Uji pelan kontingensi dengan latihan simulasi
Pelan kontingensi anda kemas di atas kertas, tetapi belum diuji sama ada orang bernama tahu tugas mereka.
Jawapan ringkas
Latihan simulasi ialah perbincangan berstruktur di bilik mesyuarat, apabila pasukan dan pembekal utama membincangkan senario rekaan langkah demi langkah dan menyatakan apa yang akan diputuskan, siapa dihubungi dan apa dikatakan. Ia menemui jurang dalam keputusan, tanggungjawab dan maklumat sebelum acara sebenar menemuinya.
Ia ialah perbincangan perancangan tentang keputusan dan serahan tugas. Prosedur keselamatan, perubatan dan pemindahan ialah urusan venue dan profesional kecemasan, yang mungkin menjemput anda menyertai latihan mereka sendiri.
Apa itu simulasi dan apa yang bukan
Peserta duduk mengelilingi meja dengan pelan di hadapan mereka. Fasilitator membaca senario ringkas, menambah maklumat baharu secara berperingkat, dan bertanya 'apa yang berlaku seterusnya, dan siapa memutuskan?'. Tiada siapa mengalihkan perabot atau melatih tindakan fizikal.
Nilainya datang daripada perbualan: mendapati dua orang menyangka mereka memegang keputusan yang sama, atau tiada siapa ada nombor luar waktu pejabat pembekal.
Siapa patut mengambil bahagian
- Penanggungjawab acara dan orang yang akan memutuskan pada hari itu.
- Ketua projek atau penganjur utama.
- Wakil venue dan pembekal utama, seperti AV dan pendaftaran, jika mereka bersetuju.
- Wakil komunikasi, jika kenyataan awam mungkin diperlukan.
- Seorang pencatat yang merekodkan keputusan dan jurang, dan tidak mengambil bahagian dalam perbincangan.
Bentuk 90 minit
| Minit | Bahagian | Apa yang berlaku |
|---|---|---|
| 0 hingga 10 | Tetapkan asas | Nyatakan tujuan, peraturan asas dan bahawa ia perbincangan, bukan ujian terhadap individu. |
| 10 hingga 35 | Senario 1 | Baca situasi pembukaan, kemudian tambah dua atau tiga maklumat baharu. Selepas setiap satu, tanya siapa memutuskan, siapa dimaklumkan dan apa dikatakan. |
| 35 hingga 60 | Senario 2 | Ulang dengan jenis masalah berbeza, seperti kegagalan pembekal atau penceramah lewat. |
| 60 hingga 80 | Jurang dan tindakan | Senaraikan apa yang tidak jelas, tiada atau bercanggah. Tetapkan penanggungjawab dan tarikh bagi setiap satu. |
| 80 hingga 90 | Penutup | Setujui apa yang berubah dalam pelan dan siapa mengemas kininya. Ucap terima kasih kepada peserta. |
Pilih senario yang menguji keputusan
Pilih senario daripada daftar anda sendiri yang melibatkan beberapa pasukan, seperti senario cuaca atau pengangkutan, atau kegagalan pembekal. Elakkan senario yang memerlukan tindak balas perubatan, kebakaran atau keselamatan; bagi itu, tanya venue latihan apa yang sudah dijalankannya.
Tulis satu perenggan pembukaan dan tiga atau empat maklumat tambahan pada kad. Maklumat tambahan ialah maklumat baharu, seperti 'pejabat penceramah utama menelefon untuk memaklumkan mereka lewat' atau 'platform pendaftaran menunjukkan ralat'.
Soalan selepas setiap maklumat tambahan
- Siapa memutuskan ini, dan adakah mereka tahu itu tugas mereka?
- Apakah maklumat yang mereka perlukan, dan dari mana mereka memperolehnya?
- Siapa mesti dimaklumkan, dalam turutan apa, dan oleh siapa?
- Berapa kosnya, dan siapa boleh meluluskan? Lihat kalkulator senario kontingensi.
- Bahagian mana aturan pelaksanaan berubah, dan pembekal mana mesti mengesahkan?
- Apa yang akan kita katakan kepada peserta?
Rekod dan susulan
- Pencatat menulis setiap keputusan, jurang dan soalan terbuka, dengan nama.
- Susun jurang kepada: tiada penanggungjawab, tiada maklumat, tiada kuasa, tiada komunikasi.
- Setujui tindakan dengan penanggungjawab dan tarikh dalam masa sehari selepas sesi.
- Kemas kini pelan dan edarkan versi semakan kepada semua yang mengambil bahagian.
- Ulang latihan pada senario berbeza lebih dekat dengan acara, jika masa mengizinkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Latihan kegagalan pembekal untuk forum rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan merancang forum sehari untuk kira-kira 200 peserta. Dalam sesi 90 minit bersama pegawai acara venue dan pembekal AV, fasilitator membaca: lori pembekal AV tersangkut dan tiba selepas waktu masuk barang.
Perbincangan menunjukkan ketua projek menganggap venue boleh membawa mikrofon dalamannya, sementara venue menganggap penganjur akan meluluskannya. Tiada siapa bertanggungjawab atas panggilan kepada peserta tentang permulaan yang lewat. Tiga tindakan dihasilkan: sahkan secara bertulis apa yang boleh ditawarkan venue, namakan orang yang memutuskan pembukaan lewat, dan sediakan mesej peserta.
Gunakan sendiri
Skrip latihan simulasi dan helaian rekod
Gunakan ini sebagai agenda dan rekod. Isi senario sebelum sesi dan baris rekod semasa sesi.
- Tujuan latihan dan peraturan asas, dibaca pada permulaan:
- Peserta dan peranan, termasuk pencatat:
- Perenggan pembukaan Senario 1:
- Maklumat tambahan Senario 1, nombor 1, 2 dan 3 (satu baris setiap satu):
- Bagi setiap maklumat tambahan: siapa memutuskan, maklumat diperlukan, siapa dimaklumkan, apa dikatakan, kos, siapa meluluskan:
- Perenggan pembukaan dan maklumat tambahan Senario 2:
- Jurang ditemui, disusun sebagai: tiada penanggungjawab / tiada maklumat / tiada kuasa / tiada komunikasi:
- Tindakan dengan penanggungjawab dan tarikh:
- Perubahan pada pelan dan siapa mengemas kininya:
- Tarikh pelan semakan diedarkan dan tarikh latihan seterusnya:
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil yang sudah bermesyuarat, dengan satu set risiko yang jelas untuk diuji.
- Rakan sekerja yang sudi memudahcara tanpa mempunyai jawapannya.
- Venue dan pembekal bersedia menyertai selama sejam.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pasukan dan pembekal mesti berada dalam bilik dan tiada siapa pernah memudahcara.
- Pelan itu baharu dan jawatankuasa mahu fasilitator neutral mencari jurang.
- Dapatan perlu ditukar menjadi pelan semakan, dengan penanggungjawab, sebelum acara.
Mahu latihan dipandu dan jurang ditutup?
Diagnostik perancangan boleh menyediakan senario daripada daftar risiko anda sendiri, memudahcara perbincangan pendek bersama pasukan dan pembekal anda, dan menukar jurang menjadi pelan tindakan mengikut keutamaan dengan penanggungjawab dan tarikh. Prosedur kecemasan dan latihan venue kekal urusan venue dan profesional kecemasan. Hantar daftar risiko dan senarai pembekal utama; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah latihan simulasi sama dengan latihan kebakaran?
Tidak. Simulasi ialah perbincangan tentang keputusan dan komunikasi, diadakan di bilik mesyuarat. Latihan kebakaran dan pemindahan ialah urusan venue dan profesional yang berkelayakan.
Berapa banyak senario patut dijalankan?
Dua dalam sesi 90 minit sudah memadai. Lebih banyak senario biasanya bermakna perbincangan cetek. Pilih yang melibatkan beberapa pasukan dan menguji siapa memegang keputusan.
Perlukah pembekal hadir?
Yang muncul dalam senario patut hadir, jika mereka bersetuju. Pandangan mereka tentang apa yang akan dilakukan selalunya berbeza daripada andaian pelan.
Bagaimana ini berkaitan dengan diagnostik perancangan?
Diagnostik kesediaan perancangan menyenaraikan keputusan belum selesai lebih awal. Simulasi kemudian menguji sama ada jawapan itu bertahan apabila orang perlu menggunakannya. Tiada satu pun memberi keputusan semuanya baik-baik sahaja.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.