Persetujui peranan dengan persatuan profesional penyokong
Sebuah persatuan profesional bersetuju menyokong persidangan anda, tetapi belum ada yang menulis apa maksudnya.
Jawapan ringkas
Persatuan penyokong biasanya meminjamkan nama, capaian ahli atau sokongannya. Tulis, bagi setiap tugas, siapa yang mengetuai, siapa yang meluluskan dan siapa yang dimaklumkan, dan nyatakan dengan jelas apa maksud sokongan: penggunaan logo mana, e-mel mana, hak mana dan kos mana.
Sepakati peranan sebelum promosi bermula. Rujuk soalan tentang kontrak, liabiliti dan data ahli kepada penanggungjawab undang-undang dan perlindungan data di kedua-dua pihak.
Nyatakan apa sebenarnya sokongan itu
Sokongan boleh bermaksud banyak perkara: logo pada poster, e-mel kepada ahli, pencalonan penceramah, diskaun ahli atau tempat dalam jawatankuasa aturcara. Setiap satu membawa beban kerja dan risiko berbeza.
Minta persatuan menyenaraikan apa yang dijangka dibuat, dan senaraikan apa yang anda jangka daripadanya. Perbezaan cepat kelihatan apabila kedua-dua senarai diletakkan bersebelahan.
Tetapkan tanggungjawab dalam matriks
| Tugas | Mengetuai | Meluluskan | Dimaklumkan |
|---|---|---|---|
| Kandungan aturcara | Jawatankuasa aturcara penganjur | Pengerusi aturcara | Penghubung persatuan |
| E-mel kepada ahli | Persatuan | Setiausaha persatuan | Urus setia penganjur |
| Penggunaan nama dan logo persatuan | Penganjur | Ketua komunikasi persatuan | Kedua-dua pasukan |
| Tawaran diskaun ahli | Persatuan | Bendahari persatuan | Kewangan |
| Pendaftaran dan data perwakilan | Penganjur | Penanggungjawab perlindungan data penganjur | Persatuan |
| Venue, pembekal dan bajet | Penganjur | Penanggungjawab acara | Penghubung persatuan |
Keputusan yang perlukan penanggungjawab bernama
- Siapa yang berhak muktamad atas aturcara jika kedua-dua badan tidak sepakat.
- Bagaimana nama dan logo persatuan boleh digunakan, dan siapa meluluskan setiap penggunaan.
- Sama ada data ahli berpindah antara badan, dan atas asas apa (soalan untuk penanggungjawab perlindungan data).
- Siapa menanggung kos dan siapa menyimpan lebihan, soalan untuk kewangan dan penanggungjawab kontrak.
- Bagaimana mana-mana badan boleh menarik diri, dan apa yang berlaku pada bahan yang sudah dikeluarkan.
Menulisnya dengan jelas
- Adakan panggilan ringkas untuk membandingkan kedua-dua senarai jangkaan.
- Rangka matriks dan ringkasan satu muka surat tentang sokongan yang dipersetujui.
- Hantar kedua-duanya kepada pembuat keputusan persatuan dan penanggungjawab anda, untuk disahkan atau dibetulkan.
- Minta penasihat undang-undang setiap pihak menyemak sebarang perjanjian rasmi sebelum ditandatangani.
- Semak matriks sekali pada pertengahan, dan sekali lagi selepas acara.
Kaitan dengan topik perkongsian lain
Menganjur bersama dengan pemilikan bersama ialah keputusan lain; lihat menentukan sumbangan penganjur bersama dan pemilikan acara. Untuk ayat yang tidak membayangkan sokongan, lihat mengurus promosi timbal balik.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan amalan guaman rekaan menyokong persidangan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah majlis perniagaan serantau rekaan merancang persidangan sehari. Persatuan Fiktif Peguam Perniagaan bersetuju menyokong, tetapi e-mel pertamanya hanya menyatakan ia gembira membantu.
Selepas panggilan, kedua-dua pihak menyenaraikan jangkaan masing-masing. Persatuan akan menghantar e-mel kepada ahli dua kali dan mencalonkan dua penceramah. Majlis mengekalkan kandungan, bajet dan data pendaftaran. Matriks menamakan ketua komunikasi persatuan sebagai orang yang meluluskan penggunaan logo, dan pengerusi majlis sebagai pembuat keputusan muktamad atas aturcara.
Gunakan sendiri
Matriks tanggungjawab persatuan
Salin jadual dan isi satu baris bagi setiap tugas. Tambah baris untuk apa-apa yang khusus pada acara anda.
| Tugas | Mengetuai | Meluluskan | Dimaklumkan | Tarikh dipersetujui |
|---|---|---|---|---|
| Kandungan aturcara | ||||
| Pencalonan penceramah | ||||
| Komunikasi kepada ahli | ||||
| Penggunaan nama dan logo | ||||
| Harga atau diskaun ahli | ||||
| Pengendalian data pendaftaran | ||||
| Bajet dan kos | ||||
| Penarikan diri atau perubahan sokongan |
Guna alat percuma: Penyemak konflik hak dan eksklusiviti penaja
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sokongan ringan, seperti logo dan satu e-mel.
- Seorang penghubung di setiap pihak boleh memegang matriks.
- Kedua-dua badan sudah mempunyai hubungan kerja.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Persatuan menjangka peranan dalam keputusan aturcara atau pembiayaan.
- Dua atau lebih badan penyokong mempunyai permintaan bertindih.
- Acara lepas mempunyai pertikaian tentang penjenamaan atau siapa membayar apa.
Mahu peranan disepakati sebelum promosi bermula?
Ketua projek persidangan boleh mengendalikan perbincangan dengan persatuan, menyediakan matriks tanggungjawab dan memastikan kelulusan mengikut jadual. Event Blueprint boleh merekodkan peranan dan kelulusan dalam pakej perancangan. Klausa kontrak dan soalan perkongsian data tetap menjadi urusan penanggungjawab undang-undang dan perlindungan data setiap pihak. Hantar apa yang persatuan tawarkan dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah persatuan penyokong menganjurkan bersama acara?
Tidak, kecuali dipersetujui. Menyokong dan menganjurkan bersama ialah peranan berbeza. Nyatakan yang mana, dan lihat halaman penganjur bersama untuk soalan pemilikan.
Bolehkah persatuan menggunakan logonya sesuka hati?
Sepakati penggunaan logo dan nama secara bertulis, dengan orang yang meluluskan bernama di setiap pihak.
Siapa memegang data pendaftaran?
Tetapkan sebelum pendaftaran dibuka, bersama penanggungjawab perlindungan data setiap pihak. Jangan andaikan persatuan menerima butiran perwakilan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.