Putuskan bila dan bagaimana acara disambung
Venue berkata keadaan sudah selesai, dan seseorang perlu memutuskan sama ada acara bermula semula.
Jawapan ringkas
Putuskan lebih awal bahawa penyambungan memerlukan dua perkara: pengesahan daripada venue atau perkhidmatan kecemasan bahawa kawasan boleh digunakan semula, dan keputusan penanggungjawab acara yang dinamakan sama ada dan bagaimana program bermula semula. Catat kedua-duanya dengan nama dan masa sebelum sesiapa mengumumkannya.
Satu tanpa yang lain tidak mencukupi: kawasan yang sudah dibuka tidak bermakna program mesti bermula semula, dan hasrat penganjur untuk bermula semula tidak membuka kawasan itu.
Dua keputusan berasingan
Keputusan pertama ialah sama ada bangunan atau kawasan boleh digunakan semula. Itu keputusan venue, perkhidmatan kecemasan atau pihak berkelayakan lain, dan perlu diberi dengan ayat yang boleh dicatat.
Keputusan kedua ialah sama ada acara patut diteruskan hari ini dan dalam bentuk apa: program sama, program dipendekkan, berpindah bilik atau berhenti. Itu keputusan penanggungjawab acara, dengan nasihat ketua program, penceramah dan venue.
Urutan kelulusan
| Langkah | Siapa mengesahkan | Apa direkodkan |
|---|---|---|
| Kawasan boleh digunakan semula | Venue atau perkhidmatan kecemasan. | Nama, peranan, masa, ayat tepat. |
| Syarat atau had penggunaan | Venue. | Kawasan masih ditutup, sebarang arahan kepada peserta. |
| Pilihan program | Ketua program. | Sesi berbaki, apa boleh dipendekkan atau dipindahkan. |
| Keputusan menyambung, menyesuaikan atau berhenti | Penanggungjawab acara. | Keputusan, masa, sebab. |
| Penceramah dan pengerusi dimaklumkan | Penghubung penganjur. | Siapa diberitahu, bila. |
| Peserta, pempamer, pembekal dimaklumkan | Jurucakap yang diberi kuasa atau penghubung. | Ayat mesej, masa, saluran. |
| Rekod ditutup | Ketua insiden. | Masa, disahkan penanggungjawab acara. |
Langkah untuk diselesaikan sebelum acara
- Namakan penanggungjawab acara yang memutuskan, dan timbalan, pada helaian hubungan.
- Tanya venue siapa akan mengesahkan bahawa kawasan boleh digunakan semula, dan bagaimana pengesahan itu diberi.
- Putuskan bahawa tiada siapa mengumumkan mula semula sehingga pengesahan venue direkodkan.
- Sediakan pilihan program bersama ketua program: apa boleh dipendekkan, digabung atau dipindahkan.
- Putuskan cara mesej mula semula dihantar, menggunakan laluan dalam komunikasi pemindahan.
- Catat keputusan dalam log keputusan dan lengkapkan rekod serahan venue.
Perkara untuk diperhatikan
- Penceramah atau pengacara mengumumkan acara akan bersambung sebelum venue mengesahkan apa-apa.
- Acara bermula semula di bilik yang belum dibenarkan venue.
- Peserta diberitahu perkara berbeza oleh orang berbeza.
- Keputusan berhenti untuk hari itu tidak direkodkan, jadi rancangan esok bermula dengan tekaan.
- Pengesahan venue secara lisan dan tiada siapa mencatat siapa yang memberikannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Petang yang dijeda pada forum ahli
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Forum sebuah persatuan logistik rekaan dijeda apabila hotel meminta semua orang keluar dari dewan. Selepas kira-kira sejam, pengurus bertugas hotel berkata dewan boleh digunakan semula. Penghubung insiden penganjur mencatat nama, masa dan ayat yang digunakannya, dan menyampaikannya kepada penanggungjawab acara.
Penanggungjawab acara meminta pilihan daripada ketua program dan memutuskan untuk menyambung dengan sesi petang dipendekkan dan satu sesi selari dipindahkan ke dewan utama. Penghubung memberitahu pengerusi dan penceramah; jurucakap menghantar mesej ringkas kepada peserta. Log keputusan merekodkan siapa mengesahkan, siapa memutuskan dan bila.
Gunakan sendiri
Rekod kelulusan menyambung acara
Lengkapkan mengikut urutan. Blok pertama datang daripada venue atau perkhidmatan kecemasan; yang kedua ialah keputusan penganjur.
- Venue atau perkhidmatan kecemasan mengesahkan kawasan boleh digunakan semula (nama, peranan, masa, ayat tepat):
- Syarat atau had penggunaan, dan kawasan masih ditutup:
- Pilihan program dipertimbangkan (teruskan, pendekkan, gabung, pindah, berhenti untuk hari itu):
- Nasihat yang diambil, daripada siapa:
- Keputusan penanggungjawab acara, masa dan sebab:
- Penceramah, pengerusi dan sukarelawan dimaklumkan, oleh siapa, pada masa bila:
- Peserta, pempamer dan pembekal dimaklumkan, ayat dan saluran:
- Kenyataan awam diperlukan, dan diluluskan oleh:
- Rekod ditutup oleh, masa, dan tempat simpanan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program pendek dengan penanggungjawab acara yang jelas dan venue yang mengesahkan kebenaran secara bertulis.
- Jawatankuasa telah bersetuju tentang urutan dan siapa memegang keputusan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, pihak atau zon masa memerlukan mula semula diselaraskan.
- Penanggungjawab tidak dapat dihubungi atau terdapat pertikaian tentang siapa boleh memutuskan.
- Pengesahan venue hanya diberi secara lisan dan perlu dimasukkan dalam laluan yang jelas serta direkodkan.
Mahu cara menyambung semula acara dipersetujui sebelum acara?
Ketua projek persidangan boleh menetapkan urutan kelulusan bersama jawatankuasa dan venue, menyediakan pilihan program dan rekod, serta memberi taklimat kepada orang yang menyampaikan mesej. Sama ada sesuatu kawasan boleh digunakan semula tetap diputuskan oleh venue dan perkhidmatan kecemasan. Sama ada program diteruskan tetap diputuskan oleh penanggungjawab acara anda. Hantar program anda dan prosedur insiden venue, jika ada; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa boleh berkata kita mula semula?
Penanggungjawab acara boleh memutuskan untuk memulakan semula program, tetapi hanya selepas venue atau perkhidmatan kecemasan mengesahkan kawasan boleh digunakan. Kedua-duanya direkodkan.
Bolehkah kita mula semula di bilik lain?
Itu keputusan program untuk penanggungjawab acara, tertakluk kepada venue mengesahkan bilik, susun aturnya dan sebarang had penggunaan.
Perlukah kami memberitahu peserta sebabnya?
Beritahu mereka apa yang disahkan dan apa yang berlaku seterusnya. Kenyataan tentang punca atau butiran adalah untuk jurucakap yang diberi kuasa, selepas fakta disahkan.
Bagaimana jika acara perlu berhenti untuk hari itu?
Catat keputusan, beritahu pengerusi, penceramah dan peserta melalui laluan yang dipersetujui, dan catat rancangan untuk sesi yang berbaki.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.