Tentukan siapa boleh bercakap dengan media
Seorang wartawan menelefon urus setia semasa acara, dan orang yang menjawab perlu memutuskan sama ada untuk berkata apa-apa.
Jawapan ringkas
Namakan seorang jurucakap yang diberi kuasa dan seorang timbalan, nyatakan siapa meluluskan apa yang dikatakan, dan minta semua orang lain menyampaikan pertanyaan kepada mereka. Jurucakap hanya bercakap tentang fakta yang disahkan oleh venue, perkhidmatan kecemasan atau pihak berkuasa lain, dan menyatakan dengan jelas apa yang belum diketahui.
Venue, perkhidmatan kecemasan dan polis bercakap untuk diri sendiri. Penganjur menyampaikan hanya fakta yang mereka sahkan.
Mengapa satu suara penting
Sukarelawan, penceramah dan ahli jawatankuasa akan ditanya, dan setiap jawapan menjadi sebahagian daripada rekod awam. Dua jawapan berbeza mencipta kisah yang sukar dibetulkan.
Jurucakap yang dinamakan juga melindungi kakitangan. Sesiapa yang didekati media atau ahli mempunyai arahan jelas: ambil nama dan nombor dan sampaikan.
Rekod kuasa: siapa boleh berkata apa
| Khalayak | Siapa boleh bercakap | Diluluskan oleh | Apa boleh dikatakan |
|---|---|---|---|
| Media dan orang ramai | Jurucakap yang diberi kuasa. | Penanggungjawab acara atau pengerusi jawatankuasa. | Fakta yang disahkan, apa sedang dilakukan dan bila kemas kini seterusnya. |
| Peserta berdaftar | Jurucakap yang diberi kuasa atau ketua komunikasi bernama. | Penanggungjawab acara. | Maklumat praktikal, dihantar selepas fakta disahkan. |
| Ahli dan lembaga | Pengerusi atau ketua urus setia. | Pengerusi. | Fakta seperti diketahui dan masa kemas kini seterusnya. |
| Penaja dan pempamer | Penanggungjawab acara atau penghubung yang dinamakan. | Penanggungjawab acara. | Maklumat praktikal, selaras dengan mesej awam. |
| Venue, pihak berkuasa dan perkhidmatan kecemasan | Wakil mereka sendiri. | Mereka sendiri. | Biarkan mereka bercakap untuk diri sendiri. |
| Akaun media sosial | Orang bernama dengan kelulusan. | Jurucakap. | Tangguhkan siaran berjadual sehingga diluluskan. |
Langkah untuk disediakan sebelum acara
- Namakan jurucakap, timbalan dan orang yang meluluskan, dan tulis pada helaian hubungan.
- Sediakan templat kenyataan sementara, dengan ruang kosong untuk fakta yang disahkan venue atau pihak berkuasa.
- Beritahu sukarelawan, penceramah, pempamer dan ahli jawatankuasa untuk mengambil nama dan nombor dan menyampaikan semua pertanyaan kepada jurucakap.
- Putuskan jeda untuk siaran media sosial berjadual jika insiden berlaku, dan siapa membenarkan siaran disambung semula.
- Putuskan cara kenyataan dicatat: masa, ayat, orang yang meluluskan, siapa menerima.
- Tanya penasihat undang-undang atau syarikat insurans sama ada sebarang ayat tertentu atau pemberitahuan diperlukan, dan catat jawapan.
Apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam kenyataan sementara
- Termasuk: bahawa insiden berlaku, bahawa venue dan pihak berkuasa bertindak balas, apa yang peserta perlu lakukan seperti diarahkan venue, dan bila kemas kini seterusnya diberikan.
- Tidak termasuk: punca, siapa terlibat, siapa bersalah atau apa hasilnya.
- Tidak termasuk: butiran perubatan, nama atau angka yang belum disahkan oleh pihak berkelayakan.
- Penyambungan semula acara ialah keputusan berasingan, dihuraikan dalam proses kelulusan menyambung acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Panggilan wartawan semasa persidangan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah institut jurubank rekaan sedang mengadakan persidangan apabila seorang wartawan menelefon talian urus setia. Sukarelawan yang menjawab mengikut helaian: mengambil nama, akhbar dan nombor wartawan, menyatakan jurucakap akan membalas, dan menyampaikannya.
Jurucakap menyemak dengan pengurus bertugas venue apa yang telah disahkan, dan mengeluarkan kenyataan sementara tiga baris yang diluluskan pengerusi. Kenyataan itu menyatakan apa yang disahkan, bahawa venue dan pihak berkuasa bertindak balas dan bila kemas kini seterusnya dijangka. Log mencatat masa, ayat dan orang yang meluluskan.
Gunakan sendiri
Rekod kuasa jurucakap
Lengkapkan sebelum acara dan kongsi dengan semua yang mungkin menerima panggilan.
- Jurucakap yang diberi kuasa, timbalan dan orang yang meluluskan:
- Arahan sukarelawan: ambil nama, akhbar dan nombor, nyatakan jurucakap akan membalas:
- Siapa boleh bercakap dengan setiap khalayak (media, peserta, ahli, penaja):
- Fakta yang boleh dinyatakan hanya selepas venue atau pihak berkuasa mengesahkannya:
- Templat kenyataan sementara dengan ruang kosong untuk fakta yang disahkan:
- Jeda siaran media sosial berjadual, dan siapa membenarkan ia disambung semula:
- Log kenyataan: masa, ayat, orang yang meluluskan, penerima:
- Jawapan penasihat atau syarikat insurans tentang keperluan pemberitahuan atau ayat tertentu:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil di mana ketua urus setia ialah suara tunggal yang jelas dan pengerusi meluluskan.
- Organisasi sudah mempunyai dasar komunikasi dan jurucakap yang terlatih.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi menjadi tuan rumah bersama dan masing-masing menganggap boleh bercakap.
- Acara berprofil tinggi dan pertanyaan media mungkin berlaku.
- Tiada siapa merangka kenyataan sementara atau laluan kelulusan sebelum acara.
Perlukan peranan jurucakap ditetapkan?
Ketua projek persidangan boleh menetapkan rekod kuasa bersama jawatankuasa dan tuan rumah bersama anda, merangka templat kenyataan sementara bersama ketua komunikasi anda dan memberi taklimat kepada sukarelawan tentang cara menyampaikan pertanyaan. Apa yang organisasi anda pilih untuk katakan, dan sebarang pemberitahuan undang-undang atau kawal selia, tetap menjadi urusan penanggungjawab dan penasihat anda yang diberi kuasa. Hantar dasar komunikasi semasa anda, jika ada; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menjadi jurucakap?
Seseorang yang cukup kanan untuk bercakap bagi organisasi, tersedia semasa acara dan telah diberi taklimat. Namakan timbalan dan orang yang meluluskan.
Bolehkah kami tidak memberi sebarang kenyataan?
Mengambil nama dan nombor dan menyatakan jurucakap akan membalas boleh diterima. Kenyataan sementara ringkas, berdasarkan fakta yang disahkan sahaja, lebih baik daripada berdiam diri.
Apa yang dikatakan tentang punca?
Tiada, sehingga pihak berkelayakan mengesahkannya. Nyatakan apa yang diketahui, apa yang sedang dilakukan dan bila kemas kini seterusnya.
Adakah penceramah perlu diberi taklimat?
Ya. Arahan dua baris pada pek penceramah sudah cukup: jangan mengulas, sampaikan pertanyaan kepada jurucakap.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.