Pastikan rekod insiden kekal sulit
Laporan insiden mengandungi nama, huraian dan kadangkala butiran kesihatan atau tingkah laku, dan ia tersebar dalam sembang kumpulan.
Jawapan ringkas
Layan setiap rekod insiden sebagai sensitif. Kumpul hanya yang perlu, simpan di satu tempat dengan penanggungjawab bernama, hadkan siapa boleh membacanya, dan tanya pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang berapa lama ia boleh disimpan dan dengan siapa ia boleh dikongsi.
Penganjur menetapkan kawalan kerja. Apa yang dikehendaki undang-undang, apa yang boleh didedahkan kepada syarikat insurans atau pihak berkuasa dan berapa lama rekod disimpan perlu dijawab oleh pegawai perlindungan data, penasihat undang-undang dan pihak berkuasa yang berkelayakan.
Tempat data insiden bocor
- Gambar dan mesej tentang insiden dalam sembang kumpulan sukarelawan.
- Borang pada beberapa telefon, dihantar ke akaun peribadi atau dicetak dan ditinggalkan di meja.
- Nama pengadu atau orang terlibat dikongsi lebih luas daripada perlu.
- Butiran kesihatan atau tingkah laku disalin ke log acara umum.
- Rekod disimpan tanpa had kerana tiada siapa memutuskan bila memadamkannya.
Jadual akses untuk dilengkapkan
| Rekod | Siapa boleh membaca | Siapa boleh menyalin atau berkongsi | Disimpan di mana |
|---|---|---|---|
| Borang laporan insiden | Ketua insiden dan penanggungjawab acara. | Ketua insiden sahaja, kepada venue atau penasihat seperti dipersetujui. | Satu folder terhad. |
| Rekod saluran aduan | Penerima aduan dan pegawai bebas. | Penerima aduan, kepada penasihat jika perlu. | Folder terhad berasingan. |
| Nota pembekal perkhidmatan perubatan | Pembekal, yang memegangnya. | Pembekal. | Sistem pembekal sendiri. |
| Log kenyataan | Jurucakap dan orang yang meluluskan. | Jurucakap. | Folder komunikasi. |
| Gambar dan mesej | Padam daripada sembang kumpulan selepas borang lengkap, kecuali penasihat meminta disimpan. | Tiada perkongsian lanjut. | Hanya di mana penasihat mengarahkan. |
| Ringkasan untuk lembaga | Ahli lembaga. | Pengerusi. | Tanpa nama, tiada butiran yang mengenal pasti orang. |
Langkah menyediakan kawalan
- Putuskan satu tempat menyimpan borang insiden dan namakan penanggungjawabnya.
- Hadkan akses kepada orang dalam jadual akses, dan matikan perkongsian pautan.
- Beri taklimat kepada sukarelawan: lapor melalui borang dan saluran penerima, dan jangan dalam sembang kumpulan.
- Tanya pegawai perlindungan data atau penasihat anda apa notis, jika ada, diperlukan untuk maklumat yang dikumpul, dan catat jawapan.
- Tanya penasihat dan syarikat insurans berapa lama rekod patut disimpan, siapa boleh menerimanya dan bagaimana ia dipadam.
- Putuskan format ringkasan pendek tanpa nama untuk lembaga.
Senarai soalan untuk pegawai perlindungan data atau penasihat undang-undang
- Apa maklumat insiden yang boleh dikumpul penganjur, dan adakah notis atau persetujuan terpakai?
- Siapa boleh menerimanya, termasuk venue, syarikat insurans, pembekal perkhidmatan perubatan, polis atau pihak berkuasa?
- Berapa lama ia patut disimpan dan bagaimana ia patut dipadam?
- Bolehkah kami menyimpan log insiden tanpa nama untuk merancang acara akan datang?
- Apa yang patut berlaku jika rekod hilang, dihantar kepada orang salah atau dilihat oleh orang tidak berhak?
- Jika sukarelawan atau pembekal memegang salinan, apa yang perlu mereka lakukan?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mengurus rekod selepas insiden kecil
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Pada seminar sebuah persatuan ahli farmasi rekaan, seorang sukarelawan menyiarkan gambar insiden dalam sembang kumpulan sukarelawan. Ketua insiden melengkapkan borang, meminta sukarelawan memadam gambar dan mesej, dan menyimpan borang dalam folder terhad yang boleh dilihat oleh dua orang bernama.
Selepas acara urus setia bertanya penasihatnya berapa lama rekod disimpan, dan menulis jawapan pada baris simpanan borang. Untuk lembaga, urus setia menyediakan ringkasan satu perenggan tanpa nama.
Gunakan sendiri
Senarai semak privasi rekod insiden
Gunakan sebelum acara dan sekali lagi semasa penutupan.
- Satu tempat simpanan rekod insiden, dengan penanggungjawab bernama:
- Akses terhad kepada orang bernama, perkongsian pautan dimatikan:
- Sukarelawan diberi taklimat: tiada gambar atau butiran dalam sembang kumpulan:
- Soalan notis atau persetujuan dikemukakan kepada pegawai perlindungan data, jawapan direkodkan:
- Penerima dipersetujui: venue, syarikat insurans, pembekal, pihak berkuasa:
- Tempoh simpanan dan kaedah pemadaman disahkan penasihat:
- Salinan yang dipegang sukarelawan atau pembekal dikumpul dan dipadam:
- Format ringkasan lembaga tanpa nama yang dipersetujui:
- Proses untuk rekod hilang atau tersalah hantar, dipersetujui dengan penasihat:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Organisasi mempunyai pegawai perlindungan data yang boleh menjawab senarai soalan.
- Insiden dijangka sedikit dan disalurkan melalui seorang.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa rakan kongsi, venue dan pembekal masing-masing mengumpul dan memegang maklumat insiden.
- Aduan atau butiran kesihatan terlibat dan tiada siapa memutuskan siapa boleh melihatnya.
- Jawatankuasa mahu kawalan direka dan diberi taklimat sebelum acara.
Mahu kawalan disediakan dan diberi taklimat?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan satu tempat simpanan dan jadual akses bersama pasukan anda, memberi taklimat kepada sukarelawan dan pembekal, dan menyediakan senarai soalan untuk pegawai perlindungan data anda. Apa yang sah untuk dikumpul, dikongsi atau disimpan ditentukan oleh penasihat anda dan pihak berkuasa yang berkelayakan. Kongsi borang insiden dan alat yang anda rancang gunakan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah sukarelawan mengambil gambar insiden?
Tetapkan peraturan lebih awal: tiada gambar atau butiran dalam sembang kumpulan. Tanya penasihat anda sama ada sebarang gambar pernah sesuai dan siapa boleh memegangnya.
Bolehkah laporan dikongsi dengan venue?
Hanya setakat yang dibenarkan penasihat anda dan prosedur venue. Kongsi apa yang perlu, dan catat apa yang dikongsi serta sebabnya.
Siapa memutuskan apa yang dilihat lembaga?
Pengerusi, berdasarkan ringkasan tanpa nama. Nama dan butiran yang mengenal pasti hanya dipegang oleh ketua insiden dan penasihat.
Berapa lama rekod disimpan?
Tanya pegawai perlindungan data, penasihat undang-undang dan syarikat insurans anda, dan catat jawapan pada baris simpanan borang.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.