Jejak apa yang disampaikan setiap rakan kongsi
Beberapa rakan kongsi menyokong acara, dan kini jawatankuasa bertanya apa yang sebenarnya disampaikan setiap satu.
Jawapan ringkas
Penjejakan hasil kerjasama membandingkan apa yang setiap rakan kongsi bersetuju sediakan, apa yang rakan kongsi harapkan sebagai balasan, dan apa yang ditunjukkan bukti. Ia menggunakan perjanjian bertulis sebagai garis dasar.
Jejak hasil bagi kedua-dua pihak secara berasingan. Rekodkan hanya keputusan yang boleh dibuktikan, dan tandakan selebihnya sebagai tidak diukur. Hasil rakan kongsi bergantung pada rakan kongsi sendiri, jadi rekod apa yang mereka sahkan.
Mulakan daripada perjanjian bertulis
Senaraikan setiap rakan kongsi dan ambil komitmen tepat seperti ditulis: sumbangan, pendedahan, akses, hasil serahan, tarikh. Kemudian senaraikan apa yang rakan kongsi minta atau harapkan.
Jika komitmen hanya wujud dalam e-mel atau perbualan, tuliskannya dan minta rakan kongsi mengesahkan sebelum acara.
Jadual penjejakan bagi setiap rakan kongsi
| Lajur | Apa yang direkodkan | Sumber bukti |
|---|---|---|
| Komitmen (pihak penganjur) | Apa yang anda setuju sediakan, dengan tarikh | Perjanjian, jadual |
| Komitmen (pihak rakan kongsi) | Apa yang rakan kongsi setuju sediakan | Perjanjian, invois, hasil serahan |
| Manfaat diharapkan | Apa yang rakan kongsi harap peroleh | Taklimat rakan kongsi atau nota permulaan |
| Apa yang berlaku | Disampaikan, sebahagian, tidak disampaikan, dengan tarikh | Foto, log, laporan, pengesahan |
| Bukti hasil | Diperhatikan, dianggar atau tidak diukur | Penjejak bukti manfaat |
| Penanggungjawab susulan | Siapa menutup item terbuka | Individu bernama |
Berhati-hati dengan hasil yang di luar kawalan anda
- Prospek, jualan atau pertanyaan selepas acara bergantung pada susulan rakan kongsi sendiri. Rekodkan apa yang diserahkan, bukan apa yang dimenangi.
- Kongsi data peserta hanya jika persetujuan dan perjanjian membenarkan, seperti disemak dengan pegawai perlindungan data. Lihat susulan peserta.
- Elak menjanjikan atau mengisyaratkan keputusan rakan kongsi dalam laporan.
- Rekodkan perbezaan pendapat secara terbuka, dengan pandangan setiap pihak.
Selesaikan susulan dengan setiap rakan kongsi
- Hantar ringkasan pendek tentang apa yang disampaikan dan apa yang masih terbuka.
- Jemput pembetulan fakta dan persetujui tarikh bagi sebarang susulan.
- Rekodkan pengajaran yang dipersetujui untuk edisi seterusnya.
- Simpan ringkasan akhir bersama perjanjian supaya pasukan seterusnya menjumpai kedua-duanya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga rakan kongsi di persidangan kawasan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan rekaan mempunyai rakan kongsi venue, rakan kongsi media dan rakan kongsi teknologi. Jadual penjejakan menunjukkan rakan kongsi venue dan media menyampaikan seperti dipersetujui, manakala rakan kongsi teknologi membekalkan dua daripada tiga item yang dijanjikan.
Laporan merekodkan item yang tiada sebagai tidak disampaikan dengan sebab yang diberikan rakan kongsi, dan mencatat prospek yang dijangka rakan kongsi diserahkan pada tarikh tertentu. Apa yang mereka lakukan dengannya tidak dijejak dan ditandakan tidak diukur.
Gunakan sendiri
Jadual penjejakan hasil kerjasama
Salin satu jadual bagi setiap rakan kongsi dan simpan bersama perjanjian.
| Komitmen | Pihak | Akhir | Apa yang berlaku | Bukti | Status | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Penganjur | ||||||
| Rakan kongsi | ||||||
| Manfaat diharapkan (kata rakan kongsi) | Rakan kongsi | Diperhatikan / Dianggar / Tidak diukur |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ada satu atau dua rakan kongsi dan perjanjian ringkas serta jelas.
- Rakan kongsi berpuas hati dengan mesej pengesahan mudah.
- Sedikit isu data peserta timbul.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak rakan kongsi dengan komitmen bertindih dan rekod tidak jelas.
- Penganjur bersama atau penaja berselisih tentang apa yang dipersetujui atau disampaikan.
- Data peserta atau pengenalan menimbulkan soalan privasi.
Perlukan komitmen rakan kongsi dijejak dan ditutup?
Pengurus program berulang boleh menyimpan komitmen rakan kongsi, bukti dan item terbuka bagi semua edisi, supaya perjanjian seterusnya bermula daripada apa yang sebenarnya disampaikan. Untuk satu acara, ketua projek persidangan boleh menyelaras rekod rakan kongsi dan mengesahkan fakta dengan setiap pihak. Penjualan penajaan dan hasil rakan kongsi tetap di tangan penaja dan jawatankuasa anda. Hantar perjanjian rakan kongsi anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami melaporkan jualan atau prospek rakan kongsi?
Laporkan hanya apa yang anda serahkan dan apa yang disahkan rakan kongsi. Jangan kemukakan keputusan yang tidak dapat dibuktikan.
Bagaimana jika perjanjian secara lisan?
Tulis terma sekarang, hantar kepada rakan kongsi untuk pengesahan, dan catat bahawa rekod itu dibuat kemudian.
Bilakah ringkasan patut dihantar kepada rakan kongsi?
Tidak lama selepas acara, ketika butirannya masih segar, dengan tarikh untuk mereka membetulkan sebarang fakta. Simpan versi akhir bersama perjanjian.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.