Menulis ringkasan meja bulat tanpa mendedahkan ucapan
Tetamu bercakap berdasarkan satu peraturan, dan ringkasan ialah tempat janji itu dikotakan atau dimungkiri.
Jawapan ringkas
Tulis ringkasan sebagai tema, perbezaan pendapat dan langkah seterusnya, bukan rekod siapa berkata apa. Kemudian semak setiap baris untuk butiran yang membolehkan pembaca meneka siapa penuturnya, dan beri tetamu peluang menyemak sebelum dikeluarkan.
Ringkasan mesti sepadan dengan peraturan pada kad peraturan asas. Jika kad menyatakan dikongsi tanpa nama, ringkasan dengan anekdot yang tersendiri atau statistik satu organisasi boleh melanggarnya walaupun tiada nama disebut.
Jenis ringkasan yang dibenarkan oleh peraturan
| Peraturan | Ringkasan boleh mengandungi | Ringkasan tidak boleh mengandungi |
|---|---|---|
| Terbuka dengan nama | Ucapan bernama yang telah diluluskan oleh penutur | Ucapan bernama yang belum dilihat oleh penutur |
| Dikongsi tanpa nama | Tema, pendirian secara umum, bidang persetujuan dan perbezaan | Nama, nama organisasi, atau butiran yang mengenal pasti penutur |
| Kekal dalam bilik | Tarikh, topik, bilangan hadirin dan langkah seterusnya yang dipersetujui | Intipati ucapan |
Menulisnya
- Kumpulkan nota mengikut soalan, bukan mengikut penutur.
- Tulis setiap perkara sebagai corak, seperti beberapa tetamu berkata atau pandangan berbelah bahagi, dan elakkan bilangan yang boleh mengenal pasti seseorang dalam kumpulan kecil.
- Buang contoh, angka dan frasa luar biasa yang menunjuk kepada satu organisasi.
- Tambah bahagian ringkas tindakan yang dipersetujui, dengan penanggungjawab, hanya jika tetamu menerimanya dalam sesi.
- Tandakan dengan jelas apa yang menjadi pandangan tuan rumah dan apa yang menjadi rekod perbincangan.
Semak pengenalpastian semula
- Bolehkah rakan sekerja tetamu mengetahui siapa yang berkata ini daripada contoh sahaja?
- Adakah hanya seorang daripada sektor, saiz organisasi atau peranan tertentu yang berada di bilik?
- Adakah angka atau tarikh mengenal pasti projek yang akan dikenali oleh pembaca?
- Adakah ayat itu akan dibaca secara berbeza jika dikaitkan dengan pengawal selia atau pesaing?
- Adakah terdapat sebarang ucapan tentang orang atau organisasi bernama yang bukan sebahagian tujuan perbincangan?
Semakan dan pengeluaran
Hantar draf kepada tetamu dengan tempoh singkat untuk menandakan sebarang baris yang membimbangkan mereka. Anggap tanda itu muktamad: tulis semula atau buang, dan jangan berhujah.
Putuskan lebih awal siapa yang melihat nota di sebalik ringkasan dan berapa lama ia disimpan, dan tanya penasihat anda jika ia menimbulkan soalan perlindungan data. Keluarkan hanya kepada kumpulan yang dijanjikan oleh kad. Tindakan susulan dibincangkan dalam merancang susulan selepas meja bulat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ringkasan selepas meja bulat tertutup tentang kegagalan pembekal
Organisasi dan angka rekaan, hanya untuk ilustrasi.
Sebuah persatuan rekaan profesional risiko mengadakan meja bulat dikongsi tanpa nama bagi 12 ahli. Draf pertama menyatakan bahawa satu-satunya peserta daripada sebuah penanggung insurans serantau mendapati pelan pemulihan pembekal belum diuji.
Urus setia menulis semula: beberapa peserta melaporkan bahawa pelan pemulihan pembekal belum diuji hujung ke hujung. Ia membuang rujukan penanggung insurans, mengumpulkan nota di bawah tiga soalan dan menghantar draf kepada tetamu dengan tempoh semakan lima hari bekerja. Seorang tetamu meminta satu angka dibuang, dan ia dibuang.
Gunakan sendiri
Senarai semak penulisan dan pengeluaran ringkasan
Lalui senarai ini sebelum sebarang ringkasan keluar daripada urus setia.
- Peraturan pada kad peraturan asas:
- Jenis ringkasan yang dibenarkan oleh peraturan itu:
- Nota dikumpulkan mengikut soalan, bukan mengikut penutur:
- Ucapan ditulis semula sebagai corak, tanpa bilangan yang mengenal pasti sesiapa:
- Contoh, angka dan frasa yang tersendiri dibuang atau diluluskan:
- Semakan pengenalpastian semula dibuat oleh pembaca kedua:
- Pandangan tuan rumah dan rekod perbincangan diasingkan dengan jelas:
- Draf dihantar kepada tetamu pada [tarikh], dengan tempoh semakan sehingga [tarikh]:
- Semua baris yang ditandakan diselesaikan:
- Senarai pengeluaran sepadan dengan apa yang dijanjikan oleh kad:
- Nota di sebalik ringkasan disimpan oleh [peranan], disimpan sehingga [tarikh], dipadam oleh [peranan]:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peraturan mudah dan kumpulan kecil serta saling mempercayai.
- Seorang individu mengambil nota yang jelas dan boleh menulis mengikut tema.
- Ringkasan hanya dihantar kepada orang yang hadir.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ringkasan akan diterbitkan atau dikongsi di luar tetamu.
- Tetamu datang dari sektor kecil yang mudah dikenal pasti.
- Beberapa penyemak mesti meluluskan sebelum dikeluarkan dan proses perlu dikendalikan.
Perlukan ringkasan ditulis dan dikeluarkan dengan selamat?
Event Blueprint boleh menetapkan kaedah mengambil nota, proses semakan dan pengeluaran serta senarai semak di atas sebelum sesi. Ketua projek boleh menguruskan draf, tempoh semakan tetamu dan senarai pengeluaran, manakala tuan rumah mengekalkan kelulusan akhir setiap baris dan penasihat anda mengendalikan sebarang soalan undang-undang. Hantar peraturan asas dan tarikh anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami memetik tetamu jika mereka bersetuju kemudian?
Boleh, jika orang itu bersetuju secara bertulis terhadap ayat tepat dan penyebutan namanya. Simpan persetujuan bersama nota.
Perlukah ringkasan menyatakan siapa yang hadir?
Hanya jika peraturan dan tetamu membenarkan. Senarai hadirin sendiri boleh mendedahkan siapa yang terlibat, jadi tanya tetamu dahulu.
Berapa lama tempoh semakan?
Cukup lama untuk tetamu yang sibuk membacanya, lazimnya beberapa hari bekerja. Nyatakan tarikh dalam mesej pengiring supaya kesenyapan tidak menjadi kelewatan.
Bagaimana jika tetamu membantah selepas penerbitan?
Buang atau pinda bahan dengan cepat, beritahu tetamu apa yang dilakukan, dan semak proses anda. Tanya penasihat anda jika perkara itu menimbulkan soalan undang-undang atau perlindungan data.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.