Rancang tindakan jika pembekal gagal
Acara anda bergantung pada lima atau enam pembekal, dan pelan jika satu gagal kini hanyalah harapan.
Jawapan ringkas
Pelan sandaran pembekal menjawab empat soalan bagi setiap pembekal kritikal: bagaimana kita tahu keadaan menjadi buruk, apa sandarannya, siapa boleh meluluskan kos penukaran, dan apa kata kontrak. Buat hanya bagi pembekal yang kegagalannya akan menghentikan atau mengubah program dengan teruk.
Pelan ini membantu anda melihat keputusan, wang dan soalan kontrak sebelum tekanan tiba.
Pilih pembekal yang penting
Susun pembekal mengikut apa yang berlaku jika mereka tidak menyampaikan. Kegagalan katering serius tetapi boleh dipulihkan; kegagalan platform pendaftaran pada pagi acara, atau pembekal AV yang tidak tiba, mengubah seluruh hari.
Sasarkan senarai pendek tiga hingga lima pembekal kritikal. Senarai panjang akan diabaikan.
Empat soalan bagi setiap pembekal
| Soalan | Apa yang ditulis | Penanggungjawab |
|---|---|---|
| Bagaimana kita tahu lebih awal? | Tanda amaran yang boleh diperhatikan: tarikh penting terlepas, e-mel tidak berjawab, deposit tidak dibayar, perubahan kakitangan utama, semakan tapak yang ditangguhkan. | Ketua projek atau urus setia |
| Apakah sandarannya? | Sebut harga kedua dalam fail, pembekal alternatif, perkhidmatan dalaman venue, skop dikurangkan. Nyatakan apa yang tidak mampu dilakukan sandaran itu. | Penanggungjawab acara |
| Siapa meluluskan kos penukaran? | Orang yang dinamakan untuk meluluskan dan julat jumlah, dan seberapa cepat kelulusan boleh diberikan. | Kewangan bersama penanggungjawab acara |
| Apa kata kontrak? | Terma notis, pembatalan, penggantian, liabiliti dan pembayaran. Serahkan kepada pihak yang menyemak kontrak, bukan ditafsirkan sendiri. | Penanggungjawab kontrak yang diberi kuasa dan, jika perlu, penasihat undang-undang |
Titik semakan amaran awal
- Tetapkan satu tarikh penting bagi setiap pembekal, seperti pelan lantai disahkan, senarai keperluan teknikal (rider) akhir atau senarai peserta akhir.
- Kaji tarikh penting setiap minggu pada bulan terakhir, dan catat yang terlewat.
- Setujui apa yang dicetuskan oleh tarikh penting terlewat: panggilan, amaran bertulis atau pengaktifan sandaran.
- Rekodkan siapa memegang maklumat hubungan pembekal di venue dan siapa boleh bercakap dengan mereka pada hari acara.
Kaitkan dengan wang, kontrak dan orang
Gunakan lembaran pendedahan pembatalan untuk melihat apa yang sudah dibayar atau dijanjikan, dan kalkulator senario kontingensi untuk membandingkan rizab dengan kos sandaran. Semak sama ada sandaran bergantung pada seorang yang memegang hubungan pembekal, menggunakan daftar kebergantungan individu utama.
Jika kegagalan pembekal menjejas penceramah, sesi atau susunan program, kaitkan dengan kontingensi ketidakhadiran penceramah supaya kedua-dua pelan tidak bercanggah.
Kelemahan biasa
- Pembekal sandaran yang tidak pernah dihubungi dan mungkin tidak tersedia pada tarikh itu.
- Deposit dibayar kepada pembekal tanpa terma bertulis bagi penggantian.
- Tiada siapa diberi kuasa meluluskan pengganti berkos lebih tinggi dalam masa singkat.
- Pembekal dalaman venue dianggap sandaran tanpa mengesahkan ia mampu menambah kapasiti.
- Sandaran yang berfungsi pada hari acara tetapi tidak bagi penyediaan atau masuk barang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Platform pendaftaran dengan vendor yang lewat
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah badan profesional rekaan menganjurkan persidangan sehari untuk kira-kira 350 ahli. Vendor pendaftaran baharu, dan eksport senarai peserta akhir perlu diserahkan sepuluh hari sebelum acara. Vendor terlepas tarikh penting pertama sebanyak dua hari.
Kerana pelan sudah wujud, urus setia sudah tahu pencetusnya: tarikh penting terlepas bermakna panggilan dan permintaan bertulis, dan kegagalan kedua mengaktifkan sandaran daftar masuk berasaskan spreadsheet dengan senarai bercetak, di bawah ketua pendaftaran. Bendahari telah meluluskan lebih awal jumlah tertentu bagi percetakan dan kakitangan tambahan. Pasukan meminta penanggungjawab kontrak menyemak terma vendor sebelum sebarang denda dibincangkan.
Gunakan sendiri
Helaian sandaran kegagalan pembekal
Salin satu blok bagi setiap pembekal kritikal. Hadkan kepada satu halaman dan kaji setiap minggu pada bulan terakhir.
- Pembekal dan apa yang dibekalkan:
- Mengapa kegagalan akan menghentikan atau mengubah program:
- Tanda amaran awal dan tarikh penting yang dipantau:
- Siapa memantau, dan berapa kerap:
- Apa yang dicetuskan oleh tarikh penting terlewat (panggilan, notis bertulis, aktifkan sandaran):
- Pilihan sandaran dan apa yang tidak mampu dilakukannya:
- Adakah sandaran sudah dihubungi dan tersedia pada tarikh itu? Ya / Tidak / Tidak diketahui:
- Siapa meluluskan kos penukaran, sehingga jumlah berapa:
- Perkara kontrak yang dihantar kepada penanggungjawab kontrak untuk semakan:
- Kesan kepada penyediaan, turutan pelaksanaan dan pembekal lain:
- Siapa memaklumkan peserta atau penceramah jika perubahan itu kelihatan:
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hanya beberapa pembekal, semuanya dengan terma bertulis dan penghubung yang responsif.
- Pasukan pernah menjalankan format ini dan tahu alternatifnya.
- Kewangan telah meluluskan rizab dan orang yang dinamakan untuk meluluskan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal bergantung antara satu sama lain, seperti AV, pentas dan pendaftaran.
- Acara menggunakan pembekal yang tidak biasa atau platform baharu tanpa rujukan.
- Tiada siapa pasti siapa boleh meluluskan perbelanjaan kecemasan, dan kontrak belum disemak.
Mahu pelan sandaran pembekal anda disemak?
Diagnostik perancangan boleh meneliti pembekal kritikal anda, menunjukkan yang mana tiada sandaran, tiada orang yang meluluskan atau tiada semakan kontrak, dan memberi pelan tindakan mengikut keutamaan dengan penanggungjawab dan tarikh. Tafsiran kontrak dan sebarang kesimpulan undang-undang tetap menjadi urusan penanggungjawab atau penasihat anda. Hantar senarai pembekal utama anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak pembekal sandaran yang kami perlukan?
Satu bagi setiap pembekal kritikal biasanya memadai, asalkan ia telah dihubungi dan tersedia pada tarikh anda. Bagi pembekal yang kegagalannya tidak menghentikan program, catatan tentang apa yang akan dilakukan sudah cukup.
Perlukah membayar deposit kepada pembekal sandaran?
Biasanya tidak. Minta sebut harga bertulis dan ketersediaan tarikh, rekodkannya, dan biar kewangan memutuskan sama ada menahan tempat berbaloi menggunakan kalkulator senario kontingensi.
Bolehkah kami menahan bayaran daripada pembekal yang gagal?
Itu bergantung pada kontrak. Sahkan dengan penanggungjawab kontrak atau penasihat undang-undang anda sebelum bertindak.
Siapa patut bercakap dengan pembekal yang terlewat?
Orang yang memegang hubungan itu, bersama ketua projek, dan secara bertulis supaya rekod jelas. Bawa kepada jawatankuasa apabila pencetus dalam helaian dicapai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.