Serah kepada venue apabila ia mengambil alih
Pengurus bertugas venue mengambil alih, dan pasukan anda mesti tahu apa yang diserahkan.
Jawapan ringkas
Putuskan lebih awal siapa di venue mengambil alih insiden, apa yang penganjur serahkan (fakta, maklumat hubungan, akses, maklumat bilangan hadir jika diminta) dan apa yang masih dipegang penganjur (program, komunikasi kepada orangnya sendiri, rekodnya). Tulis setiap serahan pada rekod ringkas dengan nama dan masa.
Kuasa bagi keputusan keselamatan dan kecemasan terletak pada venue dan perkhidmatan kecemasan. Penganjur menyokong, merekodkan dan memaklumkan orangnya sendiri.
Apa itu serahan
Serahan ialah titik di mana tanggungjawab mengurus insiden berpindah daripada penindak pertama penganjur kepada pasukan bertugas venue atau perkhidmatan kecemasan. Ia perlu jelas: seseorang menyatakan mereka mengambil alih dan seseorang merekodkannya.
Tanpa penyerahan yang jelas itu, dua pihak masing-masing menganggap pihak lain bertanggungjawab, atau kedua-duanya bertindak serentak.
Siapa memegang apa selepas serahan
| Perkara | Venue atau perkhidmatan kecemasan | Penganjur |
|---|---|---|
| Pengurusan insiden dan tempat kejadian | Mengambil alih. | Menyokong dan mengikut arahan. |
| Laluan akses dan kawasan ditutup | Memutuskan dan mengawal. | Menyampaikan kepada orangnya atas arahan venue. |
| Penjagaan sesiapa yang terlibat | Pembekal perkhidmatan perubatan atau perkhidmatan kecemasan. | Menyampaikan maklumat seperti diminta. |
| Program dan sesi | Menasihati. | Penanggungjawab acara memutuskan selepas nasihat. |
| Komunikasi kepada pasukan dan peserta penganjur | Memberi fakta yang disahkan. | Menyampaikan dengan ayat yang dipersetujui. |
| Rekod insiden penganjur | Boleh meminta fakta. | Memegang rekod dan mengawal akses. |
| Urusan dengan polis, pengawal selia atau penginsurans | Saluran sendiri. | Penanggungjawab acara, dengan penasihat. |
Langkah pada saat serahan
- Penindak pertama memberitahu penghubung insiden di tapak, yang memberitahu pengurus bertugas venue menggunakan helaian hubungan.
- Wakil venue mengesahkan mereka mengambil alih. Catat nama dan masanya.
- Penghubung penganjur menyampaikan fakta yang diketahui setakat ini dan sebarang maklumat yang diminta venue.
- Putuskan siapa kekal bersama wakil venue sebagai satu-satunya penghubung penganjur.
- Beritahu orang penganjur hanya apa yang disahkan venue, menggunakan laluan penyampaian dalam komunikasi pemindahan.
- Lengkapkan borang pelaporan insiden dan rekod setiap serahan seterusnya, termasuk penamatan kawalan venue.
Masalah untuk dielakkan
- Venue tidak sedar sesiapa telah dipanggil dan penganjur menganggap ia sedar.
- Beberapa kakitangan penganjur bercakap dengan venue serentak, masing-masing memberi cerita berbeza.
- Penganjur memberi arahan kepada peserta yang bercanggah dengan arahan venue.
- Serahan tidak direkodkan, jadi tiada siapa boleh kemudian menyatakan bila kawalan berubah.
- Kawalan tidak pernah diserahkan balik, jadi tiada siapa tahu bila penganjur boleh bertindak terhadap program.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penggera kebakaran semasa persidangan di hotel
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Pada persidangan pemaju hartanah rekaan, penggera hotel berbunyi di tengah sesi. Ketua pendaftaran memberitahu penghubung insiden penganjur, yang sudah berhubung dengan pengurus bertugas hotel. Pengurus bertugas mengesahkan hotel mengambil alih dan memberi nama serta masa.
Penghubung penganjur menjadi satu-satunya orang yang berurusan dengan pengurus bertugas, hanya menyampaikan apa yang disahkan hotel, dan merekodkan setiap mesej. Apabila hotel kemudian mengesahkan pasukannya telah selesai, penghubung itu mencatat masa, nama dan apa yang dikatakan hotel tentang program. Penanggungjawab acara kemudian memutuskan langkah seterusnya.
Gunakan sendiri
Rekod serahan kepada venue
Gunakan satu rekod bagi setiap insiden. Isi semasa perkara berlaku, bukan selepasnya.
- Rujukan insiden dan tarikh:
- Penindak pertama (peranan) dan masa penghubung insiden penganjur diberitahu:
- Wakil venue yang mengambil alih (nama, peranan, masa):
- Fakta yang diserahkan kepada venue, dan oleh siapa:
- Maklumat yang diminta venue atau perkhidmatan kecemasan, dan siapa membekalkan:
- Satu-satunya penghubung penganjur dengan venue:
- Arahan yang disampaikan kepada orang penganjur, oleh siapa, dengan ayat apa:
- Masa dan nama apabila venue atau perkhidmatan kecemasan mengesahkan kawalan tamat:
- Apa yang venue katakan tentang program atau kawasan, dengan kata-katanya sendiri:
- Keputusan penanggungjawab acara tentang langkah seterusnya, dan masa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Venue mempunyai pengurus bertugas bernama yang telah mengesahkan laluan serahan secara bertulis.
- Seorang di pihak penganjur jelas sebagai penghubung insiden.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue, bilik atau kontraktor masing-masing mungkin mengambil alih sebahagian insiden.
- Jawapan venue tentang serahan tidak jelas dan seseorang perlu menyetujuinya secara bertulis.
- Pasukan anda memerlukan serahan dan penyampaian diberi taklimat kepada sukarelawan dan pembekal sebelum acara.
Mahu laluan serahan dipersetujui dan diberi taklimat?
Ketua projek persidangan boleh menyelesaikan laluan serahan bersama pasukan bertugas venue, menetapkan satu-satunya penghubung penganjur dan menyediakan rekod serta taklimat untuk orang anda. Pengurusan insiden, keselamatan dan keputusan kecemasan tetap di tangan venue dan perkhidmatan kecemasan. Hantar nombor kecemasan venue dan sebarang prosedur yang telah dikongsi; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa di venue yang mengambil alih?
Minta venue menamakan peranan secara bertulis, termasuk di luar waktu pejabat. Catat nama orang yang sebenarnya mengambil alih pada hari itu.
Bagaimana jika venue dan perkhidmatan kecemasan memberi arahan berbeza?
Ikut perkhidmatan kecemasan dan maklumkan wakil venue. Catat kedua-dua arahan dan masanya.
Bila kawalan kembali kepada penganjur?
Apabila venue atau perkhidmatan kecemasan mengesahkannya. Catat siapa berkata dan bila, kemudian ikut proses kelulusan menyambung acara.
Perlukah penganjur menyimpan rekod sendiri?
Ya. Catat apa yang dilihat, diberitahu dan disampaikan oleh orang penganjur, dan simpan berasingan daripada log venue sendiri.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.