Apabila ketua acara dalaman tidak dapat bertugas
Orang yang memegang pelan, mengetahui hubungan pembekal dan menyimpan keputusan terbuka tidak lagi dapat bertugas.
Jawapan ringkas
Jangan cuba membina semula semuanya serentak. Namakan seorang penanggungjawab sementara, kumpulkan apa yang wujud secara bertulis, dan senaraikan keputusan yang perlu dibuat dalam beberapa minggu akan datang.
Kemudian putuskan dengan pihak berkuasa yang betul sama ada acara diteruskan seperti dirancang, dengan bantuan sementara, pada skala yang lebih kecil atau pada tarikh yang lebih lewat.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Bersikap prihatin terhadap rakan yang tidak bertugas dan praktikal tentang maklumat. Mulakan dengan apa yang boleh ditemui tanpa menghubunginya.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Fail kongsi, e-mel dan kontrak pembekal yang wujud | Keputusan yang dipersetujui secara lisan dan tidak ditulis | Sesiapa yang disalin dalam e-mel pembekal; ketua urus setia |
| Tarikh yang sudah ditetapkan dengan venue dan pembekal | Tarikh akhir pembekal yang jatuh dalam dua atau tiga minggu akan datang | Orang untuk dihubungi di pihak pembekal |
| Siapa lagi dalam pasukan yang pernah bekerja dengan pembekal | Sama ada sesiapa mempunyai tenaga dan kuasa untuk mengetuai | Ketua jabatan atau ketua urus setia |
| Bila rakan sekerja mungkin kembali, jika organisasi tahu | Sama ada tarikh kembali boleh dijadikan asas perancangan | HR atau pengurus, setakat yang organisasi pilih untuk kongsi |
Siapa yang berhak memutuskan
Ketua organisasi, urus setia atau jabatan memutuskan siapa mengambil alih, dan untuk berapa lama. Pengerusi jawatankuasa memutuskan sama ada acara diteruskan pada skala semasa. Kedua-dua keputusan itu bukan di tangan orang yang menyelaraskan serah tugas.
Sama ada hendak berkongsi keadaan peribadi ialah keputusan organisasi dan rakan sekerja itu. Hadkan komunikasi kepada apa yang acara perlukan: seorang yang dinamakan kini menjadi orang untuk dihubungi.
- Penanggungjawab sementara: ketua organisasi atau ketua urus setia.
- Hala tuju acara: pengerusi jawatankuasa atau lembaga.
- Akses kepada fail dan akaun: pentadbirnya.
- Menghubungi rakan sekerja: pengurus, hanya jika wajar.
Pilihan yang realistik, termasuk berhenti atau mengecilkan skala
Acara yang lebih kecil, tarikh yang lebih lewat atau bantuan sementara semuanya sah. Timbang setiap satu berbanding apa yang perlu dibuat dalam beberapa minggu akan datang.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Penanggungjawab dalaman sementara | Lantik rakan sekerja dengan peruntukan masa dan kuasa yang ditetapkan. | Kerja lain mungkin tertangguh; rakan itu memerlukan pek serah tugas. |
| Penyelarasan luar sementara | Ketua projek menampung tugas yang dipersetujui untuk tempoh yang dipersetujui, di bawah keputusan anda. | Perlukan taklimat dan senarai tugas yang jelas; yuran perlu dipersetujui. |
| Kecilkan skala | Kurangkan skop mengikut tenaga yang ada. | Semak apa yang pembekal benarkan; sesetengah komitmen mungkin sudah tetap. |
| Tangguhkan | Pindah ke tarikh yang lebih lewat sementara pasukan stabil. | Deposit dan tempahan mungkin terjejas; sahkan dengan pembekal. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Beritahu jawatankuasa dahulu, dengan penanggungjawab sementara dinamakan. Beritahu pembekal dalam satu ayat: siapa kini orang untuk dihubungi dan bermula bila. Jangan beritahu peserta berdaftar kecuali program atau tarikh berubah.
Pastikan mesej berdasarkan fakta dan hormat. Elakkan memerihalkan ketiadaan itu atau membuat andaian.
- Kepada jawatankuasa: [nama] kini penanggungjawab sementara persidangan mulai [tarikh]. Keputusan seterusnya ialah [senarai]. Kami akan melapor pada [tarikh].
- Kepada pembekal: mulai [tarikh] sila hala semua urusan persidangan kepada [nama], [jawatan]. Perjanjian dan tarikh sedia ada kekal kecuali kami memaklumkan sebaliknya secara bertulis.
- Kepada peserta berdaftar, hanya jika perlu: program atau tarikh bertukar kepada [butiran]. Kami akan mengesahkan menjelang [tarikh].
Susulan dan mengelak berulang
- Bina pek serah tugas daripada fail dan e-mel yang wujud, dan pastikan perkara belum selesai kelihatan.
- Jalankan diagnostik kesediaan bersama penanggungjawab sementara untuk melihat keputusan mana yang belum selesai dan siapa bertanggungjawab atasnya.
- Hantar laporan status mingguan ringkas kepada jawatankuasa sehingga acara stabil.
- Rekodkan setiap keputusan dalam log keputusan.
- Tetapkan peraturan tetap: setiap acara mempunyai folder kongsi, senarai pembekal dan timbalan yang dinamakan lebih awal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang pengurus acara rekaan tiba-tiba tidak hadir
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Institut Fiktif Jurutera Industri tinggal sebelas minggu sebelum persidangan dua hari apabila pengurus acaranya tidak dapat bertugas secara mengejut. Pelan itu kebanyakannya berada dalam peti masuk beliau dan hamparan peribadi.
Ketua urus setia melantik seorang rakan sebagai penanggungjawab sementara selama empat minggu, meminta pentadbir IT memberi akses kepada peti mel kongsi, dan menyusun pek serah tugas daripada apa yang wujud. Dua tarikh akhir pembekal jatuh dalam tiga minggu, maka jawatankuasa meluluskan ketua projek sementara untuk menampung pendaftaran dan susulan pembekal sahaja. Keputusan program diputuskan oleh pengerusi.
Gunakan sendiri
Helaian serah tugas ketua acara
Salin ke dokumen. Lengkapkan daripada rekod sedia ada dahulu; tandakan perkara tidak diketahui dan jangan meneka.
- Penanggungjawab sementara, tarikh mula, kuasa dan peruntukan masa:
- Lokasi pelan, bajet, kontrak pembekal dan data pendaftaran:
- Orang untuk dihubungi di pihak pembekal dan tarikh akhir seterusnya bagi setiap satu:
- Keputusan yang sudah dipersetujui, dengan bukti:
- Keputusan yang belum selesai, dengan penanggungjawab dan tarikh:
- Bayaran yang perlu dibuat dalam 30 hari akan datang:
- Tugas yang mesti diteruskan, tugas yang boleh dihentikan sementara:
- Siapa meluluskan perubahan program dan perubahan bajet:
- Mesej yang dihantar kepada jawatankuasa dan pembekal (tarikh):
- Tarikh semakan sama ada susunan ini masih berfungsi:
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pelan dan kontrak pembekal ada dalam fail kongsi dan boleh dibaca.
- Seorang rakan mempunyai masa dan kuasa untuk mengambil alih.
- Acara masih jauh dan tiada perkara segera tertunggak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pelan dipegang dalam kepala atau peti masuk seorang dan tidak dapat dibina semula dengan cepat.
- Tarikh akhir atau bayaran pembekal jatuh dalam beberapa minggu dan tiada siapa yang bertanggungjawab atasnya.
- Pasukan mahu penyelarasan sementara semasa penanggungjawab dalaman tiada.
Perlukan pengganti sementara semasa ketua acara anda tiada?
Jika pelan itu hanya ada dalam kepala atau peti masuk seorang, kongsi apa yang anda ada. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan atau ketua projek sementara yang sesuai, dan skopnya: menyemak apa yang didokumenkan, apa yang tiada dan keputusan mana yang hampir tiba, kemudian memberi urus setia anda senarai keutamaan dengan penanggungjawab. Ketua projek persidangan boleh menjalankan tugas yang dipersetujui untuk tempoh yang dipersetujui, di bawah keputusan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami menghubungi rakan sekerja untuk serah tugas?
Hanya jika organisasi, pengurus dan rakan itu bersetuju ia wajar. Mulakan daripada rekod yang sudah ada.
Apa yang kami beritahu peserta berdaftar?
Tiada, kecuali program atau tarikh berubah. Pertukaran orang untuk dihubungi ialah urusan pembekal dan jawatankuasa.
Untuk berapa lama penanggungjawab sementara patut dinamakan?
Namakan tempoh singkat dengan tarikh semakan, contohnya empat minggu, dan lanjutkan melalui keputusan, bukan dibiarkan.
Bolehkah ketua projek luaran mengambil alih seluruh acara?
Skop dipersetujui lebih awal. Lazimnya ketua projek menampung tugas yang dinamakan sementara penganjur memegang keputusan program, bajet dan kelulusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.