Urus permintaan penaja untuk pakej tersuai
Seorang bakal penaja meminta pakej di luar senarai anda, dan seorang ahli jawatankuasa sudah menganggapnya munasabah.
Jawapan ringkas
Anggap permintaan tersuai sebagai perubahan kepada inventori yang diluluskan. Semak terhadap inventori, kos penyampaian, eksklusiviti sedia ada dan tujuan acara, kemudian beri orang yang meluluskan pilihan jelas: terima, laras atau tolak.
Tiada siapa patut berkata ya dalam perbualan. Balasan kepada penaja ialah permintaan telah dicatat dan keputusan akan menyusul pada tarikh yang dinyatakan.
Mengapa permintaan tersuai memerlukan peringkat semakan
Satu pengecualian, sebaik sahaja diberikan, menjadi rujukan bagi penaja seterusnya. Penaja bercakap sesama mereka, dan manfaat yang diberi kepada seorang boleh mengurangkan nilai apa yang sudah dibeli oleh yang lain.
Peringkat semakan tidak bermaksud menolak. Ia bermaksud setiap pengecualian diputuskan oleh orang yang diberi kuasa dan direkodkan.
Lima soalan untuk sebarang permintaan tersuai
- Apa sebenarnya yang diminta? Tulis sebagai senarai item konkrit, bukan penerangan penaja tentang kesan yang diingini.
- Adakah setiap item sudah ada dalam inventori, dan adakah ia tersedia atau ditahan untuk orang lain?
- Adakah ia menyentuh kategori eksklusif atau hak yang sudah dijanjikan? Semak melalui penyemak percanggahan hak.
- Berapa kos penyampaian kepada penganjur, dari segi wang, masa kakitangan dan ruang program?
- Adakah ia sesuai dengan tujuan acara dan program seperti yang dipersetujui jawatankuasa, dan adakah venue atau pembekal perlu mengesahkannya?
Tiga jawapan yang mungkin
| Jawapan | Bila sesuai | Apa yang direkodkan |
|---|---|---|
| Terima seperti diminta | Semua item tersedia, tiada percanggahan, kos diliputi, orang yang meluluskan bersetuju. | Baris inventori yang dikemas kini dan kelulusan. |
| Laras | Sebahagian permintaan sesuai. Tawarkan yang tersedia, atau tukar dengan item bernilai sama. | Apa yang diubah dan sebabnya, serta respons penaja. |
| Tolak | Bercanggah dengan penaja lain, program atau tujuan. Lihat menolak penaja. | Sebab, tarikh dan siapa memutuskan. |
Apa yang tidak patut dilakukan
- Jangan cipta item sekali guna yang tiada siapa mengira kosnya atau menetapkan penanggungjawab.
- Jangan tawarkan diskaun sebagai pampasan bagi manfaat yang tidak dapat dibekalkan. Lihat mengurus permintaan diskaun.
- Jangan janjikan hasil khalayak, seperti pertemuan atau prospek, sebagai sebahagian daripada pakej tersuai.
- Jangan biarkan tarikh akhir penaja menetapkan tarikh akhir orang yang meluluskan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Permintaan untuk sesi persendirian
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah pembekal kejuruteraan rekaan meminta sebuah institut profesional untuk sesi tertutup 30 minit bagi pelanggan jemputannya pada hari persidangan, di bilik sesi selari. Urus setia mencatatnya, berterima kasih kepada pembekal dan memaklumkan balasan akan menyusul dalam masa lima hari bekerja.
Semakan mendapati bilik itu sudah diperuntukkan kepada bengkel ahli, sesi itu memerlukan fasilitator daripada pasukan penganjur, dan tiada kategori eksklusif terjejas. Orang yang meluluskan menawarkan versi laras: slot 20 minit dalam program terbuka dengan penceramah yang sama dan satu meja khas di kawasan pameran. Pembekal bersetuju, dan dua baris inventori dikemas kini.
Gunakan sendiri
Borang permintaan pakej tersuai
Lengkapkan satu borang bagi setiap permintaan sebelum sesiapa membalas dengan keputusan. Lampirkan pada rekod penaja.
- Penaja dan tarikh permintaan:
- Permintaan sebagai senarai item konkrit:
- Baris inventori yang sepadan, dan statusnya (tersedia, ditahan, terjual):
- Percanggahan eksklusiviti atau hak yang ditemui:
- Kos penyampaian: wang, masa kakitangan, ruang program:
- Kebergantungan pada venue atau pembekal:
- Kesesuaian dengan tujuan acara dan program:
- Jawapan disyorkan (terima, laras, tolak) dan sebab:
- Orang yang meluluskan, keputusan dan tarikh:
- Balasan kepada penaja, oleh siapa dan bila:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Permintaan jarang dan orang yang meluluskan mudah dihubungi.
- Inventori terkini dan menunjukkan apa yang ditahan atau terjual.
- Pasukan boleh mengira kos permintaan dalam satu petang.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Permintaan terus datang dan setiap satu diputuskan secara berbeza.
- Beberapa penaja mempunyai hak yang boleh bercanggah dengan pengecualian.
- Penyampaian bergantung pada keputusan venue dan pembekal yang belum disahkan.
Mahu laluan standard untuk pengecualian?
Event Blueprint boleh memasukkan tatacara pengecualian ringkas dalam aliran kerja penaja: siapa menerima permintaan, apa yang disemak, siapa meluluskan dan cara inventori dikemas kini. Pasukan anda masih berbincang dengan penaja dan membuat keputusan komersial. Hantar permintaan tersuai yang sedang anda timbang dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami ada pakej tersuai langsung?
Ia pilihan jawatankuasa anda. Sesetengah penganjur hanya menyimpan pakej standard. Yang lain membenarkan pelarasan dalam had tertentu. Kedua-duanya berfungsi jika peraturan ditulis sebelum permintaan pertama tiba.
Siapa yang patut meluluskan permintaan tersuai?
Orang yang dinamakan dalam kuasa kelulusan bagi perubahan penaja. Jika tiada, putuskan perkara itu sebelum membalas kepada penaja.
Bolehkah pakej tersuai diberi harga di bawah jumlah bahagiannya?
Itu keputusan diskaun dengan akibat tersendiri kepada penaja sedia ada. Uruskan dengan pendekatan dalam permintaan diskaun, bukan dalam permintaan tersuai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.