Tetapkan harga perubahan skop sebelum masuk invois
Seseorang meminta satu bilik, penceramah atau hidangan lagi, dan pembekal akan menambahnya pada invois.
Jawapan ringkas
Proses sebut harga perubahan bermaksud tiada perubahan skop dilaksanakan sehingga pembekal menetapkan harganya secara bertulis dan seorang pegawai yang dinamakan di pihak anda meluluskan harga itu.
Langkahnya ringkas: terangkan perubahan, minta sebut harga perubahan, bandingkan dengan skop asal, lulus atau tolak secara bertulis, kemudian kemas kini bajet dan jadual.
Apa yang dikira sebagai perubahan
Perubahan ialah apa-apa pindaan kepada perkara yang asalnya dilantik untuk disediakan oleh pembekal: kuantiti, spesifikasi, tarikh, masa, tempat atau orang. Ia berbeza daripada pembetulan kesilapan pembekal berbanding skop asal.
Jika tidak pasti, anggap ia permintaan perubahan dan minta pembekal menyatakan bahagian yang mereka anggap dalam skop dan bahagian yang tambahan.
Enam langkah
- Rekodkan perubahan pada borang permintaan perubahan, dengan sebab, pemohon dan tarikh diperlukan.
- Hantar sebut harga asal atau rujukan skop kepada pembekal dan minta sebut harga perubahan yang menunjukkan perbezaan sahaja.
- Minta kesan kos, kesan masa (contohnya masuk barang lebih lewat) dan kebergantungan kepada pembekal lain.
- Bandingkan perubahan dengan baris asal menggunakan jadual perkara termasuk dalam fi untuk menyemak sama ada item itu sudah termasuk.
- Minta penanggungjawab bajet meluluskan atau menolak secara bertulis sebelum pembekal meneruskan kerja.
- Kemas kini bajet, aturcara dan jadual tarikh penting serahan, dan simpan perubahan yang diluluskan bersama dokumen kontrak asal.
Apa yang ada pada sebut harga perubahan yang berguna
- Rujukan kepada sebut harga atau pesanan asal yang diubah.
- Item yang ditambah, dikurangkan atau diganti, setiap satu dengan kuantiti dan harga seunit.
- Sama ada cukai dan caj perkhidmatan termasuk, seperti yang dinyatakan pembekal.
- Sebarang perubahan pada tarikh serahan atau tarikh pembayaran.
- Berapa lama harga yang disebut kekal terbuka.
- Ruang kosong untuk kelulusan anda, yang anda lengkapkan sendiri, bukan pembekal.
Siapa yang meluluskan
Namakan orang yang meluluskan sebelum perubahan pertama tiba. Biasanya penanggungjawab bajet untuk kos dan penanggungjawab persidangan untuk kesan aturcara, dan bagi jumlah lebih besar seorang lagi seperti bendahari atau ketua kewangan.
Tetapkan ambang, contohnya perubahan melebihi jumlah tertentu dibawa kepada jawatankuasa. Pilih jumlah itu bersama ketua kewangan anda; ia dasar anda, bukan peraturan tetap.
Masalah yang kerap berlaku
- Kelulusan lisan di tapak yang tidak sampai kepada penanggungjawab bajet.
- Beberapa perubahan kecil yang nampak ringan tetapi jumlahnya melebihi bajet yang diluluskan.
- Perubahan dinilai mengikut harga senarai, bukan kadar dalam sebut harga asal.
- Perubahan diluluskan jawatankuasa tetapi tidak dimaklumkan kepada pembekal lain yang terjejas.
- Penjimatan daripada item yang dibuang tidak dituntut kerana hanya tambahan diminta secara bertulis.
Di mana soalan undang-undang bermula
Sama ada kelulusan e-mel mengubah kontrak, atau sama ada kontrak memerlukan perubahan ditandatangani, bergantung pada teks kontrak. Kemukakan ini sebagai soalan kepada penasihat undang-undang anda.
Untuk membandingkan skop lama dan baharu bersebelahan, gunakan alat perbandingan kesan perubahan. Untuk menghasilkan permintaan yang boleh disunting, gunakan pembina permintaan perubahan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Bilik sesi selari kedua ditambah enam minggu sebelum acara
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Logistik Malaysia menganjurkan persidangan sehari untuk kira-kira 280 ahli. Jawatankuasa aturcara mahu sesi selari keempat, yang memerlukan bilik sesi kedua dengan skrin dan mikrofon sendiri.
Urus setia merekodkan permintaan, kemudian meminta sebut harga perubahan daripada pembekal AV berdasarkan pesanan AV-24-07. Pembekal membalas dengan satu set bilik tambahan RM 3,200 dan seorang juruteknik tambahan RM 650, kedua-duanya sebelum cukai. Bendahari meluluskan RM 3,850 secara bertulis, manakala sewa bilik venue diurus dalam perubahan berasingan. Bajet dan lembaran aturan dikemas kini pada hari yang sama.
Gunakan sendiri
Templat permintaan sebut harga perubahan
Salin ke e-mel atau borang. Isi blok pertama sendiri, kemudian minta pembekal melengkapkan blok kedua.
- Rujukan: nombor dan tarikh sebut harga atau pesanan asal:
- Perubahan yang diminta, dalam satu ayat:
- Sebab perubahan dan siapa yang meminta:
- Tarikh perubahan perlu disahkan:
- Pembekal perlu nyatakan: item ditambah, dibuang atau diganti, dengan kuantiti dan harga seunit:
- Pembekal perlu nyatakan: cara cukai dan caj perkhidmatan dikenakan, seperti yang dinyatakan pembekal:
- Pembekal perlu nyatakan: kesan pada tarikh serahan, masa pemasangan dan tarikh pembayaran:
- Pembekal perlu nyatakan: kebergantungan kepada pembekal lain atau venue:
- Sebut harga sah sehingga:
- Diluluskan oleh (nama dan jawatan, dilengkapkan oleh penganjur sahaja):
- Diluluskan atau ditolak, tarikh, dan baris bajet yang dikemas kini:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perubahan jarang berlaku dan seorang sahaja memegang bajet.
- Pembekal sedikit dan sudah tahu laluan kelulusan anda.
- Dokumen skop asal jelas dan disimpan di satu tempat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal dan jawatankuasa meminta perubahan pada masa yang sama.
- Tiada sesiapa menjejaki kesan kos terkumpul perubahan kecil.
- Perubahan dipersetujui di tapak tanpa rekod, dan pertikaian mula timbul.
Perlukan seseorang untuk menjaga skop?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan proses perubahan untuk acara anda: merekod setiap permintaan, mendapatkan sebut harga perubahan, menunjukkan kesan terkumpul kepada penanggungjawab bajet dan menyimpan kelulusan secara bertulis. Keputusan terletak pada jawatankuasa anda. Hantarkan senarai pembekal semasa dan perubahan yang telah dipersetujui. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pembekal memulakan perubahan sebelum kelulusan?
Tetapkan jangkaan bahawa mereka tidak boleh. Jika masa suntuk, luluskan jumlah had secara bertulis dahulu dan minta sebut harga penuh serta-merta selepas itu.
Bagaimana jika pembekal berkata item itu memang sudah termasuk?
Minta mereka menunjukkan baris dalam sebut harga atau spesifikasi asal. Jika dokumen tidak jelas, rekodkan perselisihan dan bawa kepada pihak yang menandatangani kontrak sebelum bersetuju membayar.
Adakah pengurangan juga memerlukan perubahan?
Ya. Minta perubahan kredit supaya penjimatan ditulis. Sesetengah pembekal ada caj minimum atau syarat pembatalan, jadi semak teks kontrak.
Adakah kelulusan melalui e-mel mencukupi?
Itu soalan kontrak untuk penasihat undang-undang anda. Secara praktikal, simpan setiap kelulusan dalam bentuk yang menunjukkan siapa meluluskan, jumlah dan tarikh.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.