Apa yang perlu direkod dalam borang laporan insiden
Sesuatu berlaku di tapak, dan pasukan perlukan rekod ringkas dan berfakta untuk orang yang membuat keputusan.
Jawapan ringkas
Borang pelaporan insiden perlu mencatat siapa yang melapor, bila dan di mana, apa yang diperhatikan, siapa dimaklumkan, apa yang diputuskan oleh venue atau perkhidmatan kecemasan, dan apa yang belum diketahui. Ia merekodkan fakta dan serahan, bukan pendapat atau tuduhan.
Hadkan kepada satu muka surat supaya ketua meja pendaftaran dapat mengisinya dalam beberapa minit. Keputusan perubatan, keselamatan dan kecemasan dibuat oleh perkhidmatan kecemasan, pihak venue dan pihak berkelayakan lain; borang hanya menunjukkan siapa dimaklumkan dan bila.
Fungsi borang ini
Borang memberi penanggungjawab acara, pihak venue dan penyemak kemudian set fakta yang sama. Ia juga menunjukkan bahawa orang yang betul dimaklumkan pada masa yang betul.
Syarikat insurans, pihak venue dan penasihat undang-undang mungkin menentukan cara rekod digunakan, jadi tulis hanya apa yang dilihat atau didengar dan serahkan punca serta kesalahan kepada mereka.
Medan yang dicatat, dan sebabnya
| Medan | Apa yang ditulis | Mengapa penting |
|---|---|---|
| Pelapor | Nama, peranan dan cara dihubungi semasa acara. | Penyemak boleh bertanya soalan susulan. |
| Tarikh, masa, tempat | Jam ketika disedari dan bilik atau kawasan, menggunakan nama bilik venue sendiri. | Sepadan dengan log venue. |
| Apa yang diperhatikan | Fakta ringkas: apa yang dilihat atau didengar pelapor, dengan kata-kata mereka sendiri. | Memisahkan pemerhatian daripada andaian. |
| Orang terlibat | Peranan atau inisial sahaja, kecuali orang itu bersetuju dinamakan. | Mengehadkan data peribadi sejak awal. |
| Siapa dimaklumkan | Nama atau peranan, masa dan laluan yang digunakan. | Menunjukkan siapa dirujuk mengikut turutan yang betul. |
| Keputusan dan siapa memutuskan | Pihak venue, perkhidmatan kecemasan atau penanggungjawab yang diberi kuasa. | Keputusan dibuat oleh pihak yang berkelayakan. |
| Belum diketahui | Soalan terbuka dan siapa yang menyiasat. | Andaian tidak masuk ke dalam rekod. |
| Penanggungjawab dan simpanan borang | Siapa memegang asal dan siapa boleh membacanya. | Mengawal siapa boleh membacanya. |
Siapa mengisi, dan ke mana ia pergi
Orang pertama yang sedar membuat laporan lisan kepada penghubung insiden di tapak. Penghubung itu, atau orang yang dilantiknya, mengisi borang semasa fakta masih segar.
Borang asal diserahkan kepada penanggungjawab acara atau ketua insiden yang dinamakan. Salinan diberi kepada pihak venue hanya jika prosedur mereka memintanya. Putuskan perkara ini sebelum acara dengan matriks tanggungjawab untuk menunjukkan siapa mengisi, menyemak dan dimaklumkan.
Kesilapan biasa
- Menulis kesimpulan seperti punca atau siapa bersalah, bukan apa yang dilihat.
- Menamakan orang sedangkan peranan sudah cukup.
- Tidak mencatat masa pihak venue dimaklumkan, iaitu perkara pertama yang ditanya penyemak.
- Beberapa versi borang disimpan pada telefon berlainan tanpa satu penanggungjawab.
- Tiada baris untuk perkara yang belum diketahui, sehingga andaian menjadi rekod.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum sehari, seorang peserta tidak sihat
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Pada forum sebuah persatuan fintech rekaan, seorang sukarelawan perasan seorang peserta duduk di lantai ruang legar kelihatan tidak sihat. Sukarelawan memberitahu ketua pendaftaran, yang menghubungi pengurus bertugas venue menggunakan helaian hubungan.
Ketua pendaftaran mengisi borang: peranan pelapor, ruang legar, masa sukarelawan perasan, apa yang dilihat, masa pengurus bertugas dimaklumkan, dan bahawa pasukan pertolongan cemas venue hadir. Keputusan tentang rawatan peserta direkodkan sebagai dibuat oleh pasukan pertolongan cemas. Di bawah belum diketahui: sama ada peserta mahu persatuan dimaklumkan apa-apa lagi. Borang diserahkan kepada penanggungjawab acara dan disimpan dengan akses terhad kepada dua orang yang dinamakan.
Gunakan sendiri
Borang pelaporan insiden satu muka surat
Salin ke borang kongsi atau helaian bercetak. Isi dengan fakta ringkas, dan biarkan medan kosong daripada meneka.
- Nama pelapor, peranan dan nombor hubungan semasa acara:
- Tarikh dan jam ia mula disedari:
- Bilik atau kawasan (gunakan nama bilik venue):
- Apa yang diperhatikan, dalam bahasa mudah:
- Orang terlibat (peranan atau inisial kecuali mereka bersetuju dinamakan):
- Siapa dimaklumkan, pada masa bila, melalui laluan mana:
- Keputusan yang dibuat, dan oleh siapa (venue, perkhidmatan kecemasan atau penanggungjawab diberi kuasa):
- Tindakan yang diminta daripada penganjur oleh pihak tersebut:
- Belum diketahui, dan siapa yang menyiasat:
- Borang diisi oleh, masa, dan tempat simpanan asal:
- Siapa diberi salinan dan sebabnya:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil satu bilik dengan satu penghubung tapak yang jelas dan venue yang menyediakan log insidennya sendiri.
- Pasukan anda sudah bersetuju tentang satu tempat simpanan borang dan siapa boleh membukanya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, pembekal dan sukarelawan mengumpul maklumat dengan cara berbeza.
- Penganjur dan pihak venue menggunakan borang berbeza dan tiada siapa menyelaraskannya.
- Lembaga atau syarikat insurans mahu format rekod yang konsisten sebelum acara diluluskan.
Mahu borang dan cara melapor insiden disediakan sebelum acara?
Ketua projek persidangan boleh menyelaraskan borang, penghubung tapak dan titik serahan venue bersama jawatankuasa dan pihak venue, serta memberi taklimat kepada sukarelawan yang menggunakannya. Keputusan tentang perkara perubatan, keselamatan dan kecemasan tetap dibuat oleh pihak venue, perkhidmatan kecemasan dan penanggungjawab anda yang diberi kuasa. Hantar senarai hubungan semasa dan borang yang sudah anda gunakan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah borang mengandungi nama orang terlibat?
Gunakan peranan atau inisial kecuali orang itu bersetuju dinamakan atau pihak berkelayakan meminta nama. Semak dengan pihak venue dan pegawai perlindungan data anda sebelum memutuskan apa yang disimpan.
Siapa yang memutuskan sama ada perlu menghubungi perkhidmatan kecemasan?
Sesiapa di tapak boleh membunyikan amaran melalui laluan venue. Keputusan tindak balas dibuat oleh perkhidmatan kecemasan dan pasukan bertugas venue. Borang hanya merekodkan siapa dimaklumkan.
Berapa lama borang perlu disimpan?
Tanya penasihat undang-undang atau pegawai perlindungan data anda dan penginsurans. Catat jawapan pada baris simpanan borang supaya sukarelawan tidak memutuskan sendiri.
Adakah perlu borang untuk isu kecil seperti lencana hilang?
Tidak. Tetapkan ambang bersama penanggungjawab acara, contohnya apa-apa yang melibatkan kecederaan, keselamatan, sekuriti, gangguan atau pemberhentian, dan nyatakan isu lebih ringan masuk log isu biasa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.