Luluskan kos dibayar balik sebelum ia berlaku
Invois akhir pembekal mengandungi baris kos dibayar balik, dan tiada siapa ingat bersetuju dengan kebanyakannya.
Jawapan ringkas
Perbelanjaan dibayar balik kekal terkawal apabila empat perkara ditulis sebelum sesiapa berbelanja: kategori yang layak, had bagi setiap kategori, siapa yang meluluskan awal, dan bukti yang mesti dilampirkan.
Selebihnya ialah daftar. Setiap item dicatat apabila diluluskan, dipadankan dengan resit apabila dituntut, dan disemak dengan invois sebelum bayaran.
Tetapkan peraturan sebelum perbelanjaan pertama
Tanya pembekal kos yang dijangka dipindahkan kepada anda, seperti perjalanan, percetakan, kurier atau penginapan. Sepakati kategori secara bertulis, dan anggap apa-apa yang tiada dalam senarai memerlukan kelulusan baharu.
Sama ada pembekal boleh menambah yuran pengendalian atau margin ke atas kos yang dibebankan itu ialah perkara komersial. Minta jawapan bertulis dan simpan bersama perjanjian.
Laluan kelulusan
| Peringkat | Siapa bertindak | Rekod |
|---|---|---|
| Permintaan | Pembekal atau ahli pasukan projek menerangkan kos, jumlah, sebab dan tarikh diperlukan. | Baris dalam daftar perbelanjaan. |
| Kelulusan awal | Pemegang bajet yang dinamakan. Tetapkan nilai di atasnya orang kedua mesti meluluskan. | Nama orang yang meluluskan, tarikh, had diluluskan. |
| Perbelanjaan | Pembekal menanggung kos dalam had yang diluluskan. | Resit asal atau invois pembekal. |
| Tuntutan | Pembekal menghantar tuntutan dengan resit dan rujukan daftar. | Tarikh tuntutan, jumlah dituntut. |
| Semakan | Kewangan atau penyelaras projek membandingkan tuntutan, kelulusan dan resit. | Sepadan, sebahagian sepadan atau soalan dibangkitkan. |
| Bayaran | Diluluskan hanya selepas semakan selesai. | Rujukan bayaran. |
Apa yang perlu ada dalam tuntutan
- Rujukan daftar yang diberi semasa kelulusan awal.
- Resit atau dokumen pembekal yang menunjukkan tarikh, jumlah dan apa yang dibeli.
- Penjelasan bagi jumlah melebihi had, dihantar sebelum tuntutan dan bukan bersama tuntutan.
- Bagi perjalanan, laluan dan tujuan dalam bahasa mudah.
Mengendalikan item tanpa kelulusan awal
Sesetengah kos memang tidak boleh menunggu. Sepakati had kecemasan yang kecil dan peraturan bahawa pembekal memaklumkan pemegang bajet pada hari yang sama. Apa-apa di atas had melalui borang permintaan perubahan.
Jika tuntutan tidak sepadan dengan kelulusan, tanya penasihat kewangan anda sama ada baris yang dipertikaikan sahaja boleh ditahan sementara baris yang sepadan dibayar.
Pemadanan pada akhir projek
Sebelum bayaran akhir, bandingkan invois pembekal dengan daftar anda. Lembaran padanan invois menandakan rujukan berganda, jumlah tidak sepadan dan item tanpa kelulusan. Item yang sudah diliputi fi disenaraikan dalam jadual perkara termasuk dalam fi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perjalanan penceramah untuk seminar dua hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah badan pendidikan profesional rekaan melantik penyelaras program yang perjanjiannya membenarkan bayaran balik perjalanan penceramah. Urus setia menetapkan kategori tiket penerbangan, pengangkutan tempatan dan penginapan satu malam, masing-masing dengan had bagi setiap penceramah, dan menamakan setiausaha sebagai orang yang meluluskan awal.
Tiga bulan kemudian penyelaras menghantar tuntutan RM 6,200 berbanding had diluluskan RM 5,400. Dua baris tiada kelulusan awal. Daftar menunjukkan baris yang sepadan, setiausaha meluluskan satu selepas perbelanjaan dibuat dengan sebab bertulis, dan satu lagi dipersoalkan. Jumlah di luar had tidak dibayar sehingga permintaan perubahan diluluskan.
Gunakan sendiri
Daftar perbelanjaan dibayar balik
Simpan satu baris bagi setiap perbelanjaan. Tuntutan dibayar hanya apabila tujuh lajur pertama lengkap.
| Rujukan | Kategori | Sebab | Had diluluskan (RM) | Orang yang meluluskan dan tarikh | Resit dilampirkan | Dituntut (RM) | Sepadan? | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R-01 | Ya / Tidak | Ya / Sebahagian / Tidak | ||||||
| R-02 | Ya / Tidak | Ya / Sebahagian / Tidak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kos yang dibebankan kepada anda sedikit dan ada seorang pemegang bajet.
- Pembekal sudah menggunakan borang tuntutan yang jelas.
- Anda ada pegawai kewangan yang boleh menyemak resit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal, banyak tuntutan kecil dan tiada siapa bertanggungjawab atas daftar.
- Kos yang dibebankan kepada anda besar berbanding fi.
- Kuasa kelulusan dibahagi antara jawatankuasa, kewangan dan bajet yang dibiayai penaja.
Mahu seseorang mengurus daftar perbelanjaan?
Ketua projek persidangan boleh menetapkan kategori dan had bersama pemegang bajet anda, menyelenggara daftar sepanjang projek dan menyediakan senarai yang dipadankan untuk kewangan sebelum setiap bayaran. Keputusan tentang apa yang dibayar terletak pada anda dan penasihat kewangan anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah perbelanjaan dibayar balik ada had?
Had bagi setiap kategori ialah kawalan paling mudah. Jika kos sebenar mungkin melebihinya, pembekal bertanya sebelum berbelanja, bukan selepas.
Bolehkah pembekal menambah yuran pengendalian pada kos pindahan?
Itu bergantung pada apa yang dipersetujui. Minta jawapan bertulis pembekal pada awal, dan bawa soalan undang-undang kepada penasihat anda.
Bagaimana jika resit dalam mata wang lain?
Rekodkan jumlah dan mata wang asal, dan sepakati lebih awal sumber kadar tukaran yang digunakan. Tanya penasihat kewangan anda cara merekodkannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.