satu halaman yang sama supaya mereka memutuskan berdasarkan bukti yang sama.
Langkah ke cadangan yang boleh dilaksanakan
- Lengkapkan jadual keperluan berbanding bukti bagi setiap venue.
- Keluarkan venue yang tidak memenuhi keperluan wajib daripada cadangan, dan nyatakan sebabnya.
- Bandingkan venue yang layak mengikut untung rugi dan kos, menggunakan matriks senarai pendek.
- Nyatakan syarat yang melekat pada venue pilihan anda dan siapa yang akan menyelesaikannya.
- Hantar memo satu halaman dengan log bukti dilampirkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Cadangan bersyarat
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Badan profesional rekaan membandingkan dua venue untuk persidangan ahli sehari. Venue A memenuhi setiap keperluan wajib dengan bukti bertulis. Venue B mempunyai kedudukan lebih baik tetapi belum mengesahkan ruang solat atau laluan pemunggahan.
Memo mencadangkan Venue A. Ia merekod bahawa Venue B dikecualikan bukan kerana kedudukan tetapi kerana dua item wajib belum disahkan. Pengesahan bertulis menjelang tarikh tertentu membolehkan jawatankuasa mempertimbangkannya semula. Jawatankuasa meluluskan Venue A tertakluk kepada semakan kontrak oleh bendahari.
Gunakan sendiri
Templat memo cadangan pemilihan venue
Salin ke dokumen satu halaman dan lampirkan log bukti.
- Keputusan yang diminta dan tarikh kelulusan diperlukan:
- Ringkasan acara dan keperluan wajib:
- Venue pilihan dan sebabnya dalam dua atau tiga ayat:
- Keperluan wajib: dipenuhi dengan bukti / tidak dipenuhi / belum disahkan, dengan rujukan bukti bagi setiap satu:
- Venue alternatif dan mengapa tidak dipilih:
- Untung rugi pilihan ini:
- Risiko terbuka dan syarat, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh penutupan:
- Sebut harga diterima, apa yang termasuk, apa yang belum disebut harga:
- Semakan kontrak: siapa, dan menjelang bila:
- Langkah seterusnya selepas kelulusan:
Guna alat percuma: Pembina senarai semak pemeriksaan lokasi acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada dua atau tiga venue dengan log bukti lengkap.
- Jawatankuasa mengenali acara itu dan hanya memerlukan ringkasan yang jelas.
- Semakan kontrak dilakukan melalui proses biasa organisasi anda.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Bukti tidak lengkap atau bercanggah antara venue.
- Beberapa pihak berkepentingan mempunyai pandangan berbeza dan memerlukan ringkasan neutral.
- Keputusan melibatkan peraturan perolehan yang memerlukan perbandingan berdokumen.
Mahu cadangan yang boleh dilaksanakan jawatankuasa anda?
Event Blueprint boleh memasukkan keperluan venue, struktur bukti dan templat cadangan untuk jawatankuasa anda. Ketua projek boleh menyediakan perbandingan daripada bukti anda dan membawa item terbuka kepada pembuat keputusan. Pilihan venue dan kontrak tetap di tangan organisasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah cadangan menyusun venue mengikut tertib keutamaan?
Susun hanya venue yang memenuhi setiap keperluan wajib dengan bukti. Tunjukkan venue yang lebih lemah dengan sebab ia dikecualikan, dan biarkan item belum disahkan kelihatan.
Bolehkah saya mencadangkan venue dengan item belum disahkan?
Boleh, sebagai cadangan bersyarat yang menamakan setiap syarat, siapa yang menyelesaikannya dan bila. Jangan sampaikan ia sebagai telah disahkan sepenuhnya.
Siapa menyemak kontrak?
Pihak yang biasa digunakan organisasi anda untuk kontrak. Cadangan merekod semakan itu sebagai langkah seterusnya dan tidak menggantikannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.