Borang permintaan perubahan yang merekod siapa bersetuju
Slot penceramah berubah, bilik ditukar, dan tiga orang bersetuju dalam tiga mesej yang berbeza.
Jawapan ringkas
Borang permintaan perubahan menukar "boleh tak kita tambah juga..." kepada rekod: apa yang diminta, sebab, siapa yang meminta, kesannya pada skop, kos dan masa, dan siapa yang boleh meluluskan.
Ruang kelulusan dibiarkan kosong sehingga orang yang dinamakan untuk meluluskan menandatangani atau mengesahkan. Borang menerangkan kesan, dan orang yang meluluskan itulah yang memutuskan.
Bila perubahan memerlukan borang
- Ia mengubah sesuatu dalam skop, program atau jadual yang dipersetujui.
- Ia mengubah kos, walaupun sedikit, atau menganjakkan tarikh akhir pembekal.
- Ia menjejaskan pembekal lain, penceramah atau venue.
- Ia membatalkan sesuatu yang sudah diluluskan.
Medan dan sebab setiap satu ada
| Medan | Apa yang ditulis | Mengapa penting |
|---|---|---|
| Rujukan dan tarikh | Nombor berturut seperti CR-007 dan tarikh dibangkitkan. | Membolehkan semua orang merujuk item yang sama. |
| Dimohon oleh | Nama dan peranan, termasuk sama ada mereka berkuasa dalam bidang ini. | Membezakan permintaan daripada arahan. |
| Perubahan dimohon | Satu ayat yang menerangkan perubahan. | Mengelak beberapa perubahan tersembunyi dalam satu permintaan. |
| Sebab | Mengapa sekarang, dan apa yang berlaku jika tidak dibuat. | Membantu orang yang meluluskan menimbang. |
| Asas perbandingan | Apa yang dinyatakan perjanjian, program atau pelan hari ini. | Perubahan memerlukan sesuatu untuk dibandingkan. |
| Kesan pada skop, kos, masa | Item ditambah, dibuang atau dianjak, dengan angka dan tarikh, ditandakan disebut harga atau anggaran. | Menunjukkan saiz sebenar perubahan. |
| Kebergantungan | Pembekal, bilik, penceramah atau serahan lain yang terjejas. | Perubahan jarang kekal di satu tempat. |
| Orang yang meluluskan dan laluan | Orang yang dinamakan dan had kuasanya; siapa lagi mesti dirujuk. | Menghalang kelulusan oleh orang yang salah. |
| Keputusan | Diluluskan, ditolak atau ditangguh, dengan tarikh dan orang yang meluluskan. Dibiarkan kosong sehingga lengkap. | Rekod yang diambil kira. |
Memproses permintaan
- Catat permintaan dalam log pada hari ia tiba, walaupun hanya mesej.
- Minta pembekal atau ahli pasukan memberi kesan pada skop, kos dan masa secara bertulis. Jika pembekal menyebut kos tambahan, ikut proses sebut harga perubahan.
- Bandingkan angka asas dan angka disemak secara berdampingan dalam pembanding kesan perubahan. Catat di mana angka tiada dan jangan anggap ia sifar.
- Hantar borang kepada orang yang dinamakan untuk meluluskan dengan tarikh keputusan.
- Rekodkan keputusan, kemas kini jadual dan maklumkan setiap pihak yang terjejas.
Perkara yang patut dielakkan
- Memulakan kerja bagi perubahan sebelum diluluskan, kecuali peraturan kecemasan yang dipersetujui membenarkannya.
- Menganggap sebut harga pembekal sebagai kelulusan.
- Merekodkan kesan kos sebagai satu angka tanpa asas.
- Menggunakan borang untuk menentukan maksud klausa kontrak. Soalan itu dibawa kepada penasihat undang-undang anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menukar bilik sesi selari sehari sebelum acara
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan logistik rekaan meminta sesi selari petangnya dipindahkan daripada bilik muat 60 orang ke bilik lebih besar kerana pendaftaran meningkat. Penyelaras venue membalas melalui mesej bahawa bilik lebih besar tersedia.
Penyelaras projek membangkitkan CR-004. Venue menyebut RM 1,800 tambahan; pembekal AV menyatakan pendawaian semula memerlukan dua jam juruteknik tambahan pada kadar lebih masa yang disebut. Pembanding menunjukkan kedua-dua kesan dan perubahan masa persediaan. Bendahari kehormat, yang berkuasa sehingga RM 3,000, meluluskan secara bertulis, dan pencetak papan tanda dimaklumkan pada hari yang sama.
Gunakan sendiri
Borang permintaan perubahan (salin dan lengkapkan)
Biarkan blok Keputusan kosong sehingga orang yang meluluskan melengkapkannya.
- Rujukan dan tarikh dibangkitkan:
- Dimohon oleh (nama, peranan, berkuasa dalam bidang ini?):
- Perubahan dimohon (satu ayat):
- Sebab, dan akibat jika tidak dibuat:
- Asas hari ini (klausa perjanjian, rujukan program atau pelan):
- Kesan pada skop (ditambah / dibuang / dianjak):
- Kesan pada kos (jumlah, disebut atau anggaran, cukai dinyatakan atau tidak):
- Kesan pada masa (tarikh, tarikh akhir dianjak):
- Kebergantungan dan pihak lain yang terjejas:
- Orang yang dinamakan untuk meluluskan dan had kuasanya:
- Dirujuk sebelum keputusan:
- KEPUTUSAN (diluluskan / ditolak / ditangguh), orang yang meluluskan, tarikh: dibiarkan kosong sehingga lengkap
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang individu memegang kuasa dan sedikit pembekal terjejas.
- Perubahan jarang berlaku dan kebanyakannya dalaman.
- Jadual pendek dan semua orang berada dalam satu bilik.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Perubahan datang daripada ahli jawatankuasa, penaja dan penceramah serentak.
- Beberapa pembekal perlu menetapkan harga atau jadual semula bagi setiap perubahan.
- Tiada siapa pasti siapa boleh meluluskan apa.
Perlu kawalan perubahan diuruskan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh mencatat setiap permintaan, mengumpul kesan kos dan masa daripada pembekal, menunjukkan kesan secara berdampingan dan menghantarnya kepada orang yang dinamakan untuk meluluskan. Kelulusan terpulang kepada orang yang berkuasa. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah setiap perubahan kecil memerlukan borang?
Bukan setiap pembetulan ejaan. Gunakan borang apabila skop, kos, masa atau pihak lain terjejas. Jika ragu, catatkannya; borang ringkas mengambil beberapa minit.
Siapa yang patut menjadi orang yang meluluskan?
Orang yang memegang kuasa atas bajet atau keputusan itu dalam organisasi anda. Tulis had kuasanya pada borang dan namakan orang yang meluluskan kedua di atas had itu.
Bolehkah borang menggantikan pindaan perjanjian?
Borang merekodkan permintaan dan keputusan. Sama ada pindaan bertulis pada perjanjian juga diperlukan ialah soalan untuk penasihat undang-undang anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.