Merancang susulan bermakna selepas meja bulat eksekutif
Perbincangan berjalan baik, dan kini tetamu menunggu untuk melihat sama ada sesuatu berlaku.
Jawapan ringkas
Susulan yang bermakna ialah senarai ringkas tindakan yang benar-benar dipersetujui oleh tetamu, setiap satu dengan penanggungjawab dan tarikh, serta satu tarikh yang dijanjikan apabila tuan rumah melapor semula. Selebihnya ialah adab.
Rancang sebelum sesi, supaya minit penutup merekodkan komitmen dan urus setia tidak meneka kemudian apa yang dimaksudkan orang.
Asingkan adab daripada komitmen
Nota terima kasih dan ringkasan ialah adab dan patut dihantar segera. Komitmen ialah sesuatu yang dikatakan oleh orang bernama bahawa dia akan lakukan, di bilik, di hadapan rakan sebaya.
Catat hanya komitmen yang diterima. Jangan menukar cadangan yang baik kepada tugas untuk seseorang yang tidak pernah bersetuju.
Urutan 90 hari
| Bila | Apa | Siapa |
|---|---|---|
| Dalam dua hari bekerja | Mesej terima kasih, dengan peringatan tentang peraturan dan tarikh ringkasan akan menyusul | Tuan rumah, dihantar oleh urus setia |
| Dalam dua minggu | Ringkasan dihantar selepas semakan tetamu; daftar komitmen dikongsi dengan yang dinamakan | Urus setia, tuan rumah meluluskan |
| Sekitar minggu keempat | Semakan ringkas setiap komitmen: selesai, sedang berjalan atau tersekat | Urus setia |
| Sekitar minggu kelapan | Tuan rumah melapor kepada tetamu tentang apa yang telah bergerak | Tuan rumah |
| Menjelang minggu kedua belas | Putuskan sama ada bersidang semula, menutup topik atau menyerahkannya kepada jawatankuasa | Tuan rumah dan jawatankuasa |
Daftar komitmen
- Satu baris bagi setiap komitmen, dalam ayat tetamu setakat yang dibenarkan oleh peraturan.
- Seorang penanggungjawab yang dinamakan, yang telah mengesahkan, dan tarikh.
- Gambaran apabila selesai, dalam satu baris.
- Siapa lagi yang perlu tahu.
- Status pada setiap semakan, dengan catatan sebarang halangan.
Pilih susulan yang sesuai dengan topik
- Masalah bersama mungkin memerlukan kumpulan kerja, dengan tarikh tamat yang jelas.
- Permintaan kepada pengawal selia atau pihak berkuasa memerlukan tuan rumah memutuskan siapa yang menulis dan siapa yang menandatangani, dengan persetujuan tetamu.
- Maklumat yang ditawarkan oleh tetamu untuk dikongsi memerlukan laluan yang selamat, yang dipersetujui di bawah peraturan asal.
- Susulan penaja atau rakan kongsi adalah berasingan dan tidak boleh bersandar pada perbincangan tertutup. Lihat mengurus permintaan penaja.
Rekodkan di tempat pasukan akan melihatnya
Catat keputusan tentang susulan, seperti bersidang semula atau menutup, dalam log keputusan. Jika tiada siapa mempunyai masa untuk mengejar, nyatakannya dan kurangkan senarai, bukannya membiarkannya terhenti begitu sahaja.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Susulan daripada meja tentang pengambilan graduan
Organisasi dan angka rekaan, hanya untuk ilustrasi.
Sebuah persatuan rekaan firma kejuruteraan menganjurkan meja bulat tertutup 14 ahli tentang pengekalan graduan. Tiga komitmen dibuat: seorang ahli akan berkongsi templat temu bual keluar, dua akan mencuba skim bimbingan dan persatuan akan membandingkan nota selepas lapan minggu.
Urus setia menghantar terima kasih pada hari kedua dan ringkasan pada minggu kedua. Pada minggu keempat, satu percubaan telah bermula, satu lagi ditangguhkan kerana penstrukturan semula, dan templat telah dikongsi. Pada minggu kelapan pengerusi melaporkan ini kepada tetamu dan bertanya sama ada mahu bersidang semula. Sembilan daripada 14 berkata ya.
Gunakan sendiri
Penjejak susulan meja bulat
Salin ke hamparan dan isi pada minit penutup sesi.
- Mesej terima kasih dihantar pada:
- Ringkasan dikeluarkan pada:
- Tuan rumah melapor pada:
- Keputusan sama ada bersidang semula atau menutup topik, menjelang:
| Komitmen | Penanggungjawab (disahkan) | Tarikh akhir | Gambaran apabila selesai | Siapa yang perlu tahu | Status minggu 4 | Status minggu 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Komitmen sedikit, penanggungjawab yang membalas dengan cepat dan urus setia yang ada masa untuk menyemak.
- Tuan rumah akan melapor sendiri kepada tetamu.
- Meja bulat ini sebahagian daripada siri tetap yang sudah ada penjejak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa komitmen merentas organisasi dan tiada siapa bertanggungjawab atas tugas mengejar.
- Susulan melibatkan pengawal selia, kumpulan kerja atau pendirian yang diterbitkan yang memerlukan penyelarasan.
- Tuan rumah mahu pelan bersidang semula dan jadual yang diurus bagi pihaknya.
Perlukan susulan dirancang dan dikejar?
Event Blueprint boleh memasukkan pelan susulan, penjejak dan tarikh laporan semula sejak awal, supaya minit penutup terus masuk ke dalamnya. Ketua projek kemudian boleh menjalankan jadual 90 hari, mengejar penanggungjawab dan menyediakan laporan semula tuan rumah, manakala tuan rumah menjaga hubungan dan membuat keputusan. Hantar tarikh sesi dan topik anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa cepat tetamu patut mendengar daripada kami?
Ucapan terima kasih dalam dua hari bekerja ialah sasaran yang munasabah. Ringkasan boleh menyusul kemudian, selepas tetamu menyemaknya di bawah peraturan yang dipersetujui.
Bagaimana jika tiada siapa menindaklanjuti?
Lapor dengan jujur pada tarikh laporan semula, dan sama ada kecilkan senarai atau tutup topik. Set tindakan yang lebih kecil yang benar-benar berlaku lebih bernilai daripada senarai panjang yang terhenti.
Perlukah penaja menerima daftar komitmen?
Tidak melainkan tetamu bersetuju. Daftar merekodkan apa yang tetamu janjikan, yang mungkin terletak di bawah peraturan sesi tertutup.
Perlukah kami bersidang semula?
Hanya jika tetamu mendapatinya berguna. Tanya pada laporan semula, dan putuskan menggunakan jawapan mereka.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.