Luluskan petikan sebelum dicetak
Petikan sudah ada dalam draf program, tetapi tiada siapa pasti siapa yang meluluskan ayatnya.
Jawapan ringkas
Anggap setiap petikan sebagai dokumen ringkas yang ada penanggungjawab: catat siapa yang menyatakannya, kata-kata tepat, di mana ia akan dipaparkan, siapa meluluskan dan pada tarikh apa. Tiada apa diterbitkan sehingga sumber meluluskan ayat akhir secara bertulis.
Jalankan dalam lima langkah: rakam, draf, hantar untuk kelulusan, catat jawapan, keluarkan. Jadual penjejak yang sama meliputi petikan penceramah, kenyataan penaja dan testimoni peserta.
Dari mana petikan datang dan siapa yang perlu meluluskan
Petikan sampai kepada pasukan acara melalui beberapa saluran: temu bual penceramah, transkrip ucaptama, pasukan pemasaran penaja, borang maklum balas ahli. Setiap saluran ada pihak yang meluluskan berbeza.
Jika individu bercakap bagi pihak organisasi, tanya sumber siapa dalam organisasi itu yang meluluskan kenyataan awam. Jangan andaikan individu itu berhak.
- Petikan penceramah: penceramah itu sendiri, dan kadangkala pejabat komunikasi organisasinya.
- Petikan penaja: pegawai komunikasi yang dinamakan oleh penaja, bukan pengurus akaun yang anda berurusan dengannya setiap hari.
- Komen peserta atau ahli: individu itu, dengan nota jelas tentang cara komen digunakan dan sama ada namanya dipaparkan.
- Pegawai kerajaan atau agensi: laluan kelulusan pejabat berkenaan. Tanya apa laluannya dan jangan meneka.
Lima langkah
- Rakam: simpan sumber asal (rakaman, e-mel, borang) bersama tarikh dan penerimanya.
- Draf: tulis ayat tepat dan tempat paparan yang dirancang, seperti buku program, laman web, pos media sosial atau laporan pasca acara.
- Hantar untuk kelulusan: hantar draf kepada orang yang dinamakan untuk meluluskan dengan tarikh balas dan kenyataan bahawa tiada apa diterbitkan tanpa jawapan.
- Catat jawapan: catat sebagai diluluskan, diluluskan dengan suntingan, ditolak atau tiada jawapan. Tiada jawapan bukan kelulusan.
- Keluarkan: hanya versi bertanda diluluskan dihantar kepada pereka atau editor web, dan log dikemas kini dengan tarikh penerbitan.
Suntingan, tempoh dan guna semula
Jika orang yang meluluskan menukar ayat, versi yang diubah menjadi satu-satunya versi. Padam draf lama daripada folder kongsi supaya versi lama tidak diambil secara tersilap.
Kelulusan terpakai bagi tempat paparan yang anda senaraikan. Jika kemudian anda mahu menggunakannya di tempat lain, seperti risalah tahun depan, minta kelulusan semula. Lihat pelan guna semula kandungan acara untuk keputusan itu.
Soalan untuk penasihat undang-undang atau komunikasi anda
Untuk pandangan undang-undang, minta penasihat yang berkelayakan mengesahkan perkara berikut untuk organisasi anda.
- Adakah kelulusan melalui e-mel bertulis memadai, atau adakah anda perlu surat kebenaran bertandatangan bagi sesetengah sumber?
- Adakah perjanjian penaja atau penceramah sedia ada mengandungi hak atas ayat yang mengatasi aliran ini?
- Berapa lama petikan yang diluluskan boleh disimpan dan digunakan semula?
- Siapa boleh meluluskan petikan yang dikaitkan dengan pegawai kerajaan atau profesion terkawal?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Petikan untuk muka pembukaan program forum
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Perunding Pembinaan mencetak program 24 muka surat untuk forum tahunannya. Urus setia mahu satu ayat daripada penceramah ucaptama pada muka pembukaan.
Penyelaras menyimpan jawapan temu bual penceramah, menulis petikan 28 patah perkataan, dan menghantar e-mel kepada penceramah serta pegawai komunikasi syarikatnya. Penceramah meluluskan dengan satu perkataan diubah. Log menandakan versi 2 sebagai diluluskan, pereka buku menerima versi itu sahaja, dan draf terdahulu dipadam.
Gunakan sendiri
Penjejak kelulusan petikan
Salin lajur ini ke dalam spreadsheet. Satu baris bagi setiap petikan dan setiap tempat paparan.
| ID petikan | Sumber dan peranan | Ayat tepat (versi diluluskan) | Tempat paparan | Orang yang meluluskan | Dihantar pada | Status | Tarikh jawapan | Dikeluarkan pada |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Q-01 | Nama, organisasi | Tampal teks diluluskan | Buku program m.s. 1 | Orang dinamakan | Tarikh | Diluluskan dengan suntingan | Tarikh | Tarikh |
| Q-02 | Nama, organisasi | Laman penceramah di web | Orang dinamakan | Tarikh | Menunggu jawapan |
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada kurang daripada sepuluh petikan dan seorang yang jelas tugasnya meluluskan bagi setiap satu.
- Seorang individu boleh menjaga penjejak dan tarikh cetak masih jauh.
- Tiada penaja atau pejabat kerajaan terlibat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Petikan melalui beberapa pejabat komunikasi dengan masa tindak balas berbeza.
- Penaja menjangkakan hak atas ayat dalam perjanjian dan tiada siapa menyemaknya dengan pelan.
- Tarikh akhir cetak atau web hampir tiba dan kelulusan masih terbuka.
Perlu seseorang mengejar kelulusan?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan penjejak petikan, menghantar permintaan kelulusan, mengejar jawapan dan memberitahu pereka ayat mana yang muktamad, manakala jawatankuasa anda tetap berkuasa meluluskan. Hantar senarai petikan dan tempat paparan anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kebenaran lisan penceramah memadai untuk menggunakan petikan?
Tetap rekodkan secara bertulis. Hantar ayat tepat melalui e-mel dan simpan jawapannya. Jika perjanjian atau penasihat undang-undang anda memerlukan sesuatu yang lebih kukuh, ikut keperluan itu.
Bagaimana jika penceramah tidak membalas?
Anggap tidak diluluskan dan tinggalkan petikan itu. Letakkan tarikh balas dalam permintaan supaya keputusan dibuat pada hari yang diketahui.
Bolehkah kami memendekkan petikan untuk muat reka letak?
Hanya dengan persetujuan orang yang meluluskan. Pemendekan boleh mengubah makna, jadi hantar versi pendek untuk kelulusan.
Adakah ini meliputi gambar dan rakaman?
Tidak. Lihat aliran kebenaran rakaman untuk perkara itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.