Padankan invois pembekal dengan perkara yang dipersetujui
Tiga invois tiba selepas acara dan satu daripadanya sangat serupa dengan yang lain.
…
Jawapan ringkas
Lembaran ini memadankan setiap baris invois dengan baris pesanan pembelian mengikut nama item, kemudian menandakan baris pesanan yang tiada, harga berbeza daripada pesanan, kuantiti melebihi yang dipesan atau dihantar, rujukan invois berulang dan apa-apa yang dibiarkan kosong. Baris pesanan yang belum diinvois juga disenaraikan.
Ia hanya lembaran kerja. Ia tidak bersambung dengan sistem kewangan dan tidak membuat atau menjadualkan bayaran. Baris tanpa isu bermakna tiada ketidakpadanan dalam apa yang anda taip, bukan bahawa ia diluluskan untuk bayaran.
Apa yang perlu dimasukkan
- Baris pesanan: item, kuantiti dan harga seunit dipesan, kuantiti dihantar dan catatan bukti penghantaran, seperti rujukan nota penghantaran atau lembaran waktu kerja bertandatangan.
- Baris invois: rujukan, pembekal, item seperti dinamakan dalam pesanan, kuantiti dan harga seunit diinvois, dan status bayaran.
- Gunakan label rekaan atau tidak sensitif. Jangan masukkan butiran bank, nombor akaun atau data peribadi.
Apa yang ditandakan
- Tiada baris pesanan sepadan, atau harga seunit berbeza daripada pesanan.
- Kuantiti diinvois melebihi kuantiti dipesan, atau melebihi kuantiti yang dibuktikan dihantar. Kuantiti dihantar yang kosong belum selesai, bukan sifar.
- Rujukan invois dan item yang sama dimasukkan dua kali, atau satu rujukan digunakan oleh pembekal berbeza.
- Kuantiti atau harga kosong, yang menghalang baris itu dijumlahkan.
- Baris yang ditandakan dibayar sedangkan isu masih terbuka.
Menyelesaikan isu
Mulakan dengan pendua dan apa-apa yang ditandakan dibayar, kerana itulah yang paling sukar dibalikkan. Kemudian selesaikan perbezaan harga dan kuantiti dengan pembekal, dan minta bukti penghantaran jika tiada.
Setelah sesuatu item selesai, betulkan entri dan isu itu akan hilang. Simpan lembaran kerja yang telah dibetulkan bersama fail invois.
Had
Baris dipadankan mengikut nama sahaja, mengabaikan huruf besar dan ruang tambahan, jadi menaip item dengan cara yang sama dalam kedua-dua jadual adalah penting. Lembaran kerja tidak dapat menilai sama ada invois betul, hanya sama ada entri sepadan antara satu sama lain. Untuk bajet dan perancangan bayaran, lihat kalkulator varians bajet dan pembina jadual bayaran tunai.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penyelarasan selepas acara rekaan
Pembekal, item dan jumlah rekaan, untuk menunjukkan isu.
Enam baris invois rekaan disemak terhadap empat baris pesanan. Bufet makan tengah hari sepadan tepat. Kakitangan perkhidmatan muncul dua kali di bawah satu rujukan pada RM 195 berbanding pesanan RM 180, jadi ia ditandakan sebagai pendua, perbezaan harga dan 12 diinvois berbanding 6 dipesan.
Pondok jurubahasa ditandakan dibayar tetapi tiada penghantaran dibuktikan, jadi ia ditandakan sebagai dibayar dengan isu terbuka. Program bercetak diinvois 450 berbanding 400 dipesan, dan tag nama tidak pernah ada dalam pesanan. Lima daripada enam baris invois mempunyai isu.
| Baris invois | Isu |
|---|---|
| INV-2001 Bufet makan tengah hari, 300 pada RM 42.00 | Tiada ketidakpadanan dalam data dimasukkan |
| INV-2001 Kakitangan perkhidmatan, 6 pada RM 195.00 (dua kali) | Pendua; harga berbeza daripada pesanan; melebihi kuantiti dipesan dan dihantar |
| INV-3050 Pondok jurubahasa, dibayar | Tiada bukti penghantaran dimasukkan; ditandakan dibayar sedangkan isu terbuka |
| INV-4410 Program bercetak, 450 pada RM 3.50 | Melebihi kuantiti dipesan dan dihantar |
| INV-4411 Tag nama, 300 pada RM 1.20 | Tiada baris pesanan sepadan |
Gunakan sendiri
Helaian penyelarasan invois
Satu baris bagi setiap baris invois. Tandakan setiap semakan hanya apabila anda telah melihat buktinya.
| Rujukan invois dan item | Dalam pesanan? Kuantiti dan harga dipesan | Kuantiti dan harga diinvois | Bukti penghantaran dilihat (rujukan) | Pendua disemak? | Isu dan siapa menyelesaikannya |
|---|---|---|---|---|---|
| Baris pesanan yang belum diinvois | |||||
| Baris yang telah dibayar dengan isu terbuka |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Terdapat beberapa pembekal, pesanan pembelian dan nota penghantaran yang jelas, dan seorang bendahari yang boleh menyoal setiap isu.
- Tujuannya ialah rekod yang kemas sebelum bayaran.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pesanan diubah secara lisan, bukti penghantaran nipis dan beberapa invois bertindih.
- Ramai pembekal menginvois dalam format berbeza dan seseorang perlu mengejar invois yang dibetulkan.
- Rekod mesti sedia untuk juruaudit, pembiaya atau pertanyaan penaja selepas acara.
Perlukan invois selepas acara dikejar dan diselaraskan?
Ketua projek boleh mengumpul pesanan, bukti penghantaran dan invois ke dalam satu penyelarasan, mengejar pembekal untuk pembetulan dan menyediakan senarai perkara terbuka untuk pasukan kewangan anda. Kelulusan dan pelaksanaan bayaran tetap di tangan anda. Hantar invois yang belum dipadankan dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah lembaran kerja bersambung dengan perisian perakaunan saya?
Tidak. Ia hanya menggunakan baris yang anda taip, dan ia tidak membuat atau menjadualkan bayaran.
Bilakah rujukan invois ialah pendua?
Apabila rujukan dan item yang sama muncul lebih daripada sekali, atau satu rujukan digunakan oleh pembekal berbeza. Beberapa item berbeza di bawah satu rujukan adalah biasa.
Mengapa kuantiti dihantar yang kosong tidak dianggap sifar?
Kerana belum ada bukti dimasukkan tidak sama dengan tiada apa dihantar. Ia kekal belum selesai sehingga anda merekodkan bukti.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.