Sediakan ringkasan kelulusan untuk rundingan penaja
Penaja mahu berunding, dan ketua perlu tahu apa yang boleh dipersetujui dan apa yang dirujuk kepada jawatankuasa.
Jawapan ringkas
Ringkasan kelulusan ialah kenyataan satu halaman, disepakati sebelum rundingan. Ia menyatakan apa yang boleh ditawarkan perunding, apa yang boleh diterima, apa yang mesti ditolak dan apa yang mesti dirujuk semula. Dengan ringkasan ini, perunding bekerja dalam mandat dan tidak perlu mereka-reka jawapan.
Tulis daripada inventori yang diluluskan, kos menyampaikan setiap item dan percanggahan yang sudah diketahui. Jawatankuasa atau orang yang meluluskan menandatanganinya sebelum mesyuarat pertama.
Untuk apa ringkasan ini
Rundingan bergerak pantas, dan pihak lain sering meminta sesuatu serta-merta. Tanpa mandat, perunding sama ada berkata ya dan mengikat penganjur, atau diam dan kehilangan momentum.
Ringkasan membolehkan perunding menjawab dalam had dan tahu bila tepat untuk menyatakan perkara itu akan dirujuk.
Bahagian ringkasan yang baik
| Bahagian | Apa yang dinyatakan |
|---|---|
| Objektif | Apa yang penganjur mahu daripada penaja ini, dalam istilah yang dipersetujui jawatankuasa, contohnya pembiayaan item program yang ditakrifkan. |
| Tawaran permulaan | Pakej dan harga daripada inventori, dengan kos penyampaian untuk kegunaan dalaman. |
| Ruang berunding | Apa yang boleh dilaras perunding tanpa rujukan, seperti skop dalam pakej atau masa bayaran dalam had yang ditetapkan. |
| Perkara untuk dirujuk | Apa yang mesti dibawa kepada orang yang meluluskan: harga di bawah paras minimum yang ditetapkan, manfaat baharu, eksklusiviti, terma berbilang tahun, hak penamaan. |
| Garis merah | Terma yang tidak diterima penganjur, contohnya kawalan kandungan program atau syarat yang bercanggah dengan tujuan acara. |
| Percanggahan diketahui | Penaja sedia ada dengan hak bertindih, daripada penyemak percanggahan. |
| Undang-undang dan cukai | Terma mana yang mesti pergi kepada peguam atau akauntan sebelum persetujuan. Lihat menyemak kontrak bersama penasihat. |
| Bukti dan rekod | Siapa menulis nota mesyuarat dan di mana perkara dipersetujui disimpan. |
Cara menyediakannya
- Kumpulkan inventori, harga pakej, kos penyampaian dan status bakal penaja pesaing.
- Senaraikan tiga perkara yang paling mungkin diminta penaja, dan putuskan jawapan bagi setiap satu lebih awal.
- Tetapkan perkara yang mesti dirujuk sebagai ambang jelas, bukan tanggapan "besar" atau "kecil".
- Namakan orang yang meluluskan dan cara menghubunginya dalam satu hari bekerja semasa rundingan.
- Sepakati apa yang dikatakan jika penaja mendesak keputusan: satu ayat pendek yang boleh digunakan perunding.
- Minta orang yang meluluskan menandatangani dan menandakan tarikh pada ringkasan, dan kongsi hanya dengan mereka yang memerlukannya.
Semasa dan selepas rundingan
- Ambil nota apa yang ditawar, diminta dan dipersetujui, dan hantar ringkasan bertulis pendek selepasnya.
- Rekodkan setiap rujukan kepada orang yang meluluskan dan jawapannya di tempat yang sama.
- Jangan anggap persetujuan prinsip sebagai ikatan sehingga terma bertulis disemak dan ditandatangani.
- Kemas kini penjejak prospek penaja hanya dengan tahap yang disokong bukti.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ringkasan yang mengekalkan rundingan dalam mandatnya
Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan industri perhotelan rekaan menyediakan ringkasan satu halaman sebelum berbincang dengan bakal penaja utama. Ia menetapkan ruang berunding pada masa bayaran dan pilihan dua meja pameran, dan tiga perkara untuk dirujuk: sebarang harga di bawah paras minimum yang dipersetujui, penamaan sesi, dan eksklusiviti dalam kategori penaja.
Dalam mesyuarat, penaja meminta penamaan sesi. Perunding berkata jawatankuasa memutuskan perkara itu dan akan membalas dalam tiga hari bekerja. Orang yang meluluskan menolak penamaan tetapi menawarkan sepanduk pentas dalam pakej sedia ada. Penaja bersetuju, dan tiada apa di luar mandat telah dijanjikan.
Gunakan sendiri
Templat ringkasan kelulusan rundingan penajaan
Lengkapkan dalam satu halaman. Orang yang meluluskan menandatanganinya sebelum mesyuarat pertama dan menyemaknya jika keadaan berubah.
- Penaja dan tarikh mesyuarat:
- Objektif rundingan:
- Tawaran permulaan (pakej, harga):
- Kos penyampaian setiap item (dalaman sahaja):
- Ruang berunding tanpa rujukan (skop, masa, had):
- Perkara untuk dirujuk (paras harga minimum, manfaat baharu, eksklusiviti, penamaan, berbilang tahun):
- Garis merah (syarat yang tidak diterima penganjur):
- Percanggahan diketahui dengan penaja atau hak sedia ada:
- Terma yang memerlukan semakan peguam atau akauntan sebelum persetujuan:
- Perunding, pencatat nota dan orang yang meluluskan, dengan cara menghubungi orang yang meluluskan:
- Ayat untuk digunakan jika didesak membuat keputusan serta-merta:
- Tandatangan dan tarikh orang yang meluluskan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang perunding, seorang yang meluluskan, dan pakej standard yang pendek.
- Jawatankuasa sudah bersetuju tentang paras harga minimum dan peraturan eksklusiviti.
- Masa membolehkan setiap rujukan dijawab dalam sehari atau dua.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa perunding bercakap dengan kumpulan penaja yang sama.
- Penaja mahu terma yang menyentuh hak penaja lain.
- Jawatankuasa belum memutuskan apa yang akan dan tidak akan diterima.
Mahu ringkasan dan kelulusan disediakan sebelum rundingan bermula?
Event Blueprint boleh memasukkan templat kelulusan rundingan dalam aliran kerja penaja, dengan inventori, kos penyampaian, perkara untuk dirujuk dan siapa meluluskan apa. Ketua projek boleh menyelaras keputusan orang yang meluluskan dan susulan bertulis. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar draf ringkasan anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang ringkasan itu?
Satu halaman. Jika perlu lebih, jawatankuasa mungkin belum memutuskan cukup banyak. Letakkan kos terperinci dalam inventori dan rujuk sahaja.
Patutkah penaja melihat ringkasan itu?
Tidak. Ia mengandungi had dan kos dalaman. Kongsi pakej dan ringkasan bertulis tentang apa yang dipersetujui.
Bagaimana jika orang yang meluluskan tidak dapat dihubungi tepat pada masanya?
Perunding patut menyatakan perkara itu akan dirujuk dan memberi tarikh. Sepakati lebih awal bahawa orang yang meluluskan atau timbalan yang dinamakan menjawab dalam masa yang ditetapkan, supaya kelewatan tidak menjadi tekanan untuk mengalah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.