Tentukan siapa menghantar susulan selepas acara
Acara sudah tamat, peserta dijanjikan susulan, dan tiga pasukan masing-masing menyangka pasukan lain yang menghantarnya.
Jawapan ringkas
Setiap susulan memerlukan satu penanggungjawab bernama, tarikh hantar, sebab yang dikenali peserta, dan semakan bahawa organisasi boleh menghubungi mereka untuk tujuan itu.
Senaraikan susulan sebelum acara tamat. Mesej terima kasih, slaid, tinjauan, tawaran keahlian dan pengenalan rakan kongsi biasanya diuruskan orang berbeza.
Senaraikan setiap susulan yang dijanjikan atau tersirat
Semak halaman pendaftaran, ucapan pembukaan, taklimat penceramah dan perjanjian rakan kongsi. Apa-apa yang peserta diberitahu untuk dijangka ialah komitmen.
Tambah susulan yang pasukan anda mahu, seperti pembaharuan atau edisi seterusnya, dan tandakan secara berasingan. Ia memerlukan semakan kebenaran yang berbeza.
Satu penanggungjawab bagi setiap susulan
| Susulan | Penanggungjawab lazim | Hantar sebelum | Semak sebelum hantar |
|---|---|---|---|
| Terima kasih dan slaid | Urus setia atau komunikasi | Dalam beberapa hari | Kelulusan penceramah untuk berkongsi slaid |
| Tinjauan maklum balas | Penanggungjawab acara | Dalam beberapa hari | Tujuan dinyatakan; nama atau tanpa nama diputuskan |
| Semakan pembelajaran | Ketua program | Tarikh dirancang, contohnya lapan minggu | Kaitkan dengan bukti pembelajaran |
| Tawaran keahlian atau edisi seterusnya | Keahlian atau pemasaran | Selepas ucapan terima kasih | Persetujuan untuk tujuan ini disahkan |
| Pengenalan rakan kongsi | Penanggungjawab kerjasama | Seperti dipersetujui kedua-dua pihak | Kedua-dua pihak setuju diperkenalkan |
Kebenaran untuk menghubungi
Sama ada anda boleh menghantar setiap mesej bergantung pada apa yang peserta setujui semasa pendaftaran dan peraturan data peribadi yang terpakai kepada organisasi anda. Minta pegawai perlindungan data mengesahkan kedudukan bagi setiap tujuan, dan rekodkan jawapan.
Jangan putuskan hal ini dalam pasukan projek. Beri pegawai perlindungan data senarai ringkas: tujuan, data yang dipegang, siapa memegangnya, dan tempoh penyimpanan yang dirancang.
Serahkan yang masih terbuka
- Pindahkan setiap item belum dihantar ke dalam pek serah tugas dengan penanggungjawab dan tarikh.
- Adakan semakan sepuluh minit pada tarikh hantar untuk mengesahkan setiap mesej sudah dihantar.
- Rekodkan balasan yang memerlukan tindakan dan tugaskan kepada seseorang.
- Tutup senarai hanya apabila setiap item dihantar, dibatalkan dengan sebab, atau diserahkan kepada penanggungjawab bernama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum industri dua hari dengan empat susulan dijanjikan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan industri rekaan menjanjikan slaid, tinjauan dan dua pengenalan rakan kongsi. Urus setia menyangka pejabat penceramah menghantar slaid, dan pejabat penceramah menyangka urus setia.
Jadual susulan memberi setiap item penanggungjawab dan tarikh. Tawaran keahlian ditahan sehingga pegawai perlindungan data mengesahkan persetujuan pendaftaran meliputinya. Ia kemudian dihantar hanya kepada peserta yang persetujuannya meliputinya.
Gunakan sendiri
Jadual pemilikan susulan
Salin dan lengkapkan sebelum acara tamat.
| Susulan | Apa yang peserta diberitahu | Penanggungjawab | Tarikh hantar | Kebenaran disemak oleh | Status |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ada dua atau tiga susulan dan seorang individu menghantar semuanya.
- Ayat pendaftaran dan persetujuan sudah dipersetujui.
- Tiada pengenalan rakan kongsi terlibat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pasukan atau rakan kongsi memegang sebahagian data peserta.
- Susulan melibatkan beberapa organisasi, contohnya tuan rumah dan penganjur bersama.
- Tiada siapa jelas tentang kedudukan kebenaran dan penghantaran tertangguh.
Perlukan susulan diuruskan dengan jelas selepas acara?
Pengurus program berulang boleh menyimpan senarai susulan, penanggungjawab dan tarikh dalam kalendar program, supaya janji bersambung dari satu edisi ke edisi lain. Jika keperluan hanya untuk satu acara, ketua projek persidangan boleh menetapkan penanggungjawab, menjejak tarikh dan menyampaikan soalan privasi kepada pihak yang betul. Hantar senarai susulan yang anda janjikan dan siapa memegang data peserta; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila penanggungjawab susulan patut dinamakan?
Sebelum acara, sebaiknya semasa halaman pendaftaran ditulis, kerana halaman itu mencipta janji pertama.
Bolehkah penaja atau rakan kongsi e-mel peserta?
Hanya jika kedudukan kebenaran membenarkan dan pegawai perlindungan data mengesahkannya. Jangan kongsi senarai peserta berdasarkan andaian.
Siapa mengendalikan balasan yang memerlukan tindakan?
Penanggungjawab susulan menyaringnya dan menugaskan setiap satu kepada orang yang betul dalam sasaran hari bekerja yang dinyatakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.