简要回答
关键人员依赖登记，列出哪些人缺席会让活动停顿或变慢。它也写明哪些事只有他们知道、掌握或有权批准，由谁代为顶上，以及已交接了什么。只为重要岗位建立，不必涵盖团队里的每个人。
目的是在需要之前，把知识从一个人的脑子里转移到共享的地方，让团队和这位同事都有保障。
什么算关键人员
如果“他有一周不在会怎样”的诚实回答是“有些事会停下来”，这个人就是关键人员。可能资深，也可能是新人。常见的是做出那份表格的协调员，或认识场地联络人的志愿者。
依赖也涉及权限：只有这个人能批准开支、发出讲者确认，或替供应商签字。
要找的四种依赖
- 知识：系统如何运作、为什么作出某项决定、供应商和场地的往来历史。
- 访问权限：只有一个人掌握的文件、账户、平台、钥匙或通行证。记录谁有权限，不记录密码。
- 审批权：由单一个人持有的签批或批准。
- 关系：只与某一个人打交道的供应商、讲者或场地联络人。
建立登记表
- 列出各条工作线，例如报名、议程、财务、场地和供应商，以及各自的负责人。
- 为每个人写下：他们缺席一周，什么会停下或变慢。
- 指定一位后备人员，引荐给相关联络人，并确认他能做这项工作。
- 记录交接事项，例如共享文件夹、书面流程，以及向主要联络人的引荐电邮。
- 在固定日期复核登记表，有人离开或工作范围变动时再复核一次。
可以从这张表开始
| 岗位 | 只有他们知道、掌握或批准的事 | 缺席时的影响 | 后备人员 | 交接事项与日期 |
|---|---|---|---|---|
| 报名负责人 | 参会名单、付款对账、平台管理员账户 | 无法签到或对账 | 秘书处职员 | 共享导出文件和一页流程，在指定日期前完成 |
| 场地联络人 | 平面图改动、场地联络人、实地查看记录 | 供应商的疑问无人回复 | 项目负责人 | 记录和引荐电邮，在指定日期前完成 |
| 财政 | 付款和预留金动用的唯一批准人 | 供应商付款和替换停滞 | 书面指定的副财政 | 书面授权审批，并设上限 |
| 讲者协调员 | 讲者联络方式和行程细节 | 讲者问题无法解决 | 议程助理 | 联络表以安全方式共享 |
补上缺口，但不制造新缺口
后备人员做过这项工作，才算数。请他们在活动前完成一项例行工作，例如签到测试。如果后备人员也依赖同一个系统，也要写进登记表。
关键人员若同时是供应商联络人，请对照供应商履约失败备用方案；若他们缺席会影响讲者，请检查讲者缺席应急。用活动职责分工矩阵生成器找出没有指定负责人的任务，用执行流程表写明每个提示点由谁来喊。
实例演示 · 虚构示例
即将休假的协调员
机构与数字均为虚构，仅作示意。
一个虚构的教育协会正在筹备约300名代表参加的两天会议。议程协调员掌握讲者联络表、摘要评审表格和与酒店活动经理的关系。他将在最后一个月休假十天。
秘书处主管建立了登记表，指定议程助理为后备，并安排一小时的交接。表格和联络表搬到有权限控制的共享文件夹，也向酒店活动经理发了引荐电邮。财政以书面记录了规定上限内的授权审批。
可直接使用
关键人员依赖登记表
每位关键人员或岗位复制一行。在固定日期复核，有人离开时也要复核。
| 人员或岗位 | 只有他们知道、掌握或批准的事 | 缺席一周的影响 | 指定后备人员 | 交接事项 | 交接完成（日期） | 复核日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队小，每个人的岗位对其他人都是可见的。
- 流程和文件已经放在共享的地方。
- 往届活动用过后备人员。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 一个人同时负责报名、议程和供应商关系。
- 活动涉及多个部门或委员会，没有人掌握全貌。
- 关键人员即将离开，或上一届活动根本没有做交接。
需要有人帮忙梳理并完成交接？
如果关键工作只有一个人懂，我们可以用策划诊断检视工作线，找出只由一个人掌握的知识、权限或审批。您会拿到附有指定后备人员和日期的优先行动计划。请把工作线和负责人名单发给我们，我们会回复适合的支持层级和范围。
主办方常见问题
这和职责分工矩阵一样吗？
不一样。职责分工矩阵说明每项任务由谁负责、谁问责；依赖登记说明某个人缺席时活动会失去什么、由谁补位。两者应一起用。
要在登记表里记录密码吗？
不要。记录谁有权限，以及按贵机构规定凭据存放在哪里。登记表本身不应含有机密。
登记表上应该有多少人？
只列缺席会让活动停顿或变慢的人。大多数专业活动是三到六人。
如果关键人员不愿分享他们的知识怎么办？
把登记表说明为保护活动、也保护当事人，例如在其休假期间。由委员会主席或活动负责人提出交接要求，并商定日期。
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