Soalan tentang pelan kecemasan venue
Anda sedang menilai sebuah venue dan mahu tahu apa yang berlaku di sana jika sesuatu tidak kena.
Jawapan ringkas
Minta venue menunjukkan secara bertulis siapa mengendalikan kecemasan di premis, bagaimana orang diberi amaran, apa yang venue harapkan daripada penganjur dan bagaimana pelannya disemak. Catat setiap jawapan bersama orang yang memberinya dan tarikhnya.
Sama ada pelan itu mencukupi, kapasiti selamat dan bangunan mematuhi syarat ialah penilaian pihak venue dan pihak berkuasa yang berkelayakan. Tugas anda ialah bertanya dengan jelas dan menyimpan jawapan.
Mengapa bertanya sebelum menandatangani
Kontrak venue sering merujuk prosedur kecemasan yang tidak pernah dilihat penganjur. Bertanya awal menunjukkan jurang ketika anda masih boleh menukar venue, tarikh atau susun atur.
Ia juga memberitahu apa yang akan dilakukan venue untuk anda dan apa yang anda perlu sediakan, seperti pemandu arah, bilangan hadir atau penghubung yang dinamakan.
Senarai soalan mengikut topik
| Topik | Soalan untuk venue | Catatan |
|---|---|---|
| Pihak berkuasa | Siapa bertanggungjawab di tapak semasa kecemasan, dan siapa di luar waktu pejabat? | Nama, peranan, timbalan. |
| Amaran | Bagaimana orang di setiap bilik diberi amaran, dan siapa boleh meluluskan mesej? | Kaedah dan orang yang meluluskan. |
| Dokumen pelan | Boleh kami lihat pelan kecemasan atau ringkasan yang terpakai untuk bilik dan tarikh kami? | Dokumen, versi, tarikh. |
| Semakan | Bila pelan terakhir disemak atau dilatih, dan oleh siapa? | Tarikh dan penyemak, seperti dinyatakan. |
| Peranan penganjur | Apa yang venue harapkan daripada kakitangan dan sukarelawan penganjur semasa kecemasan? | Jangkaan bertulis. |
| Perubahan susun atur | Jika kami menukar tempat duduk, pentas atau susun atur pameran, siapa perlu meluluskan? | Orang yang meluluskan dan tempoh. |
| Penghubung | Siapa penghubung bertugas dan bagaimana menghubungi mereka semasa persediaan, acara dan pembongkaran? | Nama dan nombor. |
| Keperluan akses | Bagaimana pelan menangani peserta yang memerlukan bantuan untuk keluar dari bilik? | Pendekatan yang dinyatakan venue. |
| Perubahan kemudian | Bagaimana kami akan dimaklumkan jika pelan atau penghubung berubah sebelum acara? | Orang dan laluan yang dinamakan. |
Cara merekodkan dan menggunakan jawapan
- Hantar semua soalan dalam satu e-mel supaya jawapan kembali di satu tempat.
- Catat setiap jawapan mengikut topik dengan nama, peranan dan tarikh, dan tandakan soalan yang tidak dijawab.
- Lampirkan jawapan pada perbandingan venue supaya jawatankuasa melihatnya bersama harga dan lokasi.
- Tanya semula soalan yang tidak dijawab, dan bawa kepada pengurusan venue jika ia kekal terbuka.
- Tanya syarikat insurans atau penasihat anda tentang apa sahaja yang venue katakan sebagai tugas penganjur. Jika venue mengarahkan, tanya juga pihak berkuasa berkaitan.
- Masukkan jawapan ke dalam helaian hubungan dan pelan komunikasi pemindahan.
Perkara untuk diawasi
- Jangan menyatakan venue selamat atau patuh berdasarkan satu jawapan. Laporkan apa yang venue katakan.
- Jangan terima jawapan lisan jika kontrak atau pelan venue boleh menyatakannya secara bertulis.
- Jangan anggar berapa orang boleh dimuatkan sebuah bilik. Minta venue mengesahkan sebarang kapasiti yang disebut dan atas asas apa.
- Pastikan orang yang menjawab diberi kuasa bercakap bagi pihak venue.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Membandingkan dua dewan hotel untuk persidangan ahli
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan akauntan rekaan memilih antara dua dewan. Urus setia menghantar sepuluh soalan yang sama kepada kedua-dua venue dan mencatat jawapan.
Venue A menamakan pengurus bertugas dan berkongsi ringkasan pelannya dengan tarikh semakan. Venue B menjawab bahawa pelannya sulit dan tidak memberi penghubung bernama untuk luar waktu pejabat. Urus setia tidak menolak Venue B hanya atas sebab itu: ia bertanya semula, membawa kepada pengarah jualan dan mencatat bahawa soalan itu masih terbuka apabila jawatankuasa membandingkan kedua-duanya.
Gunakan sendiri
Senarai soalan pelan kecemasan venue
Hantar kepada setiap venue yang anda calonkan dan catat setiap jawapan dengan nama, peranan dan tarikh.
- Siapa bertanggungjawab di tapak semasa kecemasan, dan siapa di luar waktu pejabat?
- Bagaimana orang diberi amaran di setiap bilik kami, dan siapa boleh meluluskan mesej?
- Boleh kami lihat pelan kecemasan atau ringkasan untuk bilik dan tarikh kami?
- Bila pelan terakhir disemak atau dilatih, dan oleh siapa?
- Apa yang venue harapkan daripada kakitangan dan sukarelawan kami semasa kecemasan?
- Siapa perlu meluluskan perubahan tempat duduk, pentas atau susun atur, dan dengan tempoh berapa lama?
- Siapa penghubung bertugas untuk persediaan, acara dan pembongkaran?
- Bagaimana pelan menangani peserta yang memerlukan bantuan untuk keluar dari bilik?
- Angka kapasiti mana terpakai untuk setiap bilik, atas asas apa, dan boleh venue mengesahkannya secara bertulis?
- Bagaimana kami akan dimaklumkan jika pelan atau penghubung berubah sebelum acara?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara satu bilik di venue yang mudah berkongsi ringkasan pelan bertulis dan menamakan penghubung bertugasnya.
- Urus setia anda boleh menghantar soalan dan mengejar jawapan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue dibandingkan dan setiap satu menjawab dalam format berbeza.
- Jawapan tidak lengkap dan seseorang perlu mendesaknya hingga selesai dengan pengurusan venue.
- Jawatankuasa mahu rekod yang boleh dipertahankan tentang apa venue katakan sebelum meluluskan kontrak.
Mahu jawapan venue dikumpul dan dibandingkan?
Ketua projek persidangan boleh menghantar senarai soalan ini, mengejar venue sehingga setiap soalan dijawab atau direkodkan sebagai terbuka, dan meletakkan jawapan bersebelahan harga dan lokasi untuk jawatankuasa anda. Event Blueprint juga boleh memasukkan soalan ini dalam keperluan venue. Sama ada pelan mencukupi tetap menjadi urusan pihak venue dan pihak berkuasa yang berkelayakan. Hantar senarai venue yang anda pertimbangkan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami meminta pelan kecemasan penuh daripada venue?
Boleh bertanya. Sesetengah venue berkongsi ringkasan dan bukan pelan penuh. Catat apa yang diberi, dan tanya apa yang dikongsi dengan penganjur sebagai amalan biasa.
Bagaimana jika venue enggan menjawab satu soalan?
Catat bahawa ia ditanya, bila dan kepada siapa. Bawa kepada pengurusan venue dan maklumkan jawatankuasa bahawa soalan itu terbuka sebelum ia menandatangani.
Adakah tugas kami menyemak pelan itu mencukupi?
Tidak. Kecukupan pelan ditentukan oleh pihak venue dan pihak berkuasa yang berkelayakan. Tugas anda ialah bertanya, merekodkan dan memastikan kakitangan anda tahu apa yang venue harapkan daripada mereka.
Bila perlu bertanya?
Semasa membuat senarai pendek, sebelum kontrak ditandatangani, dan sekali lagi apabila program dan susun atur ditetapkan, kerana perubahan boleh mengubah apa yang perlu disemak venue.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.