Kurangkan kebergantungan pada seorang individu utama
Seorang rakan sekerja memegang spreadsheet pendaftaran, hubungan dengan venue dan hubungan dengan penceramah, dan beliau akan bercuti tidak lama lagi.
Jawapan ringkas
Daftar kebergantungan individu utama menyenaraikan orang yang ketiadaannya akan menghentikan atau melambatkan acara, apa yang hanya mereka tahu, pegang atau luluskan, siapa menggantikan mereka dan apa yang telah diserahkan. Bina bagi peranan yang penting, bukan bagi semua orang dalam pasukan.
Tujuannya memindahkan pengetahuan daripada satu kepala ke tempat bersama sebelum ia diperlukan, supaya pasukan dan individu itu sama-sama dibantu.
Apa yang dikira individu utama
Individu utama ialah sesiapa yang jawapan jujurnya kepada "apa yang berlaku jika mereka tiada seminggu" ialah "sesuatu terhenti". Mereka mungkin kanan atau junior. Selalunya ia penyelaras yang membina spreadsheet atau sukarelawan yang tahu orang untuk dihubungi di venue.
Kebergantungan juga berkaitan kuasa: satu-satunya orang yang boleh meluluskan perbelanjaan, meluluskan pengesahan penceramah atau menandatangani bagi pembekal.
Empat jenis kebergantungan untuk dicari
- Pengetahuan: cara sistem berfungsi, mengapa keputusan dibuat, sejarah pembekal dan venue.
- Akses: fail, akaun, platform, kunci atau pas yang dipegang seorang. Rekodkan siapa mempunyai akses, bukan kata laluan.
- Kuasa: kelulusan atau tandatangan yang dipegang seorang sahaja.
- Hubungan: pembekal, penceramah atau pihak venue yang hanya berurusan dengan seorang.
Membina daftar
- Senaraikan aliran kerja, seperti pendaftaran, program, kewangan, venue dan pembekal, dan orang yang mengetuai setiap satu.
- Bagi setiap orang, tulis apa yang akan terhenti atau perlahan jika mereka tiada seminggu.
- Namakan pengganti yang telah diperkenalkan kepada penghubung berkenaan dan telah menunjukkan mereka boleh melakukan tugas itu.
- Rekodkan item serahan, seperti folder bersama, prosedur bertulis dan e-mel pengenalan kepada penghubung utama.
- Kaji daftar pada tarikh tetap, dan sekali lagi setiap kali seseorang berhenti atau skop berubah.
Jadual sebagai titik mula
| Peranan | Apa yang hanya mereka tahu, pegang atau luluskan | Kesan jika tiada | Pengganti | Item serahan dan tarikh |
|---|---|---|---|---|
| Ketua pendaftaran | Senarai peserta, padanan bayaran, akaun pentadbir platform | Tiada daftar masuk atau padanan bayaran | Pegawai urus setia | Eksport bersama dan prosedur satu halaman, pada tarikh yang ditetapkan |
| Penghubung venue | Perubahan pelan lantai, orang untuk dihubungi di venue, nota lawatan tapak | Soalan pembekal tidak terjawab | Ketua projek | Nota dan e-mel pengenalan, pada tarikh yang ditetapkan |
| Bendahari | Orang yang meluluskan tunggal bayaran dan penggunaan rizab | Bayaran pembekal dan penggantian terhenti | Timbalan bendahari dinamakan secara bertulis | Kelulusan diwakilkan secara bertulis, dengan had |
| Penyelaras penceramah | Maklumat hubungan penceramah dan butiran perjalanan | Isu penceramah tidak dapat diselesaikan | Pembantu program | Helaian hubungan dikongsi dengan selamat |
Menampung jurang tanpa mencipta yang baharu
Pengganti dikira bersedia selepas melakukan tugas itu. Minta mereka melaksanakan satu tugas rutin, seperti ujian daftar masuk, sebelum acara. Jika pengganti juga bergantung pada sistem yang sama, catat dalam daftar.
Jika individu utama juga penghubung pembekal, kaitkan entri dengan pelan sandaran kegagalan pembekal. Jika ketiadaan mereka menjejas penceramah, semak kontingensi ketidakhadiran penceramah. Gunakan pembina matriks tanggungjawab untuk mencari tugas tanpa penanggungjawab yang dinamakan, dan aturan pelaksanaan untuk menamakan siapa memanggil setiap isyarat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penyelaras yang akan bercuti
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan pendidikan rekaan menganjurkan persidangan dua hari untuk kira-kira 300 peserta. Penyelaras program memegang helaian hubungan penceramah, spreadsheet semakan abstrak dan hubungan dengan pengurus acara hotel, dan akan bercuti sepuluh hari pada bulan terakhir.
Ketua urus setia membina daftar, menamakan pembantu program sebagai pengganti, menjadualkan serahan satu jam, memindahkan spreadsheet dan helaian hubungan ke folder bersama dengan akses terkawal, dan mengatur e-mel pengenalan kepada pengurus acara hotel. Bendahari juga merekodkan wakil kelulusan secara bertulis sehingga had yang dinyatakan.
Gunakan sendiri
Daftar kebergantungan individu utama
Salin satu baris bagi setiap individu atau peranan utama. Kaji pada tarikh tetap dan setiap kali seseorang berhenti.
| Individu atau peranan | Apa yang hanya mereka tahu, pegang atau luluskan | Kesan jika tiada seminggu | Pengganti dinamakan | Item serahan | Serahan selesai (tarikh) | Tarikh semakan |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil yang peranan setiap orang kelihatan kepada yang lain.
- Prosedur dan fail sudah berada di tempat bersama.
- Pengganti pernah digunakan dalam acara lepas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Seorang individu memikul pendaftaran, program dan hubungan pembekal.
- Acara di beberapa jabatan atau jawatankuasa dan tiada siapa mempunyai pandangan penuh.
- Individu utama akan berhenti, atau serahan daripada acara lepas tidak pernah berlaku.
Perlu kebergantungan dipetakan dan diserahkan?
Diagnostik perancangan boleh menyemak aliran kerja anda, menunjukkan di mana seorang memegang pengetahuan, akses atau kelulusan, dan memberi pelan tindakan mengikut keutamaan dengan pengganti dinamakan dan tarikh. Ia menyokong serahan pasukan anda, dan orang yang memegang hubungan itu tetap penting. Hantar senarai peranan utama anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ini sama dengan matriks tanggungjawab?
Tidak. Matriks tanggungjawab menunjukkan siapa bertanggungjawab bagi setiap tugas. Daftar kebergantungan menunjukkan apa yang hilang daripada acara jika individu tertentu tiada, dan siapa menampung. Gunakan kedua-duanya.
Adakah kami merekodkan kata laluan dalam daftar?
Tidak. Rekodkan siapa mempunyai akses dan di mana maklumat log masuk disimpan mengikut peraturan organisasi anda. Pastikan daftar bebas rahsia.
Berapa orang patut ada dalam daftar?
Hanya mereka yang ketiadaannya akan menghentikan atau melambatkan acara. Bagi kebanyakan acara profesional ini tiga hingga enam orang.
Bagaimana jika individu utama tidak mahu berkongsi pengetahuan?
Terangkan bahawa daftar melindungi acara dan individu itu, contohnya semasa cuti. Pengerusi jawatankuasa atau penanggungjawab acara patut meminta serahan dan bersetuju tentang tarikh.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.