Guna semula ceramah, slaid dan gambar acara
Acara sudah tamat, dan pasukan mahu menggunakan semula ceramah, slaid dan gambar untuk webinar, artikel dan promosi.
Jawapan ringkas
Senaraikan setiap item kandungan, kemudian catat kebenaran yang anda ada, kegunaan yang diliputi dan tarikh ia tamat. Guna semula hanya apa yang disokong rekod, dan minta semula untuk selebihnya.
Hadir atau berucap di acara tidak dengan sendirinya bermakna seseorang bersetuju dengan setiap kegunaan kemudian. Anggap setiap saluran atau tahun baharu sebagai soalan untuk disemak.
Mulakan dengan inventori, bukan idea
Pelan guna semula biasanya bermula sebagai senarai idea: klip untuk media sosial, laporan, arkib khas ahli. Mulakan dengan apa yang wujud dan apa yang dibenarkan oleh setiap item.
- Rakaman sesi dan audio.
- Slaid dan risalah penceramah.
- Gambar penceramah, perwakilan dan tempat acara.
- Petikan dan testimoni.
- Senarai perwakilan dan komen maklum balas, yang mungkin mengandungi data peribadi dan memerlukan pandangan penasihat privasi sebelum sebarang guna semula.
Empat soalan bagi setiap item
- Siapa pemiliknya: penceramah, majikan penceramah, tempat acara, jurugambar, penganjur?
- Apa yang mereka setujui secara bertulis, dan untuk kegunaan serta saluran apa?
- Adakah ada tarikh tamat, had kawasan atau had bahasa pada kebenaran itu?
- Siapa dalam pasukan anda boleh meluluskan kegunaan baharu yang belum dibenarkan?
Tentukan saluran dan kos meminta
Kegunaan baharu selalunya memerlukan permintaan baharu. Ada yang pantas, seperti satu e-mel kepada penceramah. Ada yang lain, seperti rakaman dalam promosi berbayar, mungkin memerlukan perjanjian baharu. Tentukan kegunaan mana yang berbaloi dengan usaha itu sebelum anda menjanjikannya kepada sesiapa.
Penyimpanan dan penurunan
Tetapkan tarikh semakan bagi setiap item supaya kebenaran lama tidak digunakan semula secara lalai. Sediakan cara untuk membuang kandungan apabila seseorang memintanya. Lihat permintaan penurunan kandungan acara untuk proses itu.
Soalan untuk penasihat undang-undang dan pegawai perlindungan data anda
Untuk apa yang dibenarkan, sahkan dengan pemegang hak atau penasihat anda.
- Ayat dalam surat kebenaran semasa kami yang manakah meliputi guna semula kemudian, dan yang manakah tidak?
- Item mana mengandungi data peribadi dan atas asas apa kami menyimpannya?
- Adakah terdapat had pelesenan bagi muzik latar, imej atau bahan pihak ketiga dalam rakaman?
- Berapa lama kami harus menyimpan setiap kategori kandungan?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menjadikan seminar separuh hari tiga produk guna semula
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah institut profesional rekaan menganjurkan seminar separuh hari dengan enam penceramah. Pasukan mahu pustaka rakaman ahli, artikel ringkasan dan klip pendek untuk media sosial.
Inventori menunjukkan empat penceramah menandatangani surat kebenaran yang hanya meliputi pustaka ahli. Dua bersetuju dengan kelulusan melalui e-mel untuk kegunaan lain. Pasukan menerbitkan pustaka, meminta petikan artikel daripada keenam-enam, dan menahan klip media sosial sehingga kelulusan bertulis diterima daripada setiap seorang.
Gunakan sendiri
Daftar guna semula kandungan
Salin lajur ini ke dalam spreadsheet. Satu baris bagi setiap item bagi setiap kegunaan yang dirancang.
| Item | Penanggungjawab atau pemegang hak | Kebenaran dipegang (dokumen dan tarikh) | Kegunaan dibenarkan | Kegunaan baharu dirancang | Perlu kelulusan tambahan daripada | Tarikh semakan atau tamat | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Rakaman sesi 3 | Penceramah dan majikan | Surat kebenaran ditandatangani, tarikh | Pustaka ahli | Klip media sosial | Penceramah | Tarikh | Menunggu jawapan |
| Gambar pembukaan | Jurugambar | Klausa kontrak | Program dan laman web | Risalah tahun depan | Jurugambar | Tarikh | Belum diminta |
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Item sedikit, semuanya ada surat kebenaran bertandatangan yang menyenaraikan kegunaan.
- Seorang individu boleh menjejak daftar.
- Tiada bahan pihak ketiga dalam kandungan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Surat kebenaran berbeza bagi setiap penceramah dan tiada siapa membandingkannya dengan senarai idea guna semula.
- Rakaman mengandungi muzik, penjenamaan pembekal atau imej pihak ketiga.
- Beberapa jabatan mahu kandungan untuk saluran sendiri.
Mahu keputusan guna semula diurus?
Ketua projek persidangan boleh membina inventori, memadankan setiap item dengan kebenaran dalam fail, menghantar permintaan kepada penceramah dan pembekal, dan mengemas kini daftar sementara jawatankuasa anda memutuskan kegunaan yang hendak diteruskan. Hantar senarai kandungan dan kegunaan yang anda fikirkan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami guna semula slaid yang penceramah hantar untuk acara?
Hanya untuk kegunaan yang penceramah setujui. Semak daftar kebenaran pembentangan dan tanya penceramah jika kegunaan baharu di luarnya.
Adakah gambar perwakilan memerlukan persetujuan berasingan?
Tanya penasihat privasi atau undang-undang yang berkelayakan apa yang diperlukan bagi acara anda dan rekodkan apa yang anda maklumkan kepada perwakilan semasa pendaftaran.
Berapa kerap daftar perlu disemak?
Sekurang-kurangnya sebelum setiap kempen atau musim acara baharu, dan apabila penceramah atau pembekal meminta pembuangan.
Siapa menentukan sama ada kegunaan baharu berbaloi diminta?
Jawatankuasa atau penanggungjawab acara, dengan menimbang kos dan usaha meminta berbanding nilai kegunaan itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.