Putuskan sama ada acara diadakan lagi
Jawatankuasa perlu memutuskan sama ada acara diadakan lagi, dan perasaan baik sahaja tidak mencukupi.
Jawapan ringkas
Cadangan edisi seterusnya mengasingkan setiap elemen acara kepada kekal, ubah, henti atau uji, memberi bukti bagi setiap satu, dan menyatakan keputusan yang diperlukan daripada jawatankuasa dan tarikhnya.
Asaskan pada objektif dan bukti dalam penjejak bukti manfaat, dan nyatakan apa yang tidak dapat ditunjukkan bukti. Cadangan untuk mengulang patut menyatakan apa yang mesti kekal benar supaya ia berjaya.
Asingkan keputusan seluruh acara daripada keputusan elemen
Mula-mula tanya sama ada acara patut diadakan lagi. Itu bergantung pada sama ada objektif masih diperlukan, peserta masih memerlukannya, dan organisasi mampu menyediakan sumber.
Kemudian putuskan elemen demi elemen: format, jenis venue, tempoh program, struktur tiket, peranan rakan kongsi. Setiap satu boleh berubah secara bebas.
Jadual keputusan bagi setiap elemen
| Keputusan | Bila digunakan | Apa yang mesti ada dalam cadangan |
|---|---|---|
| Kekal | Bukti menyokongnya dan tiada petunjuk perlu berubah | Mengapa ia berjaya dan apa yang mesti kekal sama |
| Ubah | Bukti menunjukkan masalah dengan penyelesaian munasabah | Perubahan, penanggungjawab, dan cara anda tahu ia berkesan |
| Henti | Kos atau usaha tinggi dan bukti nilai lemah | Apa yang digantikan atau dibebaskan |
| Uji | Bukti tiada atau bercampur | Percubaan kecil, cara menilainya, dan tarikh memutuskan |
Timbang bukti yang sebenarnya ada
- Gunakan bukti yang diperhatikan dahulu, dianggar kedua, dan anggap perkara tidak diukur sebagai tidak diketahui, bukan negatif.
- Baca kedudukan kewangan bersama penjelasan varians dan tafsiran kos setiap peserta, bukan satu jumlah.
- Sertakan usaha kakitangan dan sukarelawan, yang jarang ada dalam bajet.
- Catat perubahan di luar kawalan, seperti acara lain bersaing untuk tarikh sama.
Tulis cadangan supaya boleh diluluskan
- Nyatakan cadangan dalam satu ayat, contohnya: adakan edisi kedua dalam format lebih kecil, tertakluk pada pengesahan dua syarat.
- Senaraikan syarat dan penanggungjawab yang mengesahkan setiap satu.
- Lampirkan jadual elemen dan batas bukti.
- Namakan tarikh keputusan dan apa yang berlaku jika tiada keputusan pada masa itu, seperti kehilangan pilihan venue.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum yang memutuskan edisi kedua
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mengadakan forum sehari dengan 181 peserta. Pendaftaran kukuh, tetapi sesi selari petang menarik kira-kira satu pertiga hadirin, dan usaha kakitangan urus setia jauh melebihi rancangan.
Cadangannya ialah mengadakan edisi kedua, mengekalkan plenari pagi, menukar petang kepada dua bengkel lebih panjang, menghentikan program bercetak, dan menguji slot rangkaian petang dengan ukuran jelas. Ia menyatakan bahawa nilai kepada ahli adalah anggaran, bukan diperhatikan.
Gunakan sendiri
Templat cadangan edisi seterusnya
Salin, lengkapkan dan lampirkan pada kertas lembaga atau jawatankuasa.
- Cadangan dalam satu ayat:
- Objektif masih diperlukan (ya atau tidak, dengan sebab):
- Elemen: kekal / ubah / henti / uji, setiap satu dengan bukti dan penanggungjawab:
- Syarat yang mesti dipenuhi dan siapa mengesahkan setiap satu:
- Kedudukan kos dan usaha, termasuk masa kakitangan:
- Apa yang tidak dapat ditunjukkan bukti:
- Keputusan diperlukan, oleh siapa, bila:
- Jika tiada keputusan pada tarikh itu:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan jawatankuasa sudah bersetuju tentang perubahan utama.
- Seorang individu memegang bukti dan boleh menulis kertas.
- Edisi seterusnya menggunakan format dan jenis venue yang sama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ahli jawatankuasa tidak sependapat dan kertas mesti mengasingkan bukti daripada pilihan.
- Cadangan menjejaskan program berbilang tarikh atau beberapa jabatan.
- Tempahan venue atau pembekal bergantung pada keputusan yang terus tertangguh.
Perlukan bantuan menyiapkan cadangan?
Pengurus program berulang boleh menyimpan bukti, jadual elemen dan kalendar keputusan bersama bagi semua edisi, supaya setiap cadangan membina atas yang sebelumnya. Jika anda hanya perlukan satu keputusan, ketua projek persidangan boleh menyediakan kertas, mengendalikan perbincangan dan mengesahkan syarat dengan penanggungjawabnya. Hantar bukti selepas acara yang anda ada; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah cadangan menyertakan bajet?
Sertakan kedudukan kos dan pemacu utama, dengan julat jika angka belum muktamad. Bajet terperinci menyusul selepas jawatankuasa bersetuju meneruskan.
Bagaimana jika bukti nipis?
Cadangkan ujian atau ulangan bersyarat dan nyatakan bukti apa yang akan dikumpul kali depan. Jangan isi kekosongan dengan andaian.
Siapa patut memutuskan?
Badan yang meluluskan acara asal, dengan maklumat daripada urus setia atau ketua projek. Namakan badan itu dalam kertas.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.