讲者迟到或缺席的应对

按重要程度给场次分类

主打主题演讲、观众专程来听的监管机构说明会、六人小组讨论，情况各不相同。把每个场次标为关键、重要或灵活。

关键场次要有指定的备选方案和事先商定的触发条件。灵活场次通常由主持人加上相邻场次的短暂延长即可处理。

需要规划的缺席类型

• 迟到：讲者会到，但晚于预定开始时间。
• 当天没有到场，原因不论。
• 人不在场，但可以远程参与，例如视频连线。
• 活动前最后一刻退出。
• 人到了，但无法完整进行该场次。

按场次类型准备备选方案

决定何时切换

1. 为每个关键场次商定最晚确认时间，例如该场次开始前的某个时间点。
2. 写明谁联系讲者、谁联系讲者的办公室、谁来决定。
3. 一旦触发，决定人在已商定的选项中选择，不必重新召集委员会。
4. 先通知主持人和视听供应商，再更新舞台屏幕和发给参会者的讯息。
5. 记录变动及时间，事后复盘。

向参会者清楚说明

由主持人或主席作简短、平静的通告，比悄悄换人更好。说明发生了什么变化、接下来会怎样，不必透露讲者的个人情况。措辞事先准备好，并与活动负责人一起批准。

按新顺序更新执行流程表，讲者到场时间和供应商提示点都要逐一确认，不要想当然。

检查与供应商和关键人员的关联

如果讲者缺席源于供应商问题，例如订不上航班，请参考供应商履约失败备用方案。如果只有一个人掌握讲者的联络和安排，请记录在关键人员依赖登记里。