Jejak penceramah yang membenarkan slaid dikongsi
Peserta meminta slaid, dan separuh penceramah belum menyatakan sama ada ia boleh dikongsi.
Jawapan ringkas
Daftar kebenaran pembentangan merekodkan, bagi setiap sesi, apa yang telah dipersetujui penceramah: menunjukkan slaid pada hari acara, mengedarkannya, merakam sesi, menterjemahkannya dan berkongsi selepas itu. Setiap jawapan mempunyai tarikh, versi dan orang yang memberinya.
Apa-apa yang tidak direkodkan dianggap belum dipersetujui, dan fail kekal di luar edaran sehingga ia dipersetujui.
Minta setiap kebenaran secara berasingan
Penceramah mungkin gembira membentang tetapi tidak menyerahkan fail. Satu persetujuan boleh menyembunyikan lima soalan berbeza. Tanya setiap satu, dan biarkan penceramah bersetuju dengan sebahagian dan menolak yang lain.
Slaid yang memuatkan gambar, carta atau data pelanggan orang lain mungkin mempunyai had yang tidak boleh diatasi penceramah. Minta penceramah menandakan slaid sedemikian, dan hantar item yang ditandakan kepada pihak undang-undang.
Daftar
Satu baris bagi setiap sesi atau penceramah. Biarkan kebenaran kosong sehingga penceramah menjawab.
| Kebenaran | Jawapan penceramah | Versi dan tarikh | Direkod oleh |
|---|---|---|---|
| Paparan pada hari acara | Ya, tidak atau kosong | v dan tarikh | Nama |
| Edar kepada peserta | Ya, tidak atau kosong | v dan tarikh | Nama |
| Rakam sesi | Ya, tidak atau kosong | v dan tarikh | Nama |
| Terjemah slaid | Ya, tidak atau kosong | v dan tarikh | Nama |
| Kongsi selepas acara | Ya, tidak atau kosong, dan di mana | v dan tarikh | Nama |
Mengawal versi
- Tetapkan tarikh akhir untuk slaid muktamad dan maklumkan penceramah bahawa jawapan kebenaran terpakai kepada versi yang mereka hantar.
- Simpan setiap fail dengan penceramah, ID sesi, bahasa dan versi dalam nama fail.
- Jika penceramah menghantar versi baharu, tandakan kebenaran terdahulu sebagai perlu disahkan semula.
- Semak penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan sebelum mana-mana fail diedarkan, untuk melihat sama ada salinan dalam setiap bahasa terkini dan diluluskan.
- Edarkan hanya fail yang penceramahnya menjawab ya bagi edaran, dan hanya versi yang diluluskan.
Senarai soalan untuk pihak undang-undang
- Adakah perjanjian penceramah atau teks jemputan kami meliputi paparan, edaran, rakaman, terjemahan dan perkongsian, atau hanya sebahagian?
- Bagaimana kami merekodkan kebenaran separa penceramah, contohnya edar tetapi tidak rakam?
- Apa yang perlu kami tanya penceramah tentang imej pihak ketiga, carta dan data pelanggan dalam slaid mereka?
- Adakah penceramah yang bekerja untuk badan kerajaan atau syarikat memerlukan kebenaran majikan, dan bagaimana kami merekodkannya?
- Berapa lama fail yang diedarkan boleh kekal di portal ahli?
- Jawapan datang daripada penasihat undang-undang. Daftar hanya merekodkan apa yang dipersetujui.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar kewangan dua sesi selari rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut kewangan rekaan mempunyai 18 penceramah di dua sesi selari. Pada tarikh akhir, 11 telah menjawab kesemua lima kebenaran, empat bersetuju untuk paparan sahaja, dan tiga belum membalas.
Urus setia mengedarkan 11 dek, tidak memuat naik empat fail paparan sahaja ke portal, dan meminta ketua projek menghubungi tiga penceramah yang belum membalas. Slaid seorang penceramah memuatkan carta pelanggan, yang dihantar kepada penasihat undang-undang sebelum fail dikeluarkan.
Gunakan sendiri
Teks permintaan kebenaran penceramah
Sesuaikan senarai ini ke dalam e-mel atau borang penceramah anda dan minta penasihat undang-undang anda menyemak teks akhir.
- Bolehkah kami memaparkan versi yang dilampirkan (nama, versi, tarikh) pada hari acara?
- Bolehkah kami mengedarkan versi ini kepada peserta berdaftar? Ya atau tidak.
- Bolehkah sesi dirakam? Sila sahkan secara berasingan daripada slaid.
- Bolehkah kami menterjemahkan slaid? Jika ya, siapa menyemak terjemahan bersama anda?
- Bolehkah kami berkongsi fail selepas acara, dan di mana?
- Adakah mana-mana slaid memuatkan imej, carta atau data pelanggan pihak ketiga? Sila tandakannya.
- Adakah majikan anda perlu meluluskan perkongsian? Nama dan maklumat hubungan jika ya.
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penceramah sedikit dan seorang individu mengurus fail mereka.
- Borang penceramah piawai sudah wujud.
- Slaid tidak dirancang untuk diedarkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penceramah, beberapa bahasa dan portal menunggu fail.
- Penceramah mewakili majikan dengan peraturan kelulusan sendiri.
- Slaid muktamad terus berubah pada minggu terakhir.
Perlu seseorang mengikuti penceramah dan menjejak fail?
Ketua projek persidangan boleh menghantar soalan kebenaran kepada penceramah, mengikuti jawapan, mengemas kini daftar dengan versi fail dan memberitahu urus setia fail mana sedia dikeluarkan. Soalan hak dirujuk kepada penasihat undang-undang anda. Hantar senarai penceramah dan tarikh akhir fail anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menganggap penceramah bersetuju berkongsi slaid jika mereka membentang?
Anggap perkongsian sebagai soalan berasingan dan rekodkan jawapan. Membentang pada hari acara dan menyerahkan fail ialah kebenaran yang berbeza.
Bagaimana jika penceramah menghantar slaid pada hari acara sahaja?
Paparan boleh diteruskan jika penceramah mengesahkannya, tetapi tahan edaran sehingga kebenaran direkodkan bagi versi itu.
Bagaimana ini berkaitan dengan rakaman?
Penceramah mungkin membenarkan slaid tetapi tidak rakaman, atau sebaliknya. Gunakan aliran kebenaran rakaman bagi bahagian rakaman.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.