Apabila orang utama yang meluluskan tidak membalas
Tiga mesej tidak dijawab, dan tempahan pembekal tamat dalam sembilan hari.
Jawapan ringkas
Semak dahulu sama ada orang yang meluluskan telah menerima dan memahami permintaan. Kemudian permudahkan: satu halaman, satu keputusan, satu tarikh, dengan pilihan lalai jika tiada jawapan.
Jika senyap berterusan, rujuk orang yang dinamakan sebagai pengganti dalam dokumen tadbir urus. Jangan meluluskan bagi pihak mereka, dan jangan anggap senyap sebagai persetujuan.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Sebelum merujuk isu ke peringkat lebih tinggi, sahkan apa yang sebenarnya dihantar dan apa yang dibalas. Senyap bukan keputusan.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Tarikh dan saluran setiap mesej yang dihantar | Sama ada orang yang meluluskan menerima dan membacanya | Ketua urus setia; semak item dihantar |
| Keputusan yang diminta dan tarikh ia diperlukan | Apa yang berlaku di pihak pembekal jika tarikh terlepas | Pembekal, ditanya secara bertulis |
| Peranan orang yang meluluskan dan apa yang diliputinya | Sama ada wakil atau pengganti dinamakan secara bertulis | Dokumen tadbir urus; setiausaha kehormat |
| Sama ada orang yang meluluskan sedang bermusafir atau tidak sihat, jika organisasi tahu | Bila orang yang meluluskan boleh membalas | Pembantu eksekutif atau pengerusi, jika wajar |
Siapa yang berhak memutuskan
Hanya orang atau badan yang dinamakan dalam dokumen tadbir urus atau pewakilan kuasa boleh meluluskan. Jika wakil dinamakan, sahkan secara bertulis bahawa pewakilan itu meliputi keputusan dan had ini.
Ketua urus setia atau ketua projek tidak boleh meluluskan bagi pihak orang yang meluluskan, walau betapa munasabah keputusan itu. Tanya pengerusi atau setiausaha kehormat apakah laluan pengganti.
- Orang utama yang meluluskan: seperti yang ditetapkan dalam dokumen tadbir urus atau pewakilan bertandatangan.
- Pengganti: orang yang dinamakan di situ, disahkan secara bertulis.
- Lanjutan tempahan pembekal: pembekal, diminta oleh ketua urus setia.
- Laluan rujukan ke peringkat lebih tinggi: pengerusi, kemudian lembaga atau majlis.
Pilihan yang realistik
Senyap meninggalkan anda dengan tarikh akhir, bukan keputusan. Pilih risiko yang sanggup ditanggung, dan biarkan orang yang betul mengesahkannya.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Hantar permintaan keputusan satu halaman | Nyatakan keputusan, pilihan, tarikh dan apa yang berlaku bagi setiap hasil. | Mungkin masih tidak dijawab; mengekalkan rekod yang jelas. |
| Gunakan pengganti yang dinamakan | Minta pengganti meluluskan di bawah pewakilan, secara bertulis. | Perlu pengesahan bahawa pewakilan meliputi keputusan itu. |
| Minta pembekal melanjutkan tempahan | Minta lanjutan singkat secara bertulis. | Pembekal mungkin menolak atau mengenakan caj; semak syarat. |
| Biarkan tempahan tamat atau tangguh | Terima bahawa venue atau tarikh mungkin hilang, atau alihkan tarikh keputusan. | Mengelak komitmen tanpa kelulusan; mungkin perlu venue atau tarikh baharu. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Pastikan setiap mesej berdiri sendiri. Namakan keputusan, pilihan dalam satu baris setiap satu, tarikh dan akibat jika tiada jawapan. Hantar melalui saluran yang benar-benar digunakan oleh orang yang meluluskan, dan salin kepada pengerusi.
Beritahu pembekal hanya apa yang perlu: keputusan sedang menunggu dan bila anda jangka dapat mengesahkan.
- Kepada orang yang meluluskan: keputusan diperlukan menjelang [tarikh]: [keputusan]. Pilihan: [A], [B], [C]. Jika tiada jawapan menjelang [tarikh], [apa yang akan berlaku, contohnya tempahan akan tamat]. Sila balas dengan A, B atau C, atau namakan pengganti.
- Kepada pengerusi: kelulusan bagi [keputusan] masih tertunggak selepas [bilangan] mesej. Sila nasihatkan laluan pengganti di bawah dokumen tadbir urus.
- Kepada pembekal: kami menunggu keputusan dalaman dan menjangka mengesahkan menjelang [tarikh]. Sila beritahu sama ada tempahan boleh dilanjutkan dan atas syarat apa.
Susulan dan mengelak berulang
- Simpan log setiap permintaan dan balasan dalam log keputusan supaya rekod kelihatan.
- Jalankan diagnostik kesediaan untuk mencari keputusan lain yang bergantung pada orang yang meluluskan ini.
- Minta orang yang meluluskan dan pengerusi menyetujui pengganti yang dinamakan dan masa balasan untuk keputusan akan datang.
- Semak pada mesyuarat seterusnya sama ada terlalu banyak keputusan berada pada seorang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang presiden rekaan tidak dapat dihubungi
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Presiden Persatuan Fiktif Jurutera Loji mesti meluluskan program akhir sebelum tempahan venue tamat dalam sembilan hari. Tiga mesej dalam lapan hari tidak dijawab.
Ketua urus setia menghantar permintaan satu halaman kepada presiden dan menyalin pengerusi. Beliau menyemak dokumen tadbir urus bersama setiausaha kehormat, yang mengesahkan bahawa timbalan presiden boleh meluluskan semasa presiden tiada. Beliau bertanya venue secara bertulis tentang lanjutan singkat. Timbalan meluluskan satu pilihan, direkodkan dalam log keputusan, dan venue memberi lanjutan untuk butiran selebihnya.
Gunakan sendiri
Penjejak mengejar kelulusan
Salin ke hamparan atau dokumen dan kemas kini setiap kali anda menghubungi orang yang meluluskan.
- Keputusan diperlukan dan tarikh diperlukan:
- Orang yang meluluskan dan peranan:
- Pengganti di bawah dokumen tadbir urus, disahkan bertulis (ya/tidak):
- Mesej 1: tarikh, saluran, ringkasan:
- Mesej 2: tarikh, saluran, ringkasan:
- Balasan diterima (ya/tidak, tarikh):
- Tarikh akhir pembekal dan akibat jika terlepas:
- Lanjutan pembekal diminta, jawapan:
- Rujukan kepada pengerusi (tarikh):
- Keputusan akhir, oleh siapa, tarikh; catatan log dibuat (ya/tidak):
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Orang yang meluluskan membalas apabila permintaan ringkas dan jelas.
- Pengganti telah dinamakan dan sanggup.
- Pembekal boleh melanjutkan tarikh akhir.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tarikh akhir hampir dan tiada pengganti.
- Beberapa keputusan tersekat pada orang yang sama.
- Anda perlu menyediakan pek keputusan satu halaman yang jelas dengan segera.
Mahu laluan kelulusan yang lebih jelas?
Jika tarikh akhir hampir dan tiada pengganti, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: menyemak keputusan mana yang memerlukan kelulusan siapa, di mana wakil atau tarikh akhir tiada, dan apa yang hampir tiba, kemudian memberi urus setia anda senarai keutamaan dengan penanggungjawab. Ketua projek persidangan juga boleh menyediakan pek keputusan untuk orang yang meluluskan di pihak anda sebagai tugas yang dipersetujui. Peraturan kuasa ditetapkan dalam dokumen tadbir urus anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami teruskan jika orang yang meluluskan tidak membalas?
Bukan bagi pihak orang yang meluluskan. Gunakan pengganti yang dinamakan dalam dokumen tadbir urus, atau tangguhkan keputusan. Senyap bukan kelulusan.
Bagaimana jika tiada pengganti dinamakan?
Tanya pengerusi atau lembaga cara meneruskan, dan rekodkan jawapan. Kemudian setujui pengganti untuk keputusan akan datang.
Berapa kali patut kami mengejar?
Kejar melalui saluran yang benar-benar dibaca orang itu, dengan tarikh jelas. Selepas mesej kedua tidak dijawab, salin pengerusi.
Patutkah kami membiarkan tempahan venue terlepas jika kelulusan belum diterima?
Itu pilihan orang yang meluluskan. Tunjukkan kos kehilangan tempahan dan pilihan, dan biarkan mereka memutuskan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.