Urus permintaan membuang kandungan acara
Seorang penceramah atau perwakilan menulis meminta gambar, rakaman atau petikan daripada acara anda dibuang.
Jawapan ringkas
Akui permintaan dengan segera, rekodkan dengan tepat apa yang diminta dibuang dan di mana ia dipaparkan, dan hantar soalan kepada orang dalam organisasi anda yang membuat keputusan. Jangan berhujah melalui e-mel.
Kemudian semak setiap tempat item itu berada: laman web, saluran sosial, folder kongsi, salinan pembekal dan stok cetak, dan rekodkan apa yang dilakukan di setiap tempat.
Terima dan rekodkan permintaan
Permintaan sampai melalui e-mel, mesej media sosial, panggilan kepada urus setia atau melalui penaja. Sesiapa yang menerimanya harus menyerahkan kepada seorang penanggungjawab pada hari yang sama.
- Rekodkan siapa yang meminta, bagaimana, bila dan dalam peranan apa (penceramah, perwakilan, penaja, kakitangan).
- Rekodkan item tepat: tajuk, pautan, cap masa atau huraian gambar.
- Balas untuk mengesahkan penerimaan dan nyatakan siapa akan menjawab dan bila.
- Jangan berjanji membuang atau menolak dalam balasan pertama. Katakan ia sedang disemak.
Cari setiap salinan
- Awam: laman web acara, pos sosial, platform video, laman akhbar.
- Dalaman: pemacu kongsi, kumpulan sembang jawatankuasa, lampiran e-mel.
- Pihak ketiga: galeri pembekal, laman web rakan, pos penaja, media yang menerima bahan.
- Fizikal: program bercetak, sepanduk, poster, laporan dalam simpanan.
Putuskan, bertindak, sahkan
Keputusan terpulang kepada orang yang anda namakan lebih awal, dengan nasihat daripada penasihat undang-undang atau perlindungan data apabila permintaan melibatkan data peribadi atau perjanjian bertandatangan. Rekodkan keputusan dan sebabnya.
Jika jawapannya ialah membuang, turunkan item pada saluran anda sendiri, minta rakan dan pembekal secara bertulis berbuat demikian, dan sahkan kepada orang itu apa yang dibuang dan apa yang tidak dapat dibuang.
Soalan untuk penasihat undang-undang dan pegawai perlindungan data anda
Untuk apa yang mesti dibuang dan bila, sahkan dengan penasihat anda.
- Adakah orang ini berhak meminta pembuangan di bawah perjanjian kami atau undang-undang terpakai, dan bagaimana kami menilainya?
- Dalam tempoh berapa kami perlu menjawab dan bertindak?
- Bagaimana kami menangani salinan yang dipegang pihak ketiga dan dalam stok cetak?
- Apa yang kami rekodkan tentang permintaan itu, dan untuk berapa lama?
- Siapa harus menjawab jika orang itu tidak berpuas hati dengan jawapan kami?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang perwakilan meminta gambar dibuang selepas persidangan
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan menerima e-mel pada hari Isnin daripada seorang perwakilan yang kelihatan di barisan hadapan dalam gambar sesi pada laman galeri acara dan dua pos sosial.
Urus setia merekodkan permintaan, membalas pada hari yang sama bahawa ia sedang disemak, dan menemui tujuh salinan: galeri, dua pos, pos semula penaja, folder kongsi, portfolio jurugambar dan satu laporan bercetak. Pengerusi memutuskan membuang imej selepas nasihat penasihat persatuan, urus setia menurunkan salinannya sendiri dan menulis kepada penaja serta jurugambar. Tiga hari kemudian ia memaklumkan perwakilan itu apa yang dibuang dan bahawa laporan bercetak tidak dapat ditarik balik.
Gunakan sendiri
Log permintaan penurunan
Salin lajur ini ke dalam spreadsheet. Satu baris bagi setiap permintaan dan satu baris bagi setiap lokasi item.
| ID permintaan | Pemohon dan peranan | Diterima pada dan cara | Item dan tempat paparan | Keputusan dan oleh siapa | Tindakan setiap lokasi | Pihak ketiga diminta | Disahkan kepada pemohon pada |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| T-01 | Nama, perwakilan | Tarikh, e-mel | Foto sesi 2; galeri, 2 pos | Pengerusi, tarikh | Galeri dibuang; pos dibuang | Penaja, jurugambar | Tarikh |
| T-02 |
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Item berada pada saluran yang anda kawal dan permintaan mudah.
- Anda ada pembuat keputusan yang dinamakan dan boleh menghubungi penasihat.
- Tiada salinan penaja atau pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Salinan berada pada penaja, media dan pembekal yang perlu diminta secara bertulis.
- Permintaan dikaitkan dengan pertikaian, pengawal selia atau perjanjian bertandatangan.
- Permintaan melibatkan orang yang keadaannya sensitif, dan pasukan anda tidak pasti siapa memutuskan.
Mahu pembuangan diselaraskan?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan log, menjejak setiap salinan, menulis kepada rakan dan pembekal serta menyimpan rekod, manakala orang yang memutuskan dan penasihat anda yang dinamakan menentukan apa yang dibuang. Hantar permintaan dan tempat anda fikir kandungan itu berada; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami mesti membuang hanya kerana seseorang meminta?
Itu soalan untuk penasihat undang-undang atau perlindungan data anda. Akui, rekod dan rujuk tanpa lengah dan jangan memutuskan sendirian.
Bagaimana jika kandungan berada di laman penaja?
Tulis kepada penghubung penaja yang dinamakan dengan pautan tepat dan minta mereka mengesahkan semula. Simpan jawapan dalam log.
Perlukah kami mengumumkan pembuangan secara terbuka?
Biasanya tidak. Balas kepada pemohon secara persendirian, kecuali penasihat anda menyatakan sebaliknya.
Bagaimana mengelak masalah berulang?
Semak aliran kebenaran rakaman dan pelan guna semula kandungan supaya kebenaran direkodkan sebelum penerbitan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.