Memisahkan pengurusan acara daripada penyampaian latihan
Jurulatih anda sepatutnya mengajar, bukan mengejar tempahan bilik, jadi kerja di sekeliling sesi memerlukan penanggungjawabnya sendiri.
Jawapan ringkas
Lukis garis antara apa yang berlaku dalam sesi, yang diurus jurulatih atau ketua pembelajaran, dan apa yang perlu disediakan di sekelilingnya, yang diurus pengurusan acara. Senaraikan setiap tugas di satu sisi, namakan penanggungjawab, dan sepakati bila tugas diserahkan antara satu sama lain.
Sebarang peraturan akreditasi, latihan yang boleh dituntut atau penilaian ialah soalan berasingan untuk badan berkaitan, dibincangkan di tanggungjawab kursus boleh tuntut dan bukti kehadiran.
Dua jenis kerja
| Penyampaian latihan | Pengurusan acara |
|---|---|
| Hasil pembelajaran, kandungan dan bahan. | Venue, susun atur bilik, katering dan peralatan. |
| Fasilitasi, latihan dan nota jurulatih. | Pendaftaran, arahan menyertai dan peringatan. |
| Kaedah penilaian atau maklum balas, jika ada. | Lembaran aturcara, masa dan pengurusan rehat. |
| Alat dan demo jurulatih sendiri. | Papan tanda, tanda nama, pembantu di tapak dan pembekal. |
| Jawapan kepada soalan peserta tentang kandungan. | Jawapan kepada soalan praktikal, seperti lokasi dan akses. |
Di mana serahan berlaku
- Jurulatih mengesahkan bilangan akhir, keperluan bilik dan bahan, dan pengurusan acara mengesahkan persediaan.
- Pada hari itu, pengurusan acara membuka bilik, dan jurulatih memulakan sesi pada masa dipersetujui.
- Rehat dan masa dikongsi: jurulatih memberi isyarat, pengurusan acara mengendalikan rehat.
- Selepas sesi, pengurusan acara mengumpul maklum balas logistik dan jurulatih mengumpul maklum balas kandungan.
- Apa-apa yang menggabungkan kedua-duanya, seperti keperluan akses atau pertukaran bilik, dirujuk kepada seorang yang dinamakan di setiap pihak.
Mengapa pemisahan membantu
Jurulatih kehilangan masa dan tenaga apabila mengendalikan tempahan atau aduan tentang bilik. Penanggungjawab acara yang dinamakan menangani soalan logistik supaya jurulatih boleh bersedia.
Pemisahan juga menjelaskan siapa menjawab apabila peserta mengadu sesi bermula lewat: kandungan atau logistik?
Urutan untuk menyediakannya
- Senaraikan tugas untuk satu acara latihan dan tandakan setiap satu sebagai penyampaian atau pengurusan acara.
- Namakan satu penanggungjawab bagi setiap sisi, dan seorang pengganti.
- Tulis titik serah ke dalam lembaran aturcara ringkas.
- Kongsi lembaran dengan jurulatih, tempat dan mana-mana pembantu.
- Semak selepas sesi pertama dan laraskan di mana tugas jatuh antara dua pihak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Program kepimpinan rekaan untuk 40 peserta
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah pasukan pembelajaran rekaan menjalankan bengkel kepimpinan sehari untuk 40 peserta dengan dua jurulatih. Dalam edisi terdahulu, jurulatih mengendalikan persediaan bilik dan soalan makan tengah hari sendiri.
Kali ini ketua pembelajaran memegang kandungan, latihan dan maklum balas, dan penyelaras acara mengambil pendaftaran, venue, katering dan lembaran aturcara. Penyelaras membuka bilik 45 minit sebelum mula, dan jurulatih masuk selepas susun atur disahkan. Jadual rehat dipersetujui dalam lembaran aturcara, dan jurulatih memberi isyarat bila untuk berehat.
Gunakan sendiri
Jadual tanggungjawab penyampaian dan acara
Salin jadual ini untuk satu acara latihan dan lengkapkan bersama jurulatih dan penanggungjawab acara sebelum notis pertama dihantar.
| Tugas | Penyampaian atau pengurusan acara | Penanggungjawab | Pengganti | Titik serah |
|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sesi kecil, di bilik latihan pembekal perkhidmatan sendiri, dan seorang individu sudah melakukan kedua-dua kerja dengan baik.
- Jurulatih mempunyai masa dan mahu mengekalkan persediaan secara dalaman.
- Acara berulang dengan format dan tempat sama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa sesi, tempat atau kumpulan berjalan serentak atau berturutan.
- Jurulatih terbeban dengan logistik, dan soalan jatuh antara dua peranan.
- Pelan bertulis diperlukan untuk menyerahkan acara antara pasukan atau kepada penyelaras baharu.
Perlukan bantuan merancang sisi acara bagi latihan anda?
Event Blueprint boleh menyusun skop, garis masa, tanggungjawab, keperluan pembekal dan dokumen serah untuk acara latihan anda, supaya jurulatih terus fokus pada pengajaran. Akreditasi, penilaian dan kandungan jurulatih tetap di tangan pasukan pembelajaran anda dan badan berkaitan. Hantar format, bilangan sesi dan siapa mengendalikan apa pada masa ini, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa menjawab aduan peserta?
Sepakati dalam jadual. Soalan kandungan ke jurulatih atau ketua pembelajaran, dan logistik ke penanggungjawab acara.
Bolehkah orang sama melakukan kedua-dua peranan?
Ya untuk acara kecil dan berulang. Senarai masih membantu kerana ia menunjukkan tugas yang mungkin terlupa.
Perlukah bajet berasingan untuk pengurusan acara?
Itu keputusan kewangan. Ramai pasukan menjejak kos venue dan logistik pada baris sendiri.
Bagaimana menangani pertukaran bilik pada hari itu?
Sepakati lebih awal bahawa pengurusan acara memutuskan dan memaklumkan jurulatih, dan jurulatih memberitahu peserta.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.