Memisahkan bukti kehadiran daripada penilaian pembelajaran
Seorang peserta meminta sijil, dan helaian tandatangan anda satu-satunya rekod yang boleh ditemui.
Jawapan ringkas
Bukti kehadiran menyatakan siapa hadir, di sesi mana, berapa lama, dan siapa yang merekodkan. Penilaian pembelajaran menyatakan sama ada peserta mencapai hasil pembelajaran. Kedua-duanya menjawab soalan berbeza, jadi simpan dalam rekod berasingan dengan penanggungjawab berasingan.
Pasukan acara boleh menjalankan proses kehadiran yang boleh dipercayai. Sama ada kehadiran membawa kepada sijil, kredit atau tuntutan, dan bagaimana pembelajaran dinilai, adalah untuk pembekal perkhidmatan latihan dan sebarang badan penganugerah, pembiaya atau profesional memutuskannya.
Dua rekod, dua penanggungjawab
Mencampurkan kedua-duanya mendatangkan masalah. Jika helaian tandatangan turut menjadi senarai lulus, pasukan acara akhirnya menentukan siapa yang berjaya, dan itu bukan tugasnya.
Jika keputusan penilaian disimpan dalam fail kehadiran, akses kepada maklumat peribadi tersebar lebih luas daripada yang perlu.
| Aspek | Bukti kehadiran | Penilaian pembelajaran |
|---|---|---|
| Soalan yang dijawab | Adakah orang ini hadir, di sesi mana dan berapa lama? | Adakah orang ini mencapai hasil pembelajaran? |
| Penanggungjawab | Pasukan acara, dengan kelulusan pembekal perkhidmatan terhadap kaedahnya. | Jurulatih, penilai atau badan penganugerah seperti ditetapkan pembekal perkhidmatan. |
| Kandungan lazim | Nama, sesi, masa masuk dan keluar, kaedah, perekod. | Tugasan, markah, maklum balas, keputusan penilai. |
| Siapa boleh melihat | Pendaftar, pembekal perkhidmatan dan mana-mana badan yang memerlukannya. | Penilai, pembekal perkhidmatan, peserta dan badan penganugerah. |
| Apa yang tidak dibuktikan | Bahawa pembelajaran berlaku. | Bahawa peserta hadir setiap sesi, kecuali direkodkan di tempat lain. |
Keputusan yang perlu dibuat sebelum hari pertama
- Apa yang dikira sebagai hadir: tiba, menandatangani, hadir bagi bahagian minimum sesi atau kekal hingga akhir?
- Bagaimana kehadiran lewat dan pulang awal direkodkan.
- Sama ada setiap sesi atau hari direkodkan secara berasingan.
- Apa yang diterima peserta dan daripada siapa, dan siapa memutuskan sama ada kehadiran sahaja mencukupi untuknya.
- Bagaimana kehadiran dalam talian atau hibrid dibuktikan jika format membenarkannya.
Kaedah merekodkan, langkah demi langkah
- Sepakati takrifan kehadiran dengan penanggungjawab program pembekal perkhidmatan sebelum pendaftaran dibuka.
- Pilih kaedah yang boleh dijalankan di dalam bilik: senarai bernama, kod imbasan, tandatangan atau gabungan, serta kaedah sandaran jika sistem gagal.
- Tugaskan seorang perekod bagi setiap sesi dan beritahu mereka apa yang perlu dibuat dengan kehadiran lewat.
- Padankan senarai pada hari yang sama dan tanda pengecualian, dengan sebab yang diberikan peserta atau jurulatih.
- Simpan rekod akhir di bawah kumpulan dan hantar kepada pembekal perkhidmatan, yang memutuskan apa yang berikutnya.
Pastikan ayat tetap jujur
Sijil, surat dan e-mel patut menyatakan apa yang ditunjukkan oleh rekod, seperti menghadiri sesi pada tarikh tertentu. Apa-apa tentang kecekapan atau kredit datang daripada pembekal perkhidmatan atau badan penganugerah dan menggunakan ayat mereka.
Jika skim pembiayaan meminta rekod tertentu, tanya pembekal perkhidmatan yang mana satu dan dalam bentuk apa. Lihat menjelaskan tanggungjawab kursus boleh tuntut sebelum memasarkan acara.
Rekod dan privasi
Senarai kehadiran memegang nama dan kadangkala butiran organisasi atau pengenalan. Tanya pegawai privasi pembekal perkhidmatan apa yang boleh dikumpul, di mana ia disimpan dan untuk berapa lama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Contoh rekaan: pembekal perkhidmatan mengasingkan dua rekod
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Institut Fiktif Pembangunan Profesional menjalankan kursus tiga sesi untuk 50 peserta. Pada mulanya helaian tandatangan pendaftar turut mengandungi tanda lulus atau gagal yang ditambah oleh jurulatih.
Penanggungjawab program memisahkan rekod. Pendaftar menyimpan kehadiran mengikut sesi dengan masa masuk dan keluar, manakala penilaian jurulatih disimpan oleh pembekal perkhidmatan dalam sistemnya sendiri.
Dua peserta tiba lewat sejam pada hari kedua. Pendaftar merekodkan masa sebenar dan sebabnya, dan pembekal perkhidmatan memutuskan apa yang berikutnya. Sijil menggunakan ayat pembekal perkhidmatan, dan pasukan acara tidak diminta menilai sesiapa.
Gunakan sendiri
Templat rekod kehadiran
Satu baris bagi setiap peserta bagi setiap sesi. Biarkan lajur penilaian di luar rekod ini.
| Nama peserta | Sesi dan tarikh | Masa masuk | Masa keluar | Kaedah (senarai, kod, tandatangan) | Direkod oleh | Pengecualian dan sebab | Keputusan pembekal perkhidmatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang perekod bagi setiap sesi dan kaedah yang mudah serta dipersetujui.
- Pembekal perkhidmatan sudah menakrifkan kehadiran dan penilaian.
- Kumpulan cukup kecil untuk dipadankan pada hari yang sama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa sesi atau bilik berjalan serentak dengan perekod berbeza.
- Badan pembiaya atau profesional meminta rekod tertentu.
- Tiada siapa menetapkan siapa yang memutuskan apa yang berlaku selepas kehadiran.
Perlukan proses kehadiran ditulis?
Jika senarai kehadiran digunakan semula sebagai senarai lulus, atau setiap sesi merekodkan kehadiran dengan cara berbeza, Event Blueprint boleh menyediakan takrifan kehadiran untuk disahkan pembekal perkhidmatan, kaedah merekodkan, tanggungjawab, langkah pemadanan dan rekod serah tugas. Penilaian dan kredit tetap di tangan pembekal perkhidmatan dan badan berkaitan. Hantar format kursus anda dan cara kehadiran direkodkan sekarang, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah helaian tandatangan digunakan sebagai bukti pembelajaran?
Tidak. Ia menunjukkan kehadiran. Sama ada hasil pembelajaran dicapai ditentukan melalui penilaian oleh pembekal perkhidmatan atau badan penganugerah.
Siapa memutuskan berapa banyak kehadiran yang mencukupi?
Pembekal perkhidmatan dan sebarang badan penganugerah, pembiaya atau profesional. Minta peraturan itu secara bertulis dan catat dalam taklimat.
Patutkah seorang individu melakukan kedua-dua kehadiran dan penilaian?
Tidak secara lalai. Asingkan supaya pasukan acara mengendalikan rekod dan jurulatih atau penilai mengendalikan pertimbangan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.