Apabila agenda tidak lagi sesuai dengan masa tersedia
Program bertambah, hari tidak, dan setiap penanggungjawab sesi menjangka slot penuh mereka.
Jawapan ringkas
Jumlahkan masa yang diperlukan program, termasuk rehat dan pertukaran, dan bandingkan dengan masa yang sebenarnya ada. Jadikan jurang itu angka yang dapat dilihat oleh jawatankuasa sebelum sesiapa berbalah tentang sesi mana yang dipotong.
Kemudian pilih antara memotong, memendekkan, menjalankan sesi selari, melanjutkan hari atau memecahkan program, dan biarkan penanggungjawab program memutuskan.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Mulakan dengan pengiraan. Ia menghapuskan banyak perbalahan tentang sesi siapa yang paling penting.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Bilangan sesi dan tempoh yang dijanjikan bagi setiap satu | Janji mana yang disahkan secara bertulis dan mana yang lisan | Penanggungjawab program; e-mel penceramah |
| Masa mula dan tamat yang boleh disokong venue dan pembekal | Sama ada waktu venue dan AV boleh dilanjutkan, dan dengan kos berapa | Venue dan pembekal, ditanya secara bertulis |
| Rehat, pendaftaran dan pertukaran yang sudah diambil kira | Sama ada peruntukan itu realistik untuk saiz hadirin | Penanggungjawab program; nota acara terdahulu |
| Apa yang hadirin dijanjikan | Sesi mana yang menjadi sebab utama orang mendaftar | Mesej pendaftaran; maklum balas ahli |
Siapa yang berhak memutuskan
Penanggungjawab program atau pengerusi persidangan memutuskan apa yang diterima hadirin. Jawatankuasa memutuskan sama ada melanjutkan hari atau menambah satu hari, dengan pandangan bendahari tentang kos. Ketua urus setia mengendalikan jadual.
Sama ada masa sesi memenuhi sebarang keperluan akreditasi, pembelajaran profesional atau seumpamanya ialah soalan untuk badan yang menetapkan keperluan itu. Penganjur bertanya dan tidak mentafsir peraturan.
- Kandungan dan susunan program: penanggungjawab program atau pengerusi.
- Melanjutkan hari atau menambah hari: jawatankuasa, dengan bendahari.
- Waktu venue dan pembekal: venue dan pembekal.
- Peraturan masa daripada badan luar, jika ada: badan itu; penganjur bertanya.
Pilihan yang realistik, termasuk berhenti atau mengecilkan skala
Masukkan juga pilihan untuk tidak mengubah apa-apa dan nyatakan maksudnya dalam praktik. Kemudian bandingkan selebihnya dari segi nilai kepada hadirin dan kos.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Potong sesi | Buang sesi bernilai paling rendah mengikut kriteria yang dipersetujui. | Hari lebih kemas; sebahagian penceramah dan ahli kecewa. |
| Pendekkan sesi | Kurangkan setiap slot dengan jumlah tetap. | Adil di atas kertas; kualiti mungkin terjejas jika ucapan tidak ditulis semula. |
| Jalankan selari | Tambah satu aliran sesi pecahan untuk sebahagian hari. | Lebih banyak pilihan; perlukan bilik dan AV tambahan, dan memecahkan hadirin. |
| Lanjut atau pecahkan | Waktu yang lebih panjang atau separuh hari kedua. | Kos dan waktu venue berubah; kehadiran mungkin berkurang. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Beritahu penceramah satu demi satu, secara bersemuka atau melalui telefon jika boleh, dengan sebab dan slot baharu. Beritahu jawatankuasa pengiraan dan pilihan dahulu. Beritahu peserta berdaftar hanya jika program yang diterbitkan berubah.
Jangan menggambarkan pemotongan sebagai penilaian terhadap kualiti penceramah. Katakan hari mempunyai tempoh tetap dan program telah diseimbangkan semula.
- Kepada jawatankuasa: program memerlukan [jam] dan hari menyediakan [jam]. Pilihannya [A, B, C]. Sila sahkan keputusan menjelang [tarikh].
- Kepada penceramah: program persidangan sedang diseimbangkan semula untuk muat dengan masa yang ada. Sesi anda kini [perubahan]. Sila sahkan anda boleh menerimanya menjelang [tarikh].
- Kepada peserta berdaftar, jika program berubah: program telah dikemas kini; sesi utama kekal. Lihat jadual disemak menjelang [tarikh].
Susulan dan mengelak berulang
- Rekodkan masa asal dan masa yang disemak secara bersebelahan dalam pembanding kesan perubahan.
- Kemukakan sebarang perubahan kepada penceramah atau pembekal sebagai permintaan perubahan dengan orang yang dinamakan untuk meluluskan.
- Kemas kini log keputusan dan jadual yang diterbitkan serentak.
- Tetapkan peraturan untuk masa depan: bajet masa program dipersetujui sebelum penceramah dijemput.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah hari rekaan dengan empat belas sesi dan enam jam
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Institut Fiktif Juruaudit Tenaga merancang empat belas sesi 30 minit ke dalam hari yang, selepas pendaftaran, makan tengah hari dan rehat, mempunyai kira-kira enam jam masa program. Sesi memerlukan tujuh jam.
Penanggungjawab program menunjukkan jurang: satu jam. Jawatankuasa membandingkan empat pilihan: potong dua sesi, kurangkan semua sesi kepada 25 minit, jalankan satu aliran tiga sesi secara selari, atau tamat sejam lebih lewat. Ia memilih memotong satu sesi, menggabungkan dua, dan memendekkan panel penutup, selepas menyemak dengan venue bahawa waktu tamat kekal sama.
Gunakan sendiri
Helaian muat agenda
Salin ke jadual dan lengkapkan dengan tempoh sebenar. Jangan bulatkan ke bawah.
- Masa program tersedia (mula, tamat, tolak rehat dan pendaftaran):
- Jumlah masa sesi yang dijanjikan, dalam jam dan minit:
- Jurang (masa sesi tolak masa tersedia):
- Sesi disenaraikan mengikut keutamaan dengan kriteria yang dipersetujui:
- Janji mana yang disahkan secara bertulis:
- Pilihan 1 potong: sesi terjejas, masa dijimatkan:
- Pilihan 2 pendekkan: panjang baharu setiap sesi, kesan:
- Pilihan 3 selari: bilik dan AV diperlukan:
- Pilihan 4 lanjut atau pecah: waktu venue dan pembekal, soalan kos:
- Keputusan, oleh siapa, tarikh; penceramah dimaklumkan (ya/tidak):
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jurang kecil dan satu perubahan menutupnya.
- Penanggungjawab program boleh memutuskan dengan cepat dan penceramah menerima.
- Waktu venue dan pembekal fleksibel.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jurang besar dan beberapa penanggungjawab sesi menjangka masa penuh mereka.
- Melanjutkan hari melibatkan perubahan venue, AV dan katering serentak.
- Anda memerlukan orang neutral untuk menyediakan pilihan dan mesej penceramah.
Mahu bantuan memuatkan agenda dalam masa yang ada?
Jika anda memerlukan orang neutral untuk menyediakan pilihan dan mesej penceramah, kongsi program anda. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: menyemak program, menyusun pengiraan masa dan pilihan, serta menyenaraikan keputusan terbuka dengan penanggungjawab. Ketua projek persidangan kemudian boleh menyelaraskan susulan penceramah dan pembekal yang dipersetujui, di bawah keputusan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memutuskan sesi mana yang dipotong?
Penanggungjawab program atau pengerusi persidangan, menggunakan kriteria yang dipersetujui oleh jawatankuasa. Ketua projek boleh menyediakan pilihan.
Patutkah semua sesi dipendekkan sama rata?
Ia nampak adil tetapi boleh melemahkan setiap ucapan. Bandingkan dengan memotong dan dengan aliran selari.
Bagaimana jika sesi membawa mata pembelajaran profesional?
Tanya badan yang memberi atau menetapkannya bagaimana perubahan masa menjejaskan sesi. Jangan mengandaikan.
Bagaimana memberitahu penceramah bahawa sesi mereka dipendekkan?
Satu demi satu, dengan sebab dan slot baharu, sebelum ia muncul dalam bahan awam.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.