Mengurus penaja yang meminta menyertai perbincangan terhad
Seorang penaja telah meminta untuk menyertai sesi tertutup, dan jawapannya memberi kesan kepada setiap tetamu di bilik.
Jawapan ringkas
Anggap permintaan itu sebagai keputusan tuan rumah, bukan hubungan penaja. Pilihan berjulat daripada menolak dengan sopan hingga menawarkan sesi berasingan, dan setiap satu mengubah apa yang akan dikatakan tetamu.
Putuskan menggunakan peraturan asas dan kriteria tetamu yang telah ditetapkan, semak dengan tetamu yang keterbukaannya terjejas, dan balas secara bertulis supaya jawapan konsisten. Perjanjian penaja sepatutnya telah menyelesaikan perkara ini lebih awal; jika tidak, catat jurang itu.
Pilihan, dan kesan setiap satu kepada bilik
| Pilihan | Apa yang berubah untuk tetamu | Perkara untuk diselesaikan dahulu |
|---|---|---|
| Tolak, tawarkan ringkasan | Tiada perubahan | Ayat balasan; kandungan ringkasan |
| Tawarkan sesi penaja berasingan | Meja bulat tertutup tidak terjejas | Masa program dan siapa menganjurkannya; elakkan menyampaikannya sebagai sebahagian perbincangan tertutup |
| Benarkan sebagai pemerhati di bawah peraturan | Tetamu tahu bahawa sebuah pihak komersial sedang mendengar | Bilangan kerusi; sama ada penaja bercakap; sama ada tetamu bersetuju |
| Benarkan sebagai tetamu mengikut kriteria yang sama | Penaja ialah seorang peserta antara rakan sebaya | Sama ada mereka memenuhi kriteria tetamu yang dinyatakan; peraturan penggantian |
| Benarkan untuk satu segmen sahaja | Sebahagian soalan ditanya tanpa penaja | Segmen yang mana; cara peralihan diuruskan |
Siapa yang memutuskan
Namakan seorang penanggungjawab di pihak tuan rumah, biasanya pengerusi atau ahli jawatankuasa yang bertanggungjawab atas meja bulat. Orang yang berurusan dengan penaja di urus setia menyampaikan permintaan tetapi tidak menjawabnya.
Jika perjanjian penaja menyebut kehadiran, bacalah dahulu. Jika ia senyap atau kabur, catat dalam log keputusan dan putuskan berdasarkan peraturan meja bulat sendiri.
Semak dengan orang yang terjejas
- Beritahu tetamu yang paling berkemungkinan terjejas apa yang sedang dipertimbangkan, tanpa menamakan penaja jika perkara masih terbuka.
- Tanya sama ada sesiapa akan bercakap secara berbeza jika wakil penaja hadir.
- Jika jawapan mengubah siapa yang hadir atau apa yang dikatakan, anggap ia sebab untuk menolak atau memilih sesi berasingan.
Membalas secara bertulis
- Ucap terima kasih kepada penaja dan nyatakan semula tujuan format tertutup dalam satu ayat.
- Nyatakan keputusan dan, dalam satu baris, sebabnya.
- Nyatakan apa yang akan diterima penaja, seperti ringkasan yang dikongsi dan bila.
- Tawarkan alternatif yang sesuai dengan kepentingan penaja, jika tuan rumah telah bersetuju.
- Salinkan kepada pembuat keputusan dan simpan balasan dalam log keputusan. Ketua projek boleh menjejakinya dalam log keputusan pihak berkepentingan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penaja meminta memerhati meja bulat tertutup
Organisasi dan angka rekaan, hanya untuk ilustrasi.
Sebuah badan perdagangan rekaan merancang meja bulat tertutup 12 ahli tentang garis panduan draf pengawal selia. Penaja persidangan tahunannya meminta menghantar dua kakitangan sebagai pemerhati.
Pengerusi bertanya tiga ahli. Dua berkata mereka akan lebih berhati-hati jika wakil penaja mendengar. Pengerusi menolak, menawarkan penaja ringkasan pendek selepas tetamu menyemaknya, dan mencadangkan slot taklimat 20 minit dalam program awam supaya penaja dapat mendengar tema secara umum.
Gunakan sendiri
Permintaan kehadiran penaja: nota keputusan dan balasan
Lengkapkan nota sebelum membalas. Templat balasan menyusul.
- Permintaan diterima daripada [penaja], pada [tarikh], meminta untuk [hadir sebagai tetamu / memerhati / menyertai satu segmen].
- Fasal berkaitan dalam perjanjian penaja, atau tiada:
- Peraturan meja bulat dan kriteria tetamu yang terpakai:
- Tetamu yang ditanya, dan apa yang mereka katakan:
- Pilihan yang dipertimbangkan dan pembuat keputusan:
- Keputusan, dengan sebab satu baris:
- Draf balasan: Terima kasih kerana bertanya. Sesi ini tertutup supaya tetamu boleh bercakap bebas, dan oleh itu pemerhati tidak dapat diterima. Kami akan menghantar ringkasan kepada anda pada [tarikh] selepas tetamu menyemaknya. [Tawaran alternatif.]
- Balasan dihantar oleh, pada [tarikh]; disimpan dalam log keputusan: ya / tidak
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perjanjian penaja sudah menyatakan apa yang termasuk dan tidak termasuk.
- Pengerusi jelas dan sanggup menolak dengan sopan.
- Tetamu sudah menerima peraturan asas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Permintaan datang daripada penaja yang membiayai sebahagian besar program dan jawatankuasa berpecah pendapat.
- Tetamu telah diberitahu bahawa sesi itu persendirian dan perubahan mungkin menjejaskan kepercayaan mereka.
- Anda memerlukan balasan, rekod keputusan dan tawaran alternatif disediakan dengan cepat dan konsisten.
Perlukan keputusan ini direkodkan dan dijawab dengan kemas?
Event Blueprint boleh merekodkan peraturan sesi tertutup, pilihan kehadiran penaja dan ayat balasan sebagai sebahagian dokumen program. Ketua projek boleh menyelaras keputusan jawatankuasa dan balasan bertulis. Anda yang merundingkan terma penaja; kerja kami ialah memastikan perbincangan tertutup berjalan dengan teratur. Hantar permintaan itu dan peraturan asas anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah menolak mungkin menyinggung penaja?
Mungkin, sebab itu balasan patut bertulis, sopan dan memberi sebab. Menawarkan apa yang akan diterima penaja, seperti ringkasan, menunjukkan bahawa format tertutup dikenakan kepada semua orang.
Bolehkah penaja hadir jika tetamu bersetuju?
Mungkin, tetapi tanya dengan cara yang membolehkan tetamu berkata tidak tanpa penaja tahu siapa yang membantah. Balasan persendirian kepada tuan rumah lebih baik daripada angkat tangan.
Perlukah perjanjian penaja menyebut kehadiran?
Ia membantu. Fasal yang menyatakan sesi tertutup bukan sebahagian pakej penaja mengelakkan permintaan seperti ini. Minta penasihat anda menyemak teksnya.
Bagaimana jika penaja juga ahli yang layak sebagai tetamu?
Gunakan kriteria tetamu seperti kepada orang lain, dan catat peranan gandanya. Lihat memilih gabungan tetamu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.