Simpan rekod hubungan penaja yang kemas dan berizin
Kenalan penaja bertaburan dalam peti masuk, telefon dan spreadsheet lama, dan tiada siapa tahu mana boleh dihubungi.
Jawapan ringkas
Rekod penaja yang kemas menyimpan fakta peringkat organisasi dahulu. Kemudian ia menyimpan hanya butiran hubungan yang ada sumbernya, dengan asas untuk menghubungi setiap individu dan tarikh ia direkodkan.
Pastikan peringkat jujur (belum dihubungi, dihubungi, tiada respons, menolak, dalam perbualan, disahkan), dan hadkan data peribadi kepada apa yang diperlukan pendekatan. Penjejak prospek penaja menunjukkan peringkat ini; soalan tentang persetujuan dan peraturan pemasaran dirujuk kepada pegawai perlindungan data anda.
Untuk apa CRM ini
CRM penaja ialah rekod bersama tentang siapa yang didekati, oleh siapa, dengan hasil apa dan apa seterusnya. Ia hanya menyimpan data peribadi yang diperlukan tugas itu.
Kebanyakan masalah datang daripada rekod yang mencampurkan butiran awam organisasi dengan nota peribadi tentang individu, tanpa petunjuk dari mana kedua-duanya datang.
Medan yang wajar ada
| Kumpulan medan | Medan | Kenapa ia ada |
|---|---|---|
| Organisasi | Nama, kategori, sumber awam untuk kesesuaian, fungsi yang memutuskan (disahkan atau belum) | Menunjukkan kenapa dipilih dan apa yang diketahui |
| Kenalan | Nama, peranan, diterbitkan atau diperkenalkan, tarikh ditambah | Mengaitkan kenalan dengan laluan yang sah |
| Asas persetujuan | Bagaimana mereka sampai kepada anda, apa yang dipersetujui, tarikh, siapa merekodkan | Menunjukkan sama ada dan bagaimana anda boleh menghubungi mereka |
| Peringkat | Belum dihubungi, dihubungi, tiada respons, menolak, dalam perbualan, disahkan | Memastikan peringkat prospek jujur |
| Penanggungjawab dan tindakan seterusnya | Seorang yang dinamakan, tindakan, tarikh | Mencegah pendekatan berganda |
| Bukti | Pautan atau fail untuk setiap perubahan peringkat | Menyokong setiap kemajuan |
Medan yang ditinggalkan
- Pendapat peribadi tentang individu, kehidupan peribadi atau media sosial mereka.
- Kategori data sensitif jenis apa pun.
- Tahap minat yang diandaikan atau skor kebarangkalian yang tiada sokongan.
- Kenalan yang disalin daripada senarai sulit tanpa asas yang direkodkan.
Menyediakannya
- Tentukan siapa bertanggungjawab atas CRM dan siapa boleh melihat serta menyunting. Hadkan akses kepada mereka yang perlu.
- Tentukan senarai peringkat dan bukti apa yang memindahkan rekod ke setiap peringkat.
- Masukkan organisasi dahulu, kemudian kenalan hanya dengan sumber dan asas yang diketahui.
- Tambah penanda jangan hubungi yang boleh ditetapkan sesiapa dan disemak semua orang sebelum menghantar.
- Sepakati tempoh rekod disimpan dan siapa menyemaknya, bersama pegawai perlindungan data.
Pilihan alat kurang penting daripada peraturan
Spreadsheet kongsi dengan lajur berkunci boleh melaksanakannya untuk program kecil, dan CRM atas talian sesuai untuk program yang lebih besar. Tanya pegawai perlindungan data anda tentang di mana data disimpan dan siapa boleh mengaksesnya sebelum memilih.
Apa pun alatnya, peraturannya sama: satu penanggungjawab, sumber diketahui, asas dinyatakan dan peringkat jujur. Lihat menjejak peringkat jualan penaja dengan bukti.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menyusun semula spreadsheet lama
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi.
Persatuan Fiktif Pendidik Teknikal mewarisi helaian 85 kenalan. Empat puluh tiada sumber yang direkodkan. Urus setia memindahkan kesemua 85 ke tab kuarantin, memulihkan 22 yang sumbernya ialah laman perkongsian awam atau pengenalan yang direkodkan, dan menghantar selebihnya kepada pegawai perlindungan data untuk keputusan.
Helaian aktif kini hanya menunjukkan 22 kenalan dengan asas, satu peringkat bagi setiap satu dan seorang penanggungjawab. Tiada siapa dihubungi daripada tab kuarantin.
Gunakan sendiri
Senarai medan CRM penaja
Salin ini sebagai tajuk lajur. Setiap baris kenalan memerlukan sumber dan asas sebelum diaktifkan.
- Nama dan kategori organisasi:
- Sumber awam yang menyokong kesesuaian (pautan) dan tarikh dibaca:
- Fungsi pembuat keputusan dan sama ada disahkan oleh organisasi:
- Nama dan peranan kenalan (hanya dengan sumber diketahui):
- Sumber kenalan: saluran diterbitkan / pengenalan dipersetujui / kenalan meminta ditambah:
- Asas persetujuan, apa yang dipersetujui individu, tarikh direkodkan, direkodkan oleh:
- Peringkat: belum dihubungi / dihubungi / tiada respons / menolak / dalam perbualan / disahkan:
- Bukti untuk peringkat semasa (mesej, balasan, dokumen bertandatangan):
- Penanggungjawab, tindakan seterusnya dan tarikh:
- Penanda jangan hubungi dan tarikh ditetapkan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai kecil, satu penanggungjawab dan rekod jelas dari mana setiap kenalan datang.
- Pasukan sanggup meninggalkan apa-apa yang tidak dapat dikesan sumbernya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang memegang senarai bertindih tanpa rekod sumber atau izin.
- Rekod mesti dibersihkan sebelum pusingan seterusnya dan tiada siapa pasti apa yang disimpan.
- Anda mahu takrif medan, peraturan peringkat dan peraturan akses ditulis sebelum lebih ramai menggunakan CRM.
Mahu rekod penaja direka sebelum ia penuh?
Event Blueprint boleh menentukan medan, peraturan peringkat, penanggungjawab dan semakan untuk rekod penaja serta menyediakan soalan untuk pegawai perlindungan data anda, supaya CRM kekal kemas apabila sukarelawan datang dan pergi. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar senarai medan semasa anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami import seluruh senarai ahli ke dalam CRM?
Jangan andaikan boleh. Butiran ahli dikumpul untuk tujuan keahlian. Tanya pegawai perlindungan data anda sama ada dan bagaimana ia boleh digunakan untuk pendekatan penajaan.
Adakah kami perlukan alat CRM berbayar?
Tidak semestinya. Spreadsheet kongsi yang tersusun dengan akses terkawal mencukupi untuk program kecil. Yang penting ialah disiplin sumber, asas, peringkat dan penanggungjawab.
Penaja yang berminat secara lisan patut berada di peringkat mana?
Dalam perbualan, dengan nota apa yang dikatakan. Disahkan memerlukan bukti bertandatangan. Lihat menjejak bantahan untuk merekodkan keraguan dengan jujur.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.