Menyelaras bahan jurulatih dan keperluan akses peserta
Jurulatih menghantar slaid pada malam sebelumnya, dan permintaan akses peserta tiba beberapa minggu lalu dalam peti masuk lain.
Jawapan ringkas
Jalankan dua pengumpulan serentak dan padankan lebih awal: tarikh akhir untuk jurulatih menghantar bahan dalam format yang dipersetujui, dan soalan pendaftaran yang mempelawa peserta menyatakan keperluan akses mereka. Kemudian seorang yang dinamakan membandingkan kedua-dua senarai dan membangkitkan kekurangan semasa masih ada masa untuk membetulkannya.
Penganjur menyelaras permintaan, tarikh akhir dan rekod. Apa yang mencukupi bagi seseorang, serta sebarang standard kebolehcapaian atau kewajipan undang-undang, diputuskan oleh peserta, penanggungjawab kebolehcapaian pembekal perkhidmatan atau penasihat berkelayakan.
Dua senarai yang mesti bertemu
Bahan dan keperluan akses biasanya berada pada orang berbeza. Jurulatih memegang kandungan dan pasukan pendaftaran memegang permintaan, jadi peserta yang memerlukan dokumen dalam bentuk lain hanya ditemui pada hari acara.
Tetapkan tarikh supaya tarikh akhir jurulatih jatuh selepas tarikh akhir permintaan, bukan sebelumnya, dan beri masa antara keduanya untuk penukaran format.
Padankan keperluan dengan bahan
Pastikan permintaan khusus dan penuh hormat: tanya apa yang akan membantu, bukan apa keadaan seseorang. Kongsi dengan jurulatih hanya apa yang diperlukan untuk bersiap.
| Keperluan yang mungkin dibangkitkan | Maksudnya untuk bahan | Siapa menyediakan | Soalan untuk ditanya |
|---|---|---|---|
| Teks lebih besar atau penggunaan pembaca skrin | Dokumen dalam format berstruktur yang boleh disunting, selain slaid. | Jurulatih, disemak penganjur | Bolehkah anda hantar fail dalam format ini dua minggu lebih awal? |
| Bahan bercetak dalam bentuk lain | Cetakan lebih besar atau susun atur berbeza. | Penganjur bersama pencetak | Bentuk mana yang dipilih peserta, dan menjelang bila? |
| Sari kata atau jurubahasa isyarat | Skrip atau slaid dihantar lebih awal kepada jurubahasa atau pembekal perkhidmatan sari kata. | Jurulatih menghantar, penganjur meneruskan | Siapa menempah perkhidmatan dan siapa memberi taklimat? |
| Akses tanpa tangga atau pilihan tempat duduk | Susun atur bilik dan lokasi bilik kumpulan. | Penganjur bersama venue | Bilik mana digunakan, dan adakah venue telah mengesahkan akses secara bertulis? |
| Kadar penyampaian, rehat atau ruang senyap | Masa program dan ketersediaan bilik. | Penanggungjawab program | Bolehkah jadual memasukkan rehat yang diminta? |
Urutan dalam minggu sebelum acara
- Tambah satu soalan terbuka tentang keperluan akses pada pendaftaran, dengan tarikh akhir dan seorang untuk dihubungi.
- Maklumkan jurulatih tarikh akhir bahan dan format yang diperlukan apabila anda mengesahkan tempahan mereka.
- Catat setiap permintaan dengan cara peserta lebih suka dihubungi, keperluan seperti yang diterangkan dan apa yang dipersetujui.
- Bandingkan permintaan dengan senarai bahan setiap minggu dan bangkitkan kekurangan kepada jurulatih atau pembekal.
- Sahkan pelarasan dengan setiap peserta sebelum acara dan beri taklimat kepada jurulatih pada hari itu.
Apa yang tidak patut diputuskan oleh penganjur
- Sama ada sesuatu pelarasan mencukupi untuk keperluan peserta.
- Sama ada bahan memenuhi sebarang standard kebolehcapaian atau keperluan undang-undang.
- Sama ada peserta patut berkongsi butiran lebih daripada yang dipilihnya.
- Pembahagian kos mengikut dasar pembekal perkhidmatan sendiri.
Rekod dan privasi
Permintaan akses ialah maklumat peribadi. Simpan dalam senarai terhad, kongsi yang minimum dengan setiap jurulatih atau pembekal, dan tanya pegawai privasi pembekal perkhidmatan berapa lama ia boleh disimpan.
Jika siri berulang, bawa pelarasan yang dipersetujui ke depan hanya dengan persetujuan peserta. Lihat merancang sesi pembelajaran profesional berulang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Contoh rekaan: pembekal perkhidmatan memadankan bahan dengan permintaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Pusat Latihan Fiktif mendaftarkan 45 peserta untuk kursus dua hari. Empat orang menulis dengan keperluan akses: seorang individu meminta bahan dalam format boleh disunting, seorang bahan bercetak dengan huruf lebih besar, seorang bilik senyap semasa rehat dan seorang sari kata.
Slaid jurulatih perlu dihantar pada hujung minggu kedua, dan pasukan pendaftaran telah menghantar borang ringkas yang ditutup pada awal minggu kedua. Penyelaras menghantar format yang diperlukan kepada jurulatih, menempah bilik yang kekal dibuka semasa rehat dan menyerahkan permintaan sari kata kepada penanggungjawab kebolehcapaian pembekal perkhidmatan.
Pada hari acara, jurulatih mempunyai fail boleh disunting untuk semua orang dan pek bercetak telah dibuat dalam saiz yang betul seminggu sebelumnya.
Gunakan sendiri
Borang permintaan akses dan bahan
Gunakan medan ini pada borang pendaftaran dan dalam helaian penjejakan penganjur. Tanya hanya apa yang diperlukan pasukan untuk membuat pengaturan.
- Nama peserta dan cara anda lebih suka dihubungi:
- Apa yang akan membantu anda menyertai sesi ini?
- Format bahan pilihan anda (digital, boleh disunting, bercetak, lain-lain):
- Apa-apa yang diperlukan di dalam bilik, pada skrin atau dalam jadual:
- Tarikh yang anda perlukan pengaturan itu disahkan:
- Persetujuan berkongsi permintaan ini dengan jurulatih: ya / tidak
- Nota penganjur: apa yang dipersetujui, siapa bertanggungjawab, tarikh disahkan:
- Bahan jurulatih: tarikh akhir, format diminta, diterima pada, ditukar oleh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan kecil dan seorang jurulatih.
- Pembekal perkhidmatan mempunyai penanggungjawab kebolehcapaian yang boleh dihubungi.
- Bahan sudah dalam format boleh disunting.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jurulatih menghantar lewat dan dalam format bercampur.
- Permintaan tiba melalui saluran berbeza dan hilang.
- Acara menggunakan beberapa bilik, pembekal jurubahasa atau sari kata dan kumpulan yang berubah.
Mahu permintaan dan bahan dijejak di satu tempat?
Jika permintaan akses dan fail jurulatih tiba melalui rangkaian mesej berasingan, Event Blueprint boleh menyediakan borang permintaan, tarikh akhir untuk jurulatih dan peserta, senarai tanggungjawab dan dokumen serah tugas. Penyemak tempoh program juga boleh mengesahkan rehat yang dipersetujui muat dalam jadual harian. Hantar tarikh kursus anda dan cara permintaan tiba pada masa ini, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pendaftaran bertanya tentang kecacatan secara langsung?
Tanya apa yang akan membantu peserta menyertai, bukan diagnosis. Jadikan soalan itu pilihan dan nyatakan siapa yang akan melihat jawapannya.
Siapa memutuskan sama ada pelarasan mencukupi?
Peserta dan penanggungjawab kebolehcapaian pembekal perkhidmatan, atau penasihat berkelayakan. Penganjur merekodkan apa yang dipersetujui dan mengaturkannya.
Seawal mana jurulatih patut menghantar bahan?
Tetapkan tarikh akhir selepas tarikh akhir permintaan dan beri masa untuk penukaran. Tanya jurulatih dan mana-mana jurubahasa atau pembekal perkhidmatan sari kata berapa lama masa yang mereka perlukan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.