Senaraikan perkara yang ditunggu pembekal daripada anda
Pembekal berkata ia menunggu anda, anda berkata ia menunggu pembekal, dan kedua-dua pihak tiada senarai.
Jawapan ringkas
Jadual kebergantungan pelanggan menyenaraikan semua yang mesti disediakan atau diputuskan penganjur supaya pembekal dapat menyampaikan tepat pada masanya: kandungan, kelulusan, akses, nama, bayaran dan pengesahan. Setiap satu ada penanggungjawab, tarikh akhir dan tugas pembekal yang dibukanya.
Ia berfungsi dua hala. Ia menunjukkan kepada pembekal apa yang masih perlu anda sediakan dan menunjukkan kepada anda item anda yang lewat dan menahan kerja mereka.
Apa yang dikira kebergantungan
- Kandungan: biodata penceramah, tajuk sesi, logo, templat slaid, teks untuk laman web dan lencana.
- Keputusan: susunan program, susun atur bilik, pilihan menu, medan pendaftaran.
- Kelulusan: bukti cetakan, pelan lantai, helaian aturcara, bajet.
- Akses: wakil venue, sistem, akaun, kelulusan keselamatan untuk pembekal.
- Maklumat: bilangan peserta akhir, keperluan diet dan akses, butiran perjalanan penceramah.
- Bayaran yang dijadualkan dalam perjanjian, yang boleh membuka tugas pembekal.
Lajur jadual
| Lajur | Apa yang direkodkan |
|---|---|
| Kebergantungan | Item yang disediakan atau diputuskan penganjur. |
| Penanggungjawab | Orang yang dinamakan di pihak anda, bukan jawatankuasa. |
| Diperlukan sebelum | Tarikh pembekal memerlukannya, dinyatakan oleh pembekal. |
| Tugas yang tertahan | Tugas dan tarikh penting pembekal yang tidak boleh bermula tanpanya. |
| Status | Belum mula, sedang berjalan, diserahkan, diterima. |
| Jika lewat | Apa yang dikatakan pembekal akan berubah, seperti serahan lewat atau kos tambahan. Rekodkan sebagai kenyataan pembekal. |
| Diserahkan pada | Tarikh dan cara diserahkan. |
Membina jadual
- Tanya setiap pembekal apa yang mereka perlukan daripada anda dan sebelum bila, secara bertulis.
- Gabungkan jawapan dalam satu jadual, dikumpulkan mengikut tarikh, bukan mengikut pembekal.
- Tetapkan penanggungjawab yang dinamakan di pihak anda bagi setiap item dan sepakati tarikh dengan mereka.
- Semak jadual setiap minggu. Tandakan dengan warna item yang perlu disiapkan dalam tujuh hari akan datang.
- Apabila kebergantungan akan lewat, maklumkan pembekal pada hari yang sama dan gunakan pembanding kesan perubahan untuk melihat apa yang beranjak. Jika kos atau skop berubah, bangkitkan permintaan perubahan.
Kaitan dengan tarikh penting
Setiap kebergantungan patut berada sebelum satu tarikh penting dalam jadual tarikh penting serahan. Tarikh penting tanpa kebergantungan yang disenaraikan biasanya bermakna seseorang belum memikirkan apa yang diperlukannya.
Sama ada kebergantungan yang lewat mengubah hak mana-mana pihak di bawah perjanjian ialah soalan untuk penasihat undang-undang anda. Jadual merekodkan tarikh dan fakta supaya soalan itu boleh ditanya dengan bukti.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pencetakan lencana tertahan kerana senarai peserta tiada
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan menempah pembekal pendaftaran untuk menyerahkan lencana tujuh hari sebelum acara. Pembekal menyenaraikan tiga kebergantungan: senarai berdaftar akhir pada hari ke-14, kelulusan reka letak lencana pada hari ke-12, dan nama orang untuk dihubungi di tapak.
Ketua pendaftaran memegang senarai tetapi menunggu dua ahli jawatankuasa yang belum mengesahkan kehadiran. Jadual menunjukkan senarai ialah satu-satunya item yang menahan tarikh penting. Setiausaha menelefon kedua-dua ahli pada hari yang sama, menyerahkan senarai pada hari ke-13 dan memaklumkan pembekal. Pembekal mengesahkan melalui mesej bahawa kelewatan sehari kekal dalam tarikh serahan.
Gunakan sendiri
Jadual kebergantungan kepada pelanggan
Satu baris bagi setiap item. Semak setiap minggu dan kongsi versi yang sama dengan setiap pembekal.
| Kebergantungan | Penanggungjawab | Diperlukan sebelum | Tugas pembekal yang tertahan | Status | Jika lewat (kenyataan pembekal) | Diserahkan pada |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Biodata penceramah akhir | Belum mula / Sedang berjalan / Diserahkan / Diterima | |||||
| Kelulusan pelan lantai | Belum mula / Sedang berjalan / Diserahkan / Diterima |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit pembekal dan pasukan kecil di pihak anda.
- Kebergantungan kebanyakannya kandungan yang anda kawal.
- Seorang individu menyemak senarai setiap minggu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penanggungjawab dalam jawatankuasa, jabatan dan penaja.
- Pembekal terus melaporkan kelewatan akibat input lewat.
- Kelulusan melalui beberapa orang sebelum sampai kepada pembekal.
Perlu seseorang menjaga kedua-dua pihak mengikut jadual?
Ketua projek persidangan boleh membina jadual bersama pembekal anda, menetapkan penanggungjawab yang dinamakan di pihak anda, mengejar input setiap minggu dan menunjukkan kesan sebarang item lewat pada tarikh penting. Sama ada kelewatan menjejaskan hak di bawah perjanjian ialah untuk penasihat undang-undang anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang patut bertanggungjawab atas setiap kebergantungan?
Orang yang dinamakan yang boleh menyerahkan atau memutuskan, bukan jawatankuasa. Jika keputusan memerlukan jawatankuasa, penanggungjawabnya ialah orang yang membawanya kepada jawatankuasa sebelum tarikh tertentu.
Patutkah kita kongsi jadual dengan pembekal?
Ya. Berkongsi versi yang sama memudahkan pengesahan tarikh dan melihat apa yang ditahan oleh setiap item lewat.
Bagaimana jika pembekal berkata kelewatan kita menambah kos mereka?
Minta kesannya secara bertulis, rekodkan sebagai kenyataan mereka dan gunakan laluan perubahan. Sama ada ia mengubah apa-apa di bawah perjanjian ialah untuk penasihat undang-undang anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.