Merancang bukti kehadiran untuk semakan kredit pembelajaran
Badan kredit mungkin meminta bukti kehadiran, yang paling mudah dikumpul semasa acara berlangsung.
Jawapan ringkas
Tanya badan pemberi kredit apa bukti yang diperlukan sebelum acara, kemudian reka langkah pendaftaran dan di tapak untuk merakam tepat perkara itu. Perkara biasa untuk ditanya ialah identiti, ketibaan dan pemergian, kehadiran peringkat sesi dan pautan kepada program yang disampaikan.
Sama ada bukti mencukupi ialah keputusan badan itu, bukan anda. Tugas anda ialah merakamnya secara konsisten dan menyimpannya dengan selamat.
Pilihan bukti dan kompromi setiap satu
| Kaedah | Merakam | Kompromi |
|---|---|---|
| Senarai pendaftaran sahaja | Siapa yang mendaftar | Tidak menunjukkan siapa yang hadir |
| Imbasan atau tandatangan semasa tiba | Ketibaan | Tidak menunjukkan siapa yang kekal |
| Tandatangan peringkat sesi | Kehadiran bagi setiap sesi | Menambah barisan dan keperluan kakitangan |
| Daftar keluar | Pemergian | Mudah terlepas di pintu keluar yang sibuk |
| Log sertai dalam talian | Masa sertai dan keluar bagi sesi maya | Bergantung pada platform dan apa yang dirakamnya |
Langkah merancang bukti
- Hantar pek soalan di bawah kepada badan kredit dan rekod balasan, seperti dalam mengurus sijil tanpa mendakwa kredit CPD yang belum diluluskan.
- Pilih kaedah paling ringan yang memenuhi keperluan yang dinyatakan, kemudian petakan pada program, termasuk di mana kaunter atau pengimbas diletakkan.
- Tentukan apa yang dikira sebagai kehadiran yang mencukupi, bersama badan itu, dan tulis dalam bahasa mudah untuk peserta.
- Beri taklimat kepada pembekal pendaftaran dan kakitangan kaunter, dan rancang cara peserta yang tiba lewat dan yang keluar awal dirakam.
- Tentukan siapa yang menyimpan rekod, di mana, berapa lama dan siapa yang boleh melihatnya. Tanya penasihat perlindungan data anda tentang data peribadi yang terlibat.
- Selepas acara, padankan rekod, rujuk pengecualian kepada orang yang dinamakan, dan keluarkan sijil hanya daripada senarai yang telah dipadankan.
Titik kegagalan
- Mengetahui kemudian bahawa badan mahukan bukti peringkat sesi sedangkan hanya ketibaan dirakam.
- Helaian tandatangan diedarkan di dalam bilik, sukar dibaca dan mudah hilang.
- Rekod disimpan di komputer riba milik seorang individu tanpa sandaran atau penanggungjawab.
- Tiada peraturan untuk peserta lewat, jadi keputusan sijil dibuat kes demi kes.
Semak kos masa
Langkah tandatangan tambahan mengambil minit. Masukkannya ke dalam jadual dan uji keseluruhan hari dengan penyemak tempoh program.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Simposium persatuan farmasi rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Farmasi Komuniti mengadakan simposium sehari dengan 150 peserta dan tiga sesi. Badan itu membalas bahawa ia mahu pengesahan ketibaan dan pemergian untuk sepanjang hari.
Urus setia merancang imbasan di pintu masuk utama dan imbasan semasa keluar, dengan dua kakitangan di setiap titik. Ia bertanya kepada badan itu bagaimana peserta yang keluar untuk mesyuarat dan kembali patut dilayan, dan jawapannya direkodkan sebelum pendaftaran dibuka.
Gunakan sendiri
Pelan pengumpulan bukti kehadiran
Isi setiap baris. Baris yang ditandakan sebagai diputuskan oleh badan mesti datang daripada balasan bertulisnya.
| Perkara | Keputusan atau soalan | Diputuskan oleh | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|
| Bukti yang diperlukan | Apa yang badan perlukan, dan dalam bentuk apa? | Badan | Urus setia |
| Kaedah rakaman | Imbasan, tandatangan atau log | Penganjur, dalam keperluan badan | Pembekal pendaftaran |
| Kehadiran minimum | Apa yang dikira mencukupi? | Badan | Urus setia |
| Lewat dan keluar awal | Bagaimana dirakam dan dilayan? | Badan | Ketua kaunter |
| Simpanan dan akses | Di mana, siapa, berapa lama? | Penganjur, dengan penasihat perlindungan data | Urus setia |
| Tarikh pemadanan | Bila rekod disemak? | Penganjur | Ketua projek |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan badan hanya meminta senarai mudah.
- Seorang individu boleh menyimpan senarai dan memadankannya.
- Kredit disebut hanya selepas badan kredit meluluskannya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Bukti peringkat sesi dalam beberapa bilik atau hari.
- Beberapa badan kredit dengan keperluan yang berbeza.
- Pembekal pendaftaran, kakitangan kaunter dan pintu masuk venue semuanya perlu arahan yang selaras.
Perlukan pelan pengumpulan bukti dibina ke dalam acara?
Event Blueprint boleh menukar jawapan daripada badan kredit kepada keperluan pendaftaran, letak kaunter dan pengimbas, keperluan kakitangan, semakan jadual dan langkah pemadanan. Keputusan kredit tetap di tangan badan, dan rekod tetap di tangan organisasi anda. Hantar program dan keperluan badan kredit anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah senarai pendaftaran bukti yang mencukupi?
Hanya jika badan kredit berkata begitu. Senarai menunjukkan siapa mendaftar, bukan siapa hadir.
Bolehkah kehadiran dikumpul melalui kod QR?
Selalunya boleh, jika badan menerimanya. Tanya pembekal pendaftaran bagaimana imbasan direkodkan dan dieksport.
Berapa lama rekod patut disimpan?
Tanya badan kredit dan penasihat anda sendiri, dan tulis tempoh itu dalam dasar rekod anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.