Tahan berita sehingga masa siaran dipersetujui
Anda akan mengeluarkan laporan kepada pihak di luar jawatankuasa dan mahu ia ditahan sehingga masa tertentu.
Jawapan ringkas
Embargo ialah satu persetujuan dengan penerima. Hanya bahan yang dihantar dengan tarikh dan masa keluaran yang jelas, dan diterima oleh penerima, boleh dianggap berembargo.
Tetapkan syarat sebelum menghantar kandungan, letakkan di bahagian atas setiap mesej, dan simpan senarai siapa menerima apa.
Apa yang perlu dinyatakan dalam embargo
- Tarikh, masa dan zon waktu keluaran yang tepat, ditulis penuh.
- Apa yang tepat ditahan: pengumuman, angka, nama penceramah, gambar.
- Siapa boleh melihatnya sebelum dikeluarkan dan siapa tidak, contohnya kakitangan dalaman sahaja atau wartawan yang dinamakan.
- Apa yang berlaku jika tarikh berubah: anda akan menghantar notis baharu dan masa lama tidak terpakai lagi.
- Seorang yang dinamakan sebagai penghubung untuk soalan.
Siapa diberitahu, mengikut susunan
- Orang yang meluluskan dalaman dahulu, supaya ayat dan tarikh dipersetujui sebelum apa-apa keluar.
- Penceramah, penaja dan rakan yang dinamakan dalam bahan, kerana mereka mungkin ada rancangan siaran sendiri.
- Wartawan yang sudah biasa bekerja dengan anda, hanya selepas dua kumpulan pertama mengesahkan.
- Simpan rekod setiap penerima, tarikh dihantar dan sama ada mereka mengakui syarat itu.
Di mana embargo gagal
- Notis ada dalam badan e-mel tetapi nama fail lampiran atau pratonton mendedahkan kandungan.
- Pasukan komunikasi penaja menjadualkan pos pada pagi yang sama tanpa mengetahui masanya.
- Masa embargo ditulis dalam satu zon waktu dan penerima serantau membacanya dalam zon lain.
- Tarikh dianjak dan notis versi terdahulu kekal dalam peti masuk seseorang.
- Tiada siapa meminta penerima mengesahkan, jadi tiada siapa dapat menyatakan siapa yang bersetuju.
Soalan untuk penasihat undang-undang atau komunikasi anda
Sama ada embargo mengikat penerima, dan dengan cara apa, ialah perkara untuk penasihat yang berkelayakan. Bawa soalan ini kepada mereka.
- Adakah kami perlu perjanjian bertulis, atau e-mel yang diakui sudah memadai?
- Bagaimana kami harus menangani bahan yang mengandungi data peribadi penceramah atau peserta?
- Apakah ayat yang sesuai jika penerima ialah pengawal selia, pejabat kerajaan atau syarikat tersenarai?
- Apa yang perlu kami lakukan jika embargo dilanggar?
Kelulusan kandungan tetap diperlukan
Ayat berembargo masih memerlukan kelulusan. Gunakan kelulusan siaran media dan aliran kelulusan petikan sebelum notis embargo dihantar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menahan pengumuman ucaptama untuk sidang kemuncak persatuan
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Pengurusan Logistik mahu mengumumkan penceramah ucaptamanya pada pukul 10:00 pagi hari Selasa, bersama tarikh sidang kemuncak. Majikan penceramah merancang pos sendiri.
Urus setia mula-mula bersetuju tentang masa dengan pegawai komunikasi penceramah, kemudian menghantar notis kepada lapan wakil media yang dinamakan dengan masa keluaran pada baris subjek. Enam membalas untuk mengesahkan. Dua tidak, jadi kedua-duanya menerima permintaan kedua dan urus setia tidak menganggap mereka telah bersetuju.
Gunakan sendiri
Notis embargo dan senarai penerima
Tampal notis di bahagian atas setiap e-mel. Simpan jadual di sebelahnya.
- DIEMBARGO SEHINGGA: [hari, tarikh, masa, zon waktu]
- Tajuk bahan: [nama pengumuman]
- Apa yang ditahan: [senaraikan apa yang tidak boleh diterbitkan atau dikongsi sebelum masa di atas]
- Siapa boleh melihat sebelum dikeluarkan: [peranan atau nama]
- Jika masa keluaran berubah, anda akan menerima notis baharu daripada [orang dinamakan]; notis terdahulu tidak terpakai lagi.
- Sila balas untuk mengesahkan anda menerima syarat ini: [tarikh balas]
- Penghubung untuk soalan: [nama, peranan]
| Penerima | Organisasi | Bahan dihantar | Dihantar pada | Diakui | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| Nama | Organisasi | Draf pengumuman v2 | Tarikh | Ya / Tidak | Ada pos sendiri? |
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada senarai penerima yang kecil dan dikenali, serta satu masa keluaran.
- Bahan sudah diluluskan dan jarang berubah.
- Tiada sesiapa di luar jawatankuasa yang diberi taklimat tidak rasmi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi merancang siaran sendiri sekitar tarikh yang sama.
- Bahan mungkin berubah selepas kelulusan dan setiap perubahan memerlukan notis baharu.
- Penerima tersebar di beberapa kawasan dan anda perlu menyelaras masa dan bahasa.
Mahu pengeluaran maklumat diselaraskan?
Ketua projek persidangan boleh bersetuju tentang masa keluaran dengan setiap pihak, mengeluarkan notis embargo, menyimpan log penerima dan mengeluarkan notis pembetulan jika tarikh berubah. Jawatankuasa anda masih meluluskan kandungan dan tarikh. Hantar senarai pihak dan tarikh pengeluaran yang dirancang; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mengembargo sesuatu yang sudah dikongsi dalam surat berita ahli?
Tidak berkesan. Semak apa yang sudah dihantar dan kepada siapa sebelum menetapkan masa keluaran, dan rekodkannya.
Adakah setiap penerima perlu mengesahkan?
Minta setiap seorang mengesahkan. Penerima yang belum mengesahkan dianggap belum menerima syarat, dan anda boleh memutuskan menghantar bahan kemudian.
Bagaimana jika penaja mahu keluaran lebih awal?
Bawa kepada orang yang dinamakan untuk meluluskan dalam pelan pengeluaran anda. Jangan bersetuju tentang perubahan melalui telefon tanpa merekodkannya.
Bagaimana dengan gambar penceramah?
Semak daftar kebenaran pembentangan dan kebenaran rakaman sebelum memasukkannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.