Persetujui sumbangan penganjur bersama dan pemilikan acara
Dua organisasi mahu menganjurkan persidangan bersama, dan masing-masing menyangka pihak lain akan mengendalikan bahagian yang sukar.
Jawapan ringkas
Menganjur bersama berjaya apabila sumbangan setiap rakan ditulis sebagai wang, orang, aset dan keputusan, dan apabila pemilikan dipecahkan kepada bahagian bernama: nama acara, aturcara, bajet, data pendaftaran dan sebarang lebihan atau kerugian.
Tulis pembahagian sebelum promosi bermula. Rujuk perjanjian tentang liabiliti, cukai dan perkongsian data kepada penanggungjawab undang-undang, kewangan dan perlindungan data di kedua-dua pihak, bukan pasukan acara.
Senaraikan sumbangan dalam empat kategori
- Wang: siapa membiayai apa, dalam kadar berapa dan menjelang tarikh apa.
- Orang: siapa menjalankan tugas mana, dan berapa banyak masa dijangka.
- Aset: hubungan venue, senarai e-mel, penjenamaan, kandungan, peralatan.
- Keputusan: siapa mesti meluluskan aturcara, penceramah, pembekal dan perbelanjaan.
Pecahkan pemilikan kepada bahagian, bukan satu kata sahaja
| Bahagian | Soalan untuk dijawab | Siapa memutuskan jawapan |
|---|---|---|
| Nama dan penjenamaan acara | Nama dan logo mana dipaparkan, mengikut susunan apa? | Kedua-dua ketua komunikasi, kemudian kelulusan pihak atasan |
| Aturcara | Siapa berhak muktamad jika rakan tidak sepakat? | Pengerusi bernama atau peraturan jawatankuasa bersama |
| Bajet dan perbelanjaan | Siapa meluluskan perbelanjaan melebihi jumlah yang ditetapkan? | Kedua-dua penanggungjawab kewangan |
| Data pendaftaran | Siapa bertanggungjawab, dan apa boleh dilakukan setiap rakan? | Penanggungjawab perlindungan data, dengan nasihat undang-undang |
| Lebihan atau kerugian | Bagaimana dikongsi, jika ada? | Penanggungjawab kewangan dan penasihat undang-undang |
| Edisi akan datang | Bolehkah mana-mana rakan menganjurkannya semula bersendirian? | Kelulusan pihak atasan di kedua-dua pihak |
Sepakati cara keputusan dibuat
Jawatankuasa bersama hanya berfungsi jika ada pengerusi, kuorum dan peraturan apabila buntu. Tanpanya, perselisihan pertama menghentikan aturcara.
Takrifkan keputusan mana yang memerlukan kedua-dua rakan dan mana yang boleh dibuat oleh rakan peneraju dalam had yang dipersetujui.
Meletakkannya di atas kertas
- Setiap pihak menyenaraikan sumbangan yang dijangka dan jangkaannya terhadap pihak lain.
- Bandingkan senarai dan lengkapkan jadual sumbangan dan pemilikan.
- Kongsi draf dengan penanggungjawab kewangan, undang-undang dan perlindungan data setiap pihak untuk soalan mereka.
- Rekodkan pembahagian yang dipersetujui dalam dokumen ringkas yang disahkan pembuat keputusan kanan setiap pihak.
- Semak pada pertengahan dan selepas acara.
Keputusan berkaitan
Jika seorang rakan lebih sebagai penyokong daripada penganjur bersama, lihat menetapkan tanggungjawab dengan persatuan penyokong. Pembahagian hasil dan kos boleh dilakar dengan kalkulator senario sumbangan kasar acara, yang melabelkan sumbangan berasingan daripada keuntungan dan membiarkan soalan cukai terbuka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua badan rekaan menganjurkan forum sehari bersama
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah majlis pengilang negeri rekaan dan sebuah persatuan kejuruteraan rekaan bersetuju menganjurkan forum sehari untuk kira-kira 300 perwakilan. E-mel awal hanya menyatakan mereka akan 'berkongsi kerja'.
Urus setia menyenaraikan sumbangan. Majlis membiayai venue dan mengendalikan pendaftaran. Persatuan menyediakan jawatankuasa aturcara dan hubungan penceramah. Mereka bersetuju pengerusi aturcara berhak muktamad atas kandungan, kedua-dua ketua kewangan meluluskan perbelanjaan melebihi had yang ditetapkan, dan data pendaftaran dipegang majlis. Pembahagian lebihan dirujuk kepada penasihat kewangan dan undang-undang sebelum perjanjian ditandatangani.
Gunakan sendiri
Helaian kerja sumbangan dan pemilikan penganjur bersama
Salin dan lengkapkan bersama. Tandakan apa-apa yang belum selesai dengan penanggungjawab dan tarikh.
- Rakan A menyumbang (wang / orang / aset / keputusan):
- Rakan B menyumbang (wang / orang / aset / keputusan):
- Nama acara, penjenamaan dan susunan logo, dengan orang yang meluluskan:
- Pembuat keputusan muktamad aturcara dan peraturan jika buntu:
- Had kelulusan perbelanjaan dan orang yang meluluskan:
- Pemegang data pendaftaran, dengan penanggungjawab perlindungan data di setiap pihak:
- Pengendalian lebihan atau kerugian, dirujuk kepada kewangan dan undang-undang (tarikh):
- Edisi akan datang: siapa boleh menganjurkan semula, dan atas terma apa (dirujuk):
- Cara mana-mana rakan boleh menarik diri, dirujuk kepada undang-undang:
- Tarikh semakan (pertengahan, selepas acara):
Guna alat percuma: Penyemak konflik hak dan eksklusiviti penaja
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua rakan dengan sejarah kerjasama baik dan acara sederhana.
- Sumbangan kecil dan kebanyakannya dalam bentuk barang.
- Setiap pihak mempunyai pembuat keputusan yang boleh meluluskan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Rakan mempunyai sumbangan yang tidak sama atau jangkaan berbeza.
- Wang, data atau hak penjenamaan terlibat.
- Tiada siapa jelas bertanggungjawab mengemas kini pembahagian.
Mahu pembahagian disepakati sebelum kerja bermula?
Ketua projek persidangan boleh memudahkan perbincangan antara penganjur bersama, menyediakan jadual sumbangan dan pemilikan serta memastikan keputusan bergerak. Event Blueprint boleh merekodkan peranan dan laluan kelulusan dalam pakej perancangan. Perjanjian tentang liabiliti, cukai dan data tetap menjadi urusan penasihat undang-undang, kewangan dan perlindungan data setiap pihak. Hantar pembahagian yang sedang dibincangkan dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah penganjur bersama memerlukan perjanjian bertulis?
Rekod bertulis tentang pembahagian mengurangkan pertikaian kemudian. Minta penasihat undang-undang setiap pihak memutuskan bentuk dan teksnya.
Siapa memegang data pendaftaran?
Tetapkan bersama penanggungjawab perlindungan data setiap pihak sebelum pendaftaran dibuka. Jangan andaikan kedua-dua rakan boleh menggunakannya untuk tujuan sendiri.
Bagaimana lebihan atau kerugian patut dikongsi?
Sepakati prinsipnya awal bersama penanggungjawab kewangan dan penasihat undang-undang anda. Anggap layanan cukai sebagai soalan untuk penasihat bertauliah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.