Rancang jika penceramah lewat atau tidak hadir
Penceramah utama anda tiba dengan penerbangan pagi itu, dan program tiada pelan jika beliau lewat.
Jawapan ringkas
Kontingensi ketidakhadiran penceramah ialah sandaran ringkas bagi setiap sesi yang penting: apa yang mengisi slot, siapa memutuskan bila menukar, bagaimana peserta dimaklumkan dan apa yang beralih dalam program. Buat satu pelan bagi setiap sesi, bukan bagi setiap penceramah, kerana penceramah yang sama boleh tidak hadir atas sebab berbeza.
Pelan ini melindungi program dan masa peserta. Hal kesihatan atau perjalanan penceramah kekal urusan mereka sendiri.
Susun sesi mengikut betapa pentingnya
Ucaptama, taklimat pengawal selia yang menjadi sebab peserta hadir, dan panel enam orang ialah tiga masalah yang sangat berbeza. Kelaskan setiap sesi sebagai penting sekali, penting atau fleksibel.
Sesi penting sekali mendapat sandaran yang dinamakan dan pencetus yang dipersetujui lebih awal. Sesi fleksibel biasanya boleh ditangani moderator dan lanjutan pendek sesi bersebelahan.
Jenis ketidakhadiran untuk dirancang
- Tiba lewat, apabila penceramah akan tiba tetapi selepas waktu mula dijadualkan.
- Tidak tiba pada hari itu, atas apa-apa sebab.
- Tidak hadir tetapi boleh dihubungi dari jauh, contohnya melalui pautan video.
- Menarik diri saat akhir sebelum acara.
- Hadir tetapi tidak dapat menyampaikan sesi sepenuhnya.
Pilihan sandaran mengikut jenis sesi
| Jenis sesi | Pilihan untuk dipersetujui lebih awal | Siapa memutuskan |
|---|---|---|
| Ucaptama | Penyampaian jarak jauh jika pautan stabil tersedia, penceramah kedua yang dinamakan daripada organisasi yang sama, perbualan bermoderator bersama ahli panel | Penanggungjawab acara bersama pengerusi program |
| Panel | Teruskan dengan panel lebih kecil, majukan panel yang lebih ringan, lanjutkan soalan moderator | Moderator bersama ketua projek |
| Bengkel atau sesi selari | Pendekkan dan gabungkan dengan bilik bersebelahan, tukar dengan sesi kemudian | Ketua projek |
| Taklimat pengawal selia atau tetamu | Minta kenyataan bertulis atau nota rakaman, tawarkan sesi soal jawab pendek bersama timbalan | Penanggungjawab acara, selepas bercakap dengan organisasi berkenaan |
Putuskan bila untuk menukar
- Setujui waktu pengesahan terkini bagi setiap sesi penting sekali, seperti waktu tertentu sebelum sesi bermula.
- Namakan siapa menghubungi penceramah, siapa menghubungi pejabat penceramah, dan siapa memutuskan.
- Jika pencetus dicapai, orang yang memutuskan memilih antara pilihan yang dipersetujui tanpa memanggil jawatankuasa bermesyuarat semula.
- Maklumkan moderator dan pembekal AV dahulu, kemudian kemas kini skrin pentas dan mesej peserta.
- Catat perubahan dan masanya, dan kaji selepas acara.
Maklumkan peserta dengan jelas
Pengumuman pendek dan tenang daripada moderator atau pengerusi lebih baik daripada penggantian secara senyap. Nyatakan apa yang berubah dan apa yang akan berlaku seterusnya, tanpa butiran tentang keadaan penceramah. Sediakan teks lebih awal dan luluskan bersama penanggungjawab acara.
Kemas kini aturan pelaksanaan dengan susunan baharu dan semak bahawa waktu panggilan penceramah serta isyarat pembekal disahkan, bukan diandaikan.
Semak kaitan dengan pembekal dan individu utama
Jika ketidakhadiran penceramah berpunca daripada masalah pembekal, seperti tempahan penerbangan terlepas, gunakan pelan sandaran kegagalan pembekal. Jika hanya seorang yang tahu maklumat hubungan dan urusan penceramah, rekodkan dalam daftar kebergantungan individu utama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penceramah utama lewat pada pagi acara
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persidangan pembelajaran profesional rekaan untuk kira-kira 280 peserta dibuka dengan ucaptama 40 minit oleh penceramah luar negara. Pejabat penceramah memaklumkan urus setia semasa sarapan bahawa penerbangan tertangguh dan masa ketibaan tidak pasti.
Penanggungjawab acara, sebagai orang yang memutuskan, memilih pilihan yang dipersetujui lebih awal: moderator memulakan dengan perbualan bermoderator bersama seorang ahli panel, ucaptama dialihkan ke selepas makan tengah hari jika penceramah tiba, dan pengumuman pendek dibacakan pengerusi. Pembekal AV dimaklumkan susunan baharu, dan turutan pelaksanaan dikemas kini serta diedarkan semula kepada semua pembekal oleh ketua projek.
Gunakan sendiri
Jadual kontingensi ketidakhadiran penceramah
Salin satu baris bagi setiap sesi penting sekali atau penting. Tandakan Belum diputuskan, bersama penanggungjawab dan tarikh, bagi sel yang masih terbuka.
| Sesi dan masa | Keutamaan | Jenis ketidakhadiran dirancang | Pilihan sandaran 1 | Pilihan sandaran 2 | Waktu pengesahan terkini | Siapa memutuskan | Mesej kepada peserta diluluskan oleh | Pembekal untuk dimaklumkan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Penting sekali / Penting / Fleksibel | ||||||||
| Penting sekali / Penting / Fleksibel | ||||||||
| Penting sekali / Penting / Fleksibel |
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program kecil dengan moderator yang boleh mengisi kekosongan.
- Penceramah tempatan dan telah mengesahkan perjalanan secara bertulis.
- Pengerusi jawatankuasa berada di tapak dan boleh memutuskan dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penceramah antarabangsa, dengan banyak pejabat dan urusan perjalanan untuk dijejaki.
- Taklimat pengawal selia atau tetamu ialah tarikan utama dan tiada siapa bertanggungjawab atas hubungan itu.
- Program dengan beberapa sesi selari dan satu perubahan menjejas bilik, pembekal dan pentas.
Mahu sandaran sesi dipersetujui sebelum acara?
Diagnostik perancangan boleh menyemak program dan urusan penceramah anda, menandakan sesi yang tiada sandaran atau tiada orang yang memutuskan, dan memberi pelan tindakan mengikut keutamaan dengan tarikh. Hal perjalanan, kesihatan dan visa tetap menjadi urusan penceramah dan organisasi mereka sendiri. Hantar program anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah sentiasa menyimpan penceramah simpanan?
Hanya bagi sesi penting sekali. Bagi yang lain, moderator, sesi lebih pendek atau pertukaran biasanya mencukupi. Tanya pengerusi program sesi mana yang penting sekali sebelum mencari sesiapa.
Bolehkah kami menukar susunan program tanpa memberitahu pembekal?
Tidak. Isyarat pentas, AV dan terjemahan lisan bergantung pada susunan. Sebarang perubahan melalui aturan pelaksanaan, dan setiap pembekal terlibat mengesahkan masa baharu.
Bagaimana jika penceramah tidak hadir kerana sebab kesihatan?
Itu hal penceramah dan orang yang dihubunginya. Peranan penganjur ialah melindungi program dan memutuskan sandaran, serta menganggap sebab itu peribadi kecuali penceramah memilih untuk berkongsi.
Adakah diagnostik perancangan memberitahu program sudah sedia?
Diagnostik kesediaan perancangan menyenaraikan keputusan yang belum selesai. Jika jawapannya tidak diketahui, item itu kekal terbuka sehingga diselesaikan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.